Una oficina bien organizada ahorra tiempo y lo hace más feliz a usted y a sus compañeros de trabajo más felices.
Tener que hojear pilas de papeles, cajones desordenados, cables enredados y cajas de cosas por ahí, puede que no parezca un gran problema, pero es una carga física real cuando se considera el tiempo dedicado a buscar cosas que deberían ser fáciles de encontrar. pero no son Los archivos electrónicos desorganizados y la confusión son un problema igual de grande.
$config[code] not foundLuego está la carga mental. Ya sea que te des cuenta o no, el desorden puede estar estresando a todos.
Aquí hay 21 maneras de organizar sus espacios de trabajo físicos y electrónicos.
Sácalo del piso
Ir vertical con libreros y estanterías. A menudo nos quedamos sin espacio en el escritorio o en el piso. El almacenamiento vertical hace un uso más eficiente del espacio y pone más a la vista.
Crear "Centros de Actividad"
Ponga todo lo que necesita para completar una actividad en un área, especialmente si realiza una actividad regularmente. Evitará perder tiempo buscando y armando lo que necesita. Por ejemplo, los suministros y herramientas de embalaje y envío deben estar en un área. O cree un estante para los artículos que lleva consigo cuando viaja, como su maletín de viaje, fundas de neopreno y cargadores portátiles.
Archivarlo, escanearlo, triturarlo
No use su escritorio como su bandeja de entrada, ya que el papel crítico (como los cheques) se puede perder. Los contratos firmados y otros elementos que desea conservar en papel deben archivarse de inmediato. Escanea cualquier otra cosa en forma digital. Triture y deseche o recicle el papel.
Una carpeta para todo
Tenga una carpeta para todos los documentos en papel. Las carpetas colgantes Pendaflex, junto con las carpetas internas de manila, son una solución económica. Etiqueta ambos. Las carpetas Pendaflex son su marcador de posición en el archivador y deben dejarse allí en todo momento. La carpeta de manila interna es la que saca cuando es necesario. Entonces es fácil volver a archivar la carpeta de manila en su pendaflex cuando haya terminado.
Envolver los cables de la computadora
¿Tienes cables de computadora y cables eléctricos en un lío enredado? No eres el único. Por suerte, las abrazaderas especiales y los cordones pueden mantener las cosas ordenadas. Etiquete sus cables para que pueda encontrar el correcto cuando tenga que desconectar o mover algo.
Use Corkboards para mantener los elementos de "Top of Mind" frente a usted
Si necesita consultar una lista de verificación para una tarea, o algún tipo de recordatorio, fíjelo en un panel de corcho cerca de su escritorio. Esto es bueno para cualquier proceso nuevo hasta que se convierta en un hábito arraigado. Simplemente desatasque el elemento cuando ya no necesite referirse a él.
Almacenar todos los manuales en un solo lugar
¿Alguna vez ha necesitado consultar el manual de funcionamiento de su impresora? ¿O encuentra el pequeño folleto de instrucciones que viene con su auricular Bluetooth? Si coloca todos los manuales en un cajón dedicado, una caja de plástico o una carpeta, no tendrá que buscarlos.
Crear cajones divididos
Si sus cajones no tienen separadores incorporados, compre separadores de madera o metal económicos, o mejor aún, plástico reciclado. Organizar cargadores de dispositivos; plumas; clips de papel; libretas y notas adhesivas; Tijeras y otros artículos. Un cajón organizado no solo ahorra tiempo, sino que también se siente menos estresado si no tiene que sumergirse en un lío mezclado varias veces al día.
Use una etiquetadora para mantener los estantes organizados
No solo los archivos necesitan etiquetas. Los estantes y los cajones pueden beneficiarse de etiquetarlos. De esa manera, todos en la oficina saben el lugar correcto para devolver las cosas.
Mantenga una lista de "cosas por hacer"
El desorden mental es tanto un problema como el desorden físico. Uno de los puntos clave del sistema Getting Things Done es sacar los elementos de su cabeza y ponerlos en papel (o en una lista electrónica). De esa manera, puede centrarse en la tarea en cuestión. Solo mantenga su lista de tareas corta y ordenada.
Hacer Mantenimiento y Limpieza Semanal
Al final de cada semana laboral, vuelva a colocar las cosas usadas durante la semana en sus lugares. Destruir o archivar las pilas de papel. Si no deja que el desorden se acumule por mucho tiempo, es más fácil mantenerse organizado.
Utilice una ubicación de la nube central para los documentos de la empresa
Una forma fantástica de ahorrar tiempo y evitar la necesidad de que todos configuren su propio sistema de "archivo virtual" es utilizar una ubicación central en la nube para los documentos de la empresa. Opciones como Google Drive o OneDrive le permiten configurar carpetas centrales por tema o cliente, para compartir documentos.
Use el software de gestión de proyectos o administrador de tareas
Un sistema de gestión de proyectos mantiene a los empleados en la pista con los proyectos. Más importante aún, elimina las listas de tareas pendientes y las instrucciones de correo electrónico, y la confusión que surge de ellas.
Escanear recibos y almacenar en la nube
Luego puedes descartar los recibos en papel. Con las aplicaciones móviles más nuevas, ni siquiera necesita un escáner, solo toma una foto. Con las aplicaciones avanzadas, puede sincronizar recibos con sus registros contables o registros de tarjetas de crédito de forma automática (evitando el uso manual de claves).
Utilice los marcadores del navegador para referencia rápida
¿Alguna vez ha pasado tiempo buscando enlaces a sitios de referencia recurrentes o pantallas de inicio de sesión? ¿O no recuerdas dónde encontrarlos? Colóquelos en un marcador y organícelos en carpetas para que pueda acceder a ellos en un par de clics.
Guardar listas de favoritos para pedidos recurrentes
Otro ahorro de tiempo es guardar las listas de favoritos en los minoristas en línea que usa regularmente. De esa manera, no tendrá que buscar los mismos suministros cada vez que compre. Sitios como Staples.com le permiten guardar listas de favoritos, y es muy conveniente.
Archivar archivos antiguos
Si no ha usado archivos de computadora (especialmente correos electrónicos) en el último año, archívelos. Aún los tendrá, pero no tendrá que revisarlos para encontrar los elementos actuales. Considere establecer una política para eliminar archivos archivados después de un cierto tiempo, también.
Tener un adecuado antivirus y software anti-malware
Pocas cosas pueden causar más interrupciones y confusiones que la pérdida de archivos o la pérdida de tiempo debido a virus informáticos y ataques de malware. "Nuff dijo!
Use una aplicación de nota de organización
Las aplicaciones de notas como Evernote, OneNote de Microsoft y SimpleNote pueden ayudarlo a organizar y almacenar la investigación web y las notas electrónicas.
Los teléfonos verdaderamente “inteligentes” ahorran tiempo
Los teléfonos inteligentes utilizados sabiamente ahorran tiempo y pueden hacernos más felices. Es posible que podamos escapar de la oficina para un evento familiar sin culpa, porque todavía estamos en contacto en caso de que surja algo crítico. Tenga teléfonos inteligentes potentes con suficiente memoria interna para ejecutar las aplicaciones necesarias.
Sincronización automática para todos los dispositivos
Hablando de teléfonos inteligentes, los dueños de negocios y los empleados están usando múltiples dispositivos, tal vez una computadora de escritorio, tableta y teléfono inteligente por persona, todo en el mismo día. El almacenamiento de archivos en la nube o, al menos, la capacidad de sincronizar automáticamente los archivos es esencial para ahorrar tiempo y evitar la confusión de no tener el archivo más reciente.
Actualizar computadoras para memoria y velocidad
Es posible que ni siquiera se dé cuenta de cuánto tiempo se pierde cuando todo lo que hace lleva más tiempo o, lo que es peor, se congela o se bloquea regularmente. La memoria adecuada y la velocidad del procesador del año pasado pueden no estar a la altura de la tarea de este año. Así que actualiza!
Esas son mis 21 ideas de almacenamiento y organización de oficina. ¿Cuáles son tus mejores consejos para organizar tu oficina y domar a la desorganización y al desorden de la bestia?
Foto de la oficina a través de Shutterstock
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