Cómo supervisar al personal en ubicaciones remotas

Vivimos en una economía global. En estos días, su personal o los informes directos pueden no estar ubicados en el mismo edificio en el que trabaja. Es posible que ni siquiera estén en la misma ciudad, estado o país. Sin embargo, como gerente o supervisor, usted sigue siendo responsable en última instancia de administrar y monitorear su desempeño, lidiar con cualquier problema que surja y manejar la administración de pagos, todo desde lejos.

Asegúrese de que haya una descripción de trabajo por escrito disponible para cada empleado que supervise. Envíe a cada empleado una copia de la descripción de su trabajo para asegurarse de que ambos tengan las mismas expectativas para los deberes y el desempeño del trabajo.

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Iniciar un archivo para cada empleado. Incluya una copia de la descripción del trabajo de ese empleado, su registro de personal de cualquier gerente anterior, evaluaciones anteriores, registros de asistencia y cualquier otra información pertinente.

Una visita de primera mano al entorno laboral del empleado es la mejor manera de tener una idea real de lo que hace el empleado y los desafíos que puede enfrentar. También le brinda la oportunidad de conocer al empleado en un nivel más importante, conocer al otro personal con el que el empleado interactúa de manera regular y formar algún tipo de vínculo con el empleado. Esta es también una oportunidad para que el empleado lo conozca a usted, su estilo de gestión y su personalidad.

Compre el almuerzo de sus empleados cuando visite y pase algún tiempo en un entorno de negocios sociales fuera de la oficina. Conozca a él como persona, descubra sus gustos y disgustos, discuta sus futuras aspiraciones con la compañía y déle la oportunidad de hacerle preguntas. Comparte algo sobre ti para establecer una conexión entre los dos.

Tome una foto de su empleado para llevarla a su oficina con usted. Publíquelo en un tablón de anuncios o cuélguelo en su escritorio para que lo vea con frecuencia y recuerde a la persona que está detrás de la voz en el teléfono o las comunicaciones de correo electrónico que intercambia.

Hágale saber a su empleado que desea mantener abiertas las líneas de comunicación. Él puede llamarle o enviarle un correo electrónico en cualquier momento con preguntas, inquietudes o simplemente noticias y actualizaciones sobre lo que está sucediendo en su oficina. Averigüe si su medio de comunicación preferido es el teléfono o el correo electrónico, o tal vez la videoconferencia. Honrar su preferencia al comunicarse con él.

Comuníquese con su empleado con frecuencia: sobre el trabajo y otros asuntos que podría compartir con el empleado en el enfriador de agua si estuviera ubicado en su oficina. Manténgase accesible. Invite a su empleado a corresponder si se siente cómodo al hacerlo. Llame solo para preguntar cómo van las cosas de vez en cuando y para preguntar si tiene alguna inquietud o algo con lo que pueda ayudarlo. No solo sea una voz de malas noticias en el otro extremo del teléfono, uno de esos gerentes que solo se comunican con sus empleados cuando algo está mal o para entregar una directiva específica.

Programe visitas periódicas (al menos una vez al año o dos veces al año) a la ubicación remota de cada empleado para mantener su relación. Demasiado tiempo entre visitas físicas puede hacer que el empleado se sienta excluido u olvidado, sin importancia para usted y para la empresa.

Comuníquese con las otras personas con las que su empleado interactúa localmente en alguna ocasión para descubrir cómo van las cosas desde su perspectiva, cómo es su experiencia al tratar con su empleado y para ayudar a evaluar el desempeño de su empleado desde su punto de vista.

Pregunte sobre posibles problemas, quejas de los clientes o problemas que deban resolverse en un esfuerzo genuino para descubrir qué está sucediendo y mejorar la situación. Haga preguntas y obtenga la opinión del empleado sobre la situación. No asumas lo peor. Obtenga los datos que necesita para formar un punto de vista más objetivo si puede, en lugar de simplemente tomar la "queja" de una persona como evangelio.

Recuerde que las comunicaciones por correo electrónico a veces se pueden malinterpretar, así que redacte sus mensajes con cuidado.

Evalúe el desempeño de su empleado regularmente, tanto los ítems de desempeño medibles como las evaluaciones subjetivas de desempeño. Hágale saber qué esperar de usted y cuándo esperarlo en términos de evaluaciones de desempeño (es decir, será anual, cada seis meses o en algún otro intervalo; las evaluaciones de desempeño se correlacionarán con los ajustes salariales o bonificaciones, etc.).

Elogie a su empleado cuando su desempeño lo justifique o haga algo más allá de la descripción de su trabajo. Reconozca a él de alguna manera tangible, como una nota personal o un pequeño regalo que puede enviar por correo.

Busque comprender a su empleado y su trabajo y ayudarlo a crecer y desarrollarse dentro de su posición actual o de la empresa. Recuerde que su éxito, y el éxito de todos sus empleados, afecta directamente su éxito como gerente.