La medición del tiempo de los empleados ha avanzado mucho desde los días en que el personal sellaba manualmente las tarjetas de tiempo y las entregaba.
A través de las maravillas de la tecnología en la nube, ahora es posible hacer un seguimiento de la actividad de sus empleados, registrar información sobre el tiempo invertido en ciertos proyectos y generar informes significativos para darle una idea clara de lo que está sucediendo en su pequeña empresa.
El software de seguimiento del tiempo es útil para todo tipo de empresas, desde pequeñas empresas hasta grandes empresas. Estas aplicaciones son una gran inversión para muchos tipos de negocios, ya sea en contabilidad y teneduría de libros, construcción, hoteles, servicios de limpieza, plomería y calefacción, venta al por menor o cualquier otra industria donde el seguimiento de la actividad del equipo y los gastos de manejo sean fundamentales para su negocio..
$config[code] not foundLas aplicaciones de seguimiento de tiempo son útiles para todo el equipo para el seguimiento del tiempo, el procesamiento de la nómina y el manejo de importantes procesos administrativos. Una buena aplicación de seguimiento del tiempo es escalable y se puede utilizar en diferentes niveles (por ejemplo, personal de campo o interno, gerentes de equipo, recursos humanos, nómina) para ahorrar tiempo y dinero, y brindar información más clara sobre los proyectos. Los empleadores se benefician al saber cómo se usa el tiempo, mientras que los empleados pueden relajarse sabiendo que les pagarán por cada minuto que trabajen.
Tipos de software de seguimiento de tiempo
El software de seguimiento del tiempo viene en varias formas y tamaños. Algunos vienen como módulos dentro de las aplicaciones de contabilidad y facturación, como FreshBooks, donde los empleados pueden registrar horas desde donde se encuentren y luego generar facturas automáticamente a través del software.
Del mismo modo, el software de gestión de proyectos en línea a menudo incluirá funciones de seguimiento de tiempo. Mavenlink, por ejemplo, ofrece seguimiento de tiempo y soporte de aprobación, lo que permite la facturación sin esfuerzo y el registro de actividades en un entorno centrado en el proyecto.
Si no tiene un módulo de seguimiento de tiempo dentro de su software empresarial existente, hay muchas aplicaciones independientes de monitoreo de tiempo. Muchos de estos tienen versiones de prueba gratuitas, por lo que son ideales si quiere darse una vuelta por algo que se ajuste a su presupuesto.
Elegir el mejor software de seguimiento del tiempo
Cuando estás investigando qué aplicación utilizar, hay varias funciones que debes tener en cuenta. Por supuesto, tendrá que pensar en cuál de estas funciones es un excedente para sus requisitos, pero el mejor software de seguimiento de tiempo servirá para la mayoría, o todas, de las siguientes funciones:
Seguimiento del tiempo
La capacidad de controlar el tiempo de los empleados por hora y asalariados es el propósito principal de una aplicación de seguimiento de tiempo. Si tiene personal en el campo, busque un servicio que ofrezca la entrada / salida de múltiples dispositivos. Algunas soluciones, como Vericlock, ofrecen la posibilidad de ingresar mensajes de texto o SMS, o por medio de una aplicación para teléfonos inteligentes, por ejemplo.
La asistencia sin conexión es obligatoria si tiene personal que trabaja en ubicaciones donde el acceso a Internet es limitado o no está disponible. Algunas herramientas de seguimiento del tiempo, incluidas las Hojas de control, ofrecen funciones de GPS, para que pueda realizar un seguimiento físico de lo que está haciendo su personal de campo.
Muchas herramientas le ofrecerán la posibilidad de configurar alertas para recordarles a sus empleados que deben registrar su entrada y salida, y una función de protección para registrar automáticamente al personal que se supone que no debe hacerlo.
Hojas de horas
El manejo de partes de horas es una parte importante de una aplicación de seguimiento de tiempo. El software que le permite dividir las hojas de tiempo por proyecto es ideal, ya que facilita el proceso de facturación. Al elegir una solución, preste atención a sus flujos de trabajo de aprobación.
Lo ideal es que desee una solución que le permita a un gerente de proyecto o departamento aprobar o rechazar una hoja de tiempo rápida y fácilmente. Timesheets.com es un ejemplo de una solución que le permite hacer precisamente esto. Muchas aplicaciones le envían alertas por correo electrónico cuando se envía una hoja de asistencia o un gasto.
El control del tiempo extra es otro aspecto del software de seguimiento del tiempo que puede hacer su vida más fácil y ahorrarle dinero. Muchas de las mejores aplicaciones ofrecen alertas de horas extraordinarias, que pueden notificar a un gerente cuando un empleado está registrando el tiempo. Esto puede ayudarlo a evitar pagar horas extras costosas en los casos en que no sea necesario.
Gestión de proyectos
El mejor software de seguimiento del tiempo le permitirá supervisar los recursos del proyecto y realizar el seguimiento de las tareas, y algunos le permitirán agregar notas del proyecto a las tareas para que todos los involucrados estén en la misma página.
El soporte para registrar gastos facturables y no facturables y para la creación de facturas son otras características útiles que incluyen algunas herramientas de seguimiento del tiempo, como Replicon, por ejemplo, y ayudan a cerrar la brecha entre la gestión de proyectos y la nómina.
Informes
Los informes son una ventaja crucial de una aplicación de seguimiento de tiempo automatizada. Un buen software como Toggl le permite generar una gran variedad de informes diferentes para ayudar a un gerente a obtener información sobre el tiempo trabajado, los gastos y las facturas. Los informes generalmente se pueden personalizar, lo que permite al usuario definir exactamente qué información desean incluir en los informes. Aunque el software puede recopilar todos estos datos, es muy importante que los gerentes tengan la capacitación adecuada para poder analizar e interpretar los datos de la manera más efectiva.
Asegúrese de que la aplicación de seguimiento de tiempo que elija incluye la capacidad de exportar o imprimir informes para que luego puedan compartirse fácilmente con jefes o empleados.
Ayuda y apoyo
Si bien es imperativo que elija una solución de seguimiento del tiempo que sea confiable y fácil de usar para todos en la empresa, también es vital que investigue el servicio de atención al cliente de una aplicación antes de seleccionar una.
Los mejores deberían ofrecer soporte por correo electrónico, teléfono y chat en vivo para que pueda resolver rápidamente los problemas con el software durante la fase de integración y aplastar rápidamente cualquier problema que surja.
Integraciones
Un factor importante a considerar al seleccionar una aplicación de seguimiento de tiempo es prestar atención a sus integraciones. Las integraciones son clave porque le permiten sincronizar su aplicación de seguimiento de tiempo con datos de otro software empresarial que ya está usando.
Busque un software de seguimiento de tiempo que ofrezca integración con los paquetes que está usando para nómina, CRM, contabilidad, gestión de contenido, gestión de proyectos y ERP, y podrá ubicar su funcionalidad de seguimiento de tiempo en estos.
Tómese el tiempo para investigar todos estos factores al elegir el mejor software de seguimiento de tiempo, y la recompensa será un aumento en la productividad de los empleados, un mejor control de la nómina y una mayor precisión en la facturación. Lo que esto significa en términos reales, en pocas palabras, es el ahorro de costos para su pequeña empresa.
Factory Time Clock Photo a través de Shutterstock
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