Una secretaria de oficina es a menudo el pegamento que mantiene una oficina o un negocio juntos, ya que brinda apoyo a una variedad de miembros del personal y departamentos. Las secretarias de las oficinas no necesitan ninguna educación formal, pero la mayoría de las compañías considerarán la finalización de los cursos sobre habilidades informáticas y otras habilidades relacionadas con la oficina como un activo. Según Payscale.com, a partir de 2010, las secretarias de las oficinas ganan un promedio de entre $ 20,893 y $ 30,990 por año.
$config[code] not foundSaludar y registrarse
La secretaria de la oficina saluda a los clientes, solicitantes de empleo y otros visitantes cuando llegan a la oficina. Si el visitante tiene una cita con alguien que trabaja en la empresa, la secretaria de la oficina registrará al visitante y anunciará su llegada al miembro del personal correspondiente.
Debido a que la secretaria de la oficina es a menudo la primera impresión que las personas tienen de la compañía, ella debe mantener una apariencia y comportamiento profesional en todo momento. El uso de la etiqueta adecuada y una actitud amistosa son una parte importante del trabajo de la secretaria de la oficina. Un apretón de manos y un contacto visual al llegar le informan al visitante que su presencia es reconocida y apreciada. Cuando un visitante o cliente sale del edificio, la secretaria de la oficina le dará las gracias por venir y la revisará, si es necesario.
Comunicación y Correspondencia
El teléfono y la comunicación escrita son vitales para ayudar a la empresa a avanzar y construir negocios. El secretario de la oficina desempeña un papel importante en el proceso de comunicación dentro de la oficina y la empresa. Atiende llamadas telefónicas, redirige a la persona que llama a la persona adecuada o recibe un mensaje, realiza llamadas telefónicas a los clientes y brinda información o instrucciones a quienes solicitan ayuda.
Además de la comunicación telefónica, la secretaria de la oficina también participa en la correspondencia escrita y por correo electrónico. Los ejecutivos o gerentes pueden pedirle a la secretaria de la oficina que escriba cartas o responda a las preguntas de los clientes. Ya sea que la comunicación o la correspondencia se realicen por teléfono, a través de una carta o en un correo electrónico, la secretaria de la oficina siempre debe comunicarse de manera profesional, manteniendo la reputación que la compañía ha trabajado para construir.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingMantenimiento de registros
Una oficina ocupada requerirá la actualización constante de registros y datos. Si la empresa participa en las ventas de productos o servicios, los registros de ventas, el inventario y las solicitudes de los clientes deberán actualizarse todos los días. La secretaria de la oficina ingresa los pagos realizados por clientes y clientes y también puede ayudar al departamento de contabilidad con registros actualizados de los pagos enviados a los proveedores.
Además de los registros relacionados con las ventas, la secretaria de la oficina también mantiene registros de las reuniones a través de las actas de las reuniones. El mantenimiento de registros proporciona a la empresa un historial de lo que ha ocurrido y puede ser vital para el progreso de la empresa. La secretaria de la oficina dedica muchas horas a actualizar y mantener registros escritos en la computadora.
