Las operaciones comerciales se realizan cada vez más a través de reuniones en línea.
El equipo es a la vez más fácil de usar, con integraciones perfectas y características más sofisticadas y potentes. Incluso las personas en tránsito pueden detenerse para descansar o buscar un lugar tranquilo y participar en una conferencia en línea desde la comodidad de su teléfono inteligente.
Las soluciones de conferencias web para empresas son económicas, a menudo van desde $ 20 por mes hasta $ 40 por mes para un paquete de servicios con muchas funciones. Según una tabla provista por Getvoip.com, un asesor de comunicación web, la mayoría de los proveedores de telefonía VoIP ofrecen incluso soluciones de conferencia web como un complemento por una tarifa mensual que varía de $ 5 por mes a $ 15 por mes.
$config[code] not foundLas conferencias web pueden ser una revelación, o una gran pérdida de tiempo para algunas organizaciones si no se implementan correctamente. Las maravillas tecnológicas carecerán de valor si las reuniones basadas en la Web son desorganizadas, demasiado largas, demasiado cortas, sin sentido o de alguna otra manera son ineficientes e ineficaces. En otras palabras, los atributos de una buena reunión celebrada cuando todos están en la misma sala de conferencias deben mantenerse, en la medida de lo posible, en un formato de conferencia web.
Mary Polley-Berte, de SyberWorks, ofreció una lista exhaustiva de consejos sobre conferencias web. Estas son algunas de sus sugerencias para ayudar a que sus conferencias web sean un éxito:
- Ten mucho cuidado En la producción de diapositivas de PowerPoint. Deben ser convincentes y puntuales.
- Tener una persona "ir a" ¿Quién es el foco central en la organización de la reunión.
- Deja que los asistentes sepan Lo que se abordará durante la reunión.
- Ensayar y probar La presentación antes de la reunión.
- En general, asegúrese que todos los involucrados en la ejecución de la conferencia web están familiarizados con la tecnología que se utilizará.
Algunas de las sugerencias posteriores de Polley-Berte (hay 23 más) son muy útiles. La conclusión es que la tecnología de conferencia web aún se encuentra en sus primeras etapas, pero las claves para usarla en gran medida y de manera efectiva se basan en el sentido común pasado de moda.
Esther Schindler, de la CIO, cubre parte del mismo terreno que Polley-Berte. Pero su giro único y su visión hacen que sus pensamientos sean otra lectura valiosa.
Schindler sugiere que enviar información antes de una teleconferencia es más importante que hacerlo para una reunión interna. Las reglas básicas son importantes debido a la naturaleza de las teleconferencias web. Ella agrega que el control estricto es una necesidad. Las personas que asisten a las conferencias web son responsables de todas las distracciones de una oficina en casa o de Starbucks. Por lo tanto, la disciplina mental es muy importante.
También es importante no ser víctima del síndrome "fuera de la vista, fuera de la mente". En las reuniones híbridas, en las que la mayoría de las personas se encuentran en un solo lugar pero asisten remotamente una gran cantidad de personas, hay una tendencia a olvidarse de las personas que no están en la sala. Un enfoque estructurado de los procedimientos es un paso importante para prevenir esto.
La Universidad Estatal de Humbolt, en una pieza sin filo, mira las conferencias web de la semana anterior, durante y día después de puntos de vista. Hay múltiples sugerencias para cada período de tiempo. Aquí están los mejores de cada uno:
- Antes de: Anticipe las posibles preguntas de los participantes y prepare las respuestas; proporcionar una agenda y crear una comprensión clara del objetivo de la conferencia.
- Durante una carrera en seco: Use las computadoras que se utilizarán durante el evento para asegurarse de que tengan el software adecuado y que funcionen correctamente; incluya a todos los oradores y moderadores en la ejecución seca para que todos sepan lo que se debe hacer.
- El día de la sesión: Use una agenda detallada; Comience la sesión en línea 30 minutos antes del evento.
- Durante la sesión: Invitar a los participantes a presentarse a través del chat tiene el doble propósito de familiarizarlos con la tecnología y mantenerlos comprometidos; Ejecutar a través de la agenda y hacer una prueba de sonido.
- Después de la sesión: Revise cualquier grabación como una forma de mejorar en todos los aspectos de la ejecución de una conferencia web; publicar un enlace a la grabación de la cual los participantes y otros puedan beneficiarse.
El Dr. Tony Karrer de eLearning Technologies también ofreció una lista de pasos que aumentarán las probabilidades de realizar una conferencia web exitosa. El artículo no es nuevo, pero tiene consejos que aún son muy relevantes. Algunas de las ideas importantes de Karrer:
- No planee la participación ad hoc de los participantes. Diseñarlos. Si la gente es voluntaria, considéralo un bono.
- Si es un largo o sesión multipunto, diseño en pausas.
- Si la conferencia web Abarca las zonas horarias, especialmente a nivel internacional, programa muy cuidadosamente.
- Animar a la gente quien presentara en temas relacionados o durante el mismo panel para comunicarse entre sí antes del evento.
La conferencia web ofrece enormes ventajas. Al mismo tiempo, son de preparación intensiva. Muchas de las cosas que ocurren naturalmente en una reunión basada en el local, como conversaciones improvisadas durante los descansos para tomar café y la capacidad de la gente para leer las indicaciones verbales de los oradores, están totalmente o en gran medida ausentes. Resolver esto es difícil, pero no imposible.
Foto de la conferencia VOIP vía Shutterstock
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