En 1917, el primer Bankers Box® se convirtió en un record para la oficina. Como su nombre indica, fue diseñado para que los banqueros administren los registros bancarios. Pronto, sin embargo, fue adoptado por empresas de todo tipo para organizar y archivar registros.
$config[code] not foundAvance rápido 95 años. El mundo ha cambiado, pero algunas cosas no lo han hecho. Una cosa que no ha cambiado es la necesidad de administrar documentos y registros en su negocio.
De hecho, la gestión de registros se ha convertido en una preocupación aún mayor en nuestro mundo moderno. Por ejemplo, el litigio es un hecho de la vida en los negocios hoy en día. Las inquietudes sobre litigios han aumentado la apuesta en lo que respecta a la retención de registros: tener una política sólida para retener y destruir registros y poder recuperarlos con precisión si es necesario, es importante. Y ese es solo un ejemplo.
Sin embargo, demasiadas empresas no tienen una buena solución de gestión de documentos y, como resultado, experimentan incertidumbre debido a registros mal organizados, o están externalizando debido a una percepción errónea, es un gran dolor tratar con los registros internos.
Y eso es lamentable. ¿Por qué? Debido a que la gestión de registros a través de una solución interna es factible y tiene ventajas: no es difícil, puede ahorrar dinero, es conveniente, es más seguro y lo organiza.
La gestión interna de los registros se encuentra dentro de la capacidad de las pequeñas y medianas empresas.
Fellowes, una empresa reconocida por su compromiso con la innovación en el lugar de trabajo, encuestó recientemente a tomadores de decisiones en pequeñas y medianas empresas con 1 - 1,000 empleados. Esa encuesta muestra las ventajas de administrar los registros internamente, de la siguiente manera:
1) Ahorrar dinero - El 52% de los que utilizan un sistema de gestión de documentos interno dice que les ha ahorrado dinero / recortar gastos. No solo eso, el 16% de ellos dice que un sistema interno de gestión de documentos ha tenido un "impacto muy positivo" en los gastos operativos.
De hecho, el costo es un factor clave para cambiar a una solución interna. Casi el 65% de los que cambiaron a una solución de gestión de documentos en la empresa dicen que los costos de almacenamiento, destrucción, encuadernación y laminación de documentos fuera del sitio fueron un factor en su decisión.
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2) No más costos inesperados y ocultos - Uno de los problemas que enfrentan las empresas que utilizan el almacenamiento y recuperación de documentos fuera del sitio son las tarifas inesperadas que pueden aumentar el costo general de la administración de registros fuera del sitio. Además de las tarifas básicas de almacenamiento y recuperación, hay cargos adicionales por recargos por combustible, cajas de tamaño impar, re-boxeo, recuperación apresurada, entrega urgente, entrega a terceros, mínimos de almacenamiento, cargos por manejo, tarifas de programa, destrucción / destrucción de archivos, Facturación detallada, y fotocopias. Una solución interna puede minimizar o eliminar todos estos costos. Esta tabla muestra el impacto negativo de tantas tarifas:
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3) Los tiempos de recuperación son más rápidos. El tiempo es dinero en los negocios. Solo el 14% dijo que su proveedor de gestión de documentos fuera del sitio recuperó los documentos el mismo día que se solicitó. Casi un tercio dice que se necesitan tres días o más para recuperar los registros, ¡a veces más de una semana! Con una solución interna, la velocidad está bajo su control.
4) Eficiencia y conveniencia mejoran - Según la encuesta, el 74% dice que ir a la gestión de documentos fuera del sitio no ha tenido un impacto o un impacto negativo en la eficiencia.
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