Si alguna vez ha asistido a una reunión de personal donde se habla mucho pero se toman muy pocas decisiones, considérese víctima de una mala planificación. Una agenda efectiva puede eliminar el dolor de las reuniones del personal y eliminar la idea de que son una pérdida de tiempo. Prepare su agenda con anticipación para que las personas tengan tiempo de aportar sus opiniones y prepararse, y su próxima reunión de personal será rápida, efectiva y relativamente indolora.
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Las agendas efectivas tienen aportes de los interesados. Cuando involucra a otros empleados en la creación de la agenda, obtendrá un mayor compromiso. En lugar de pretender estar despiertos durante la reunión, es más probable que las personas participen, porque saben que desempeñaron un papel en un elemento en particular que se lleva a la mesa. Este enfoque de las reuniones de personal capacita a los empleados al darles una voz y un vehículo para expresar sus preocupaciones.
Administrar el tiempo
No tiene sentido crear una agenda si no hay tiempo para abordar cada ítem. Sea realista cuando haga una lista de artículos para revisar en la reunión del personal: una agenda más corta es mejor que una que sea demasiado larga. Considere poner una asignación de tiempo al lado de cada elemento. Por ejemplo, puede asignar cinco minutos para presentar a dos nuevos empleados y 15 minutos para una presentación sobre la etiqueta en el lugar de trabajo.
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Una forma segura de desviarse de una reunión es proporcionar a los empleados una lista de elementos vagos. En lugar de enumerar "problemas de construcción", por ejemplo, ponga "salidas de emergencia y códigos de seguridad". De lo contrario, es probable que termine teniendo una larga discusión sobre todo, desde la configuración del termostato hasta el color de las paredes. Si las personas tienen inquietudes adicionales durante la reunión del personal, puede agregarlas a la agenda de la próxima reunión.
Proporcionar detalles
No asuma que todos recuerdan a qué hora es la reunión del personal o dónde se celebrará. Incluya la hora y el lugar de la reunión en la agenda, así como cuándo se espera que finalice la reunión, para que las personas puedan planificar sus días de acuerdo con ello. Si se espera que los miembros del personal estén familiarizados con el material antes de asistir a la reunión, proporcione una copia del informe, la hoja de cálculo o el artículo que necesitan leer, junto con la agenda. Si será útil que las personas se comuniquen entre sí para aclarar la información antes de la reunión, también proporcione direcciones de correo electrónico.
