No importa cuántos empleados tenga. Es esencial establecer un sistema de nómina que optimice su capacidad para mantenerse al tanto de su responsabilidad como empleador. Además, ahorra tiempo y ayuda a protegerlo de incurrir en multas costosas del IRS. Una vez que su equipo haya completado los cursos de nómina necesarios en línea, es hora de echar un vistazo a estos ocho pasos que le ayudarán a configurar una solución de nómina para su pequeña empresa.
$config[code] not foundConfiguración de su solución de nómina
Obtener un EIN
Antes de contratar a nuevos empleados, necesita un número de identificación de empleo de Internal Revenue Services. Este EIN se suele denominar identificación fiscal del empleador. Este número es esencial para que informe impuestos y otros documentos importantes al IRS y cuando informe información sobre empleados a agencias estatales. Póngase en contacto directamente con el IRS o solicite un EIN en línea.
Averigüe si tiene que tener una identificación estatal o local
Hay muchas cosas que los empleadores deben saber de las nuevas reglas de horas extraordinarias para saber si necesita o no una identificación estatal o local. Cada estado es diferente, así que consulte con su estado y los gobiernos locales para ver si se requieren números de identificación para procesar los impuestos donde vive.
Conozca la diferencia entre contratista independiente y empleado
Asegúrese de entender la diferencia entre un empleado y un contratista independiente. Legalmente, la diferenciación entre ellos no siempre es fácil de descifrar. Sin embargo, es esencial saberlo porque afecta la forma en que un empleador retiene los impuestos sobre los ingresos y retiene y paga los impuestos del Seguro Social y Medicare.
Completar el papeleo del empleado
Se requiere que todos los empleados nuevos completen el Formulario de Retención del Impuesto Federal sobre la Renta, comúnmente denominado W-4. El empleado tiene que completar y devolver el formulario para que los empleadores sepan cuál es el impuesto federal sobre ingresos correcto para retenerlo de su pago.
Seleccione un período de pago
Incluso si tiene implementado un proceso manual para esto, se requiere establecer un período de pago mensual o bimensual en la mayoría de los estados. Muchos estados favorecen los pagos bimensuales. Además, el IRS exige que los empleadores retengan el impuesto sobre la renta durante ese período de tiempo, incluso si el empleado no trabajó el período completo.
Elija un sistema de nómina para su pequeña empresa
La administración de nóminas requiere un mayor enfoque en la precisión, por lo que tómese el tiempo para investigar y asegúrese de familiarizarse con las muchas opciones disponibles. Considere preguntar a otros dueños de negocios los métodos que utilizan y anímelos a compartir consejos para la configuración y administración de la nómina. Tiene opciones para administrar la nómina internamente o puede subcontratarla. Para algunas empresas, la subcontratación podría ser la mejor respuesta, pero otras empresas pueden preferir mantenerla en casa. No importa con qué opción opte, recuerde que el empleador es responsable de informar y pagar todos los impuestos de nómina.
Comenzar a ejecutar la nómina
Una vez que haya recopilado los formularios y la información necesaria, está bien comenzar el proceso de ejecución de la nómina. En función del sistema de nómina que seleccionó, puede ingresarlo usted mismo o entregar la información a su contador.
Informe de impuestos de nómina
Los empleadores están obligados a proporcionar varios informes de impuestos de nómina a las autoridades correspondientes durante todo el año. Si no está seguro de lo que debe hacer, la Guía de impuestos para empleadores del IRS puede proporcionar una guía clara sobre los requisitos de presentación de impuestos federales. Además, su agencia estatal puede informarle sobre los requisitos específicos de presentación de impuestos.
El proceso de nómina no tiene que ser un dolor de cabeza, pero requiere algo de trabajo y mucha atención a los detalles. Asegúrese de ponerse en contacto con el IRS si tiene preguntas y se convierta en un experto en mantener registros para ayudar a que el sistema de nómina de su pequeña empresa funcione de manera eficiente con menos contratiempos.
¿Cuáles son algunos pasos que tomó para ayudar a configurar un sistema de nómina para su pequeña empresa?
Foto de la carpeta de nómina a través de Shutterstock
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