La Ley de Derechos Civiles de 1964 exige que las solicitudes de empleo se mantengan archivadas durante al menos un año. Si sabe que un solicitante es mayor de 40 años, su solicitud debe mantenerse por dos años, de acuerdo con la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo. Las leyes estatales podrían requerir incluso un período más largo para conservar los registros de los solicitantes de empleo. Debido a las regulaciones estatales y federales, un sistema de registro y archivo de registro preciso para los solicitantes de empleo es una parte importante del negocio. Es posible que incluso deba verificar con estos solicitantes si el empleado que contrató no funciona.
$config[code] not foundUtilice software de gestión electrónica para crear y almacenar aplicaciones de trabajo. Varios programas en línea permiten a los usuarios crear formularios electrónicos como solicitudes de empleo. Estas formas de empleo se envían y se guardan electrónicamente, y permiten el almacenamiento sin papel. Dado que la mayoría de las aplicaciones llegan por correo electrónico, esta es una forma fácil de almacenar material en archivos que no ocupan espacio físico. El uso de un flujo de trabajo electrónico almacenado en el sistema de gestión de documentos de su empresa requiere seguridad, por lo que los archivos de empleo no serán pirateados ni vistos por personal no autorizado. Configure su computadora para que le envíe automáticamente alertas que le recuerden cuándo deben borrarse o revisarse los archivos.
Configure los archivos del personal de la solicitud de empleo en carpetas de papel. Planifique un sistema de archivo eficiente utilizando carpetas de archivos codificadas por colores guardadas en cajones, estantes o archivadores. Imprima los currículos y las solicitudes de empleo recibidas por correo electrónico y archívelas con las solicitudes completadas en persona o enviadas por correo. Los solicitantes pueden presentarse por nombre o número de Seguro Social en las secciones determinadas por el tipo de trabajo. Por ejemplo, los trabajos de ventas se listarán en una carpeta titulada "Ventas" y los solicitantes se ordenarán por apellido o numéricamente por números de identificación. Asegure los archivos en un gabinete o habitación bajo llave.
Mantenga registros durante al menos cuatro años si un solicitante de empleo lo demanda por discriminación en la contratación. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo normalmente requiere que usted mantenga las solicitudes solicitadas durante al menos un año, pero si enfrenta una acción legal, la EEOC recomienda que mantenga las solicitudes de empleo durante al menos cuatro años. Si no almacena sus aplicaciones correctamente, la EEOC podría acusarlo de prácticas de contratación discriminatorias o violaciones de mantenimiento de registros.
Destruye las solicitudes de empleo después de que finalice el período legal para mantenerlas. Establecer un sistema con recordatorios para hacer esto. Póngase en contacto con su departamento de TI para eliminar sus archivos electrónicos correctamente y destruir las solicitudes de trabajo en papel. Esto es importante porque los archivos de solicitud de empleo contienen información personal, como los números de la Seguridad Social y datos de empleo que deben mantenerse estrictamente confidenciales.
