Las pequeñas empresas con empleados que trabajan en ubicaciones externas pueden usar las últimas tecnologías de seguimiento y programación de horarios para administrar mejor su fuerza de trabajo móvil. Estas últimas innovaciones de reloj de tiempo virtual utilizan satélites de posicionamiento global (GPS) y tecnología de geofencing a través de aplicaciones de teléfonos inteligentes.
Un reloj de tiempo de GPS móvil
Bob Drainville es el presidente de Timesheet Mobile. La aplicación de su empresa crea un perímetro virtual alrededor de una ubicación física utilizando tecnología GPS para los empleados que trabajan en el campo. La tecnología ayuda a los empleadores a mantener un registro preciso de las horas remotas reservadas recordándoles a los trabajadores que se encuentran fuera de la oficina cuándo deben registrar la entrada y salida de sus teléfonos.
$config[code] not foundDrainville dice que estas herramientas funcionan mejor dentro de industrias específicas y ciertos tamaños.
"Estos propietarios de pequeñas empresas suelen tener entre 15 y 25 empleados", dijo. "Por lo general, son propietarios / operadores en los oficios".
Visión para los negocios
Drainville continúa diciendo que estas personas de negocios son generalmente muy capaces en su campo, pero pueden carecer de una visión general de negocios. Por lo general, incluyen a los propietarios de pequeñas empresas en el comercio y la construcción, pero otros, como las empresas de seguridad y limpieza, así como los de la asistencia sanitaria, también pueden encontrar beneficios. Esta innovación es especialmente útil para pequeñas empresas con personas que trabajan en diferentes sitios durante unas pocas horas a la vez. Ayuda a capturar las horas de trabajo para cada sitio para que las horas reales puedan compararse con las estimaciones.
"En general, se abre los ojos a estas personas", dice. "Obtienen la validación de que cualquier empleado está en un sitio a través de un sello de GPS".
Solicitado para iniciar sesión
Los trabajadores no son seguidos continuamente. Se les solicita que inicien sesión antes y después de abandonar el sitio. Sin embargo, si no aparecen en una ubicación programada, este tipo de aplicación envía una alerta al propietario de la empresa.
Otra función de ahorro de tiempo y costos es la capacidad de importar hojas de tiempo automatizadas creadas a soluciones de terceros como QuickBooks y FreshBooks. Esto permite una integración perfecta entre el trabajador en el campo y un registro permanente.
Robo de tiempo
Está claro que hay una necesidad de esta herramienta. Drainville cita dos estudios que señalan que el robo de tiempo es un tema importante para las pequeñas empresas.
“Hace unos años, una encuesta interactiva de Harris encontró que el 33 por ciento de los empleados admitió haber hecho trampas en sus turnos. Otro estudio realizado por la American Payroll Association encuentra que el 7 por ciento de las nóminas brutas anuales se pierden por robo de tiempo ".
Desafíos
Este tipo de cronometraje automatizado tiene algunos desafíos. El cumplimiento de los empleados está en la parte superior de la lista. Muchos trabajadores que golpean un reloj por 40 horas a la semana pueden resistir el uso de una aplicación que captura sus ubicaciones y las marca de tiempo.
Drainville sugiere que los dueños de negocios superen cualquier desconfianza inicial al enfocarse en los ahorros de costos.
"Les decimos a nuestros clientes que al automatizar la recolección de horas, pueden hacer un seguimiento preciso de los costos en los trabajos y ser más rentables". También dice que los empleados que se niegan a usar el sistema a menudo son los que hacen trampa.
"Ese problema se encarga de sí mismo", dice Drainville. "En general, se van solos o son despedidos".
Otras tecnologías como Geofence Punch Promueve a los trabajadores que olvidan que deben ingresar electrónicamente cuando llegan a un sitio de trabajo. Esta cerca electrónica que viene con Timesheet Mobile recuerda a los trabajadores que se olvidan de activar el sistema.
"Del mismo modo, cuando salen de un sitio, les recuerda que deben salir adelante", dice Drainville. "Si se olvidan de hacer eso, deja una nota en las hojas de tiempo para que el administrador pueda ver la hora a la que llegan, cuando se fueron y convertir eso en un golpe".
También es una buena idea hacer saber a los empleados que no se les está rastreando a través del GPS continuamente.
Negocios que podrían pasar
Esta tecnología es una excelente manera para que las pequeñas empresas con trabajadores externos mantengan los costos bajos y el robo de tiempo al mínimo. Sin embargo, hay algunas empresas que podrían no obtener el ROI superior de una inversión en esta tecnología.
Por ejemplo, si una gran parte de su fuerza laboral trabaja bajo un mismo techo y no se aventura mucho, este tipo de inversión podría no valer la pena. Los lugares de trabajo como ese a menudo tienen relojes de tiempo justo dentro del edificio. Estas empresas pueden tener métodos basados en la web para ingresar y salir.
Foto de seguimiento de GPS a través de Shutterstock
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