Contratar a un empleado es una de las cosas más importantes que hará el propietario de una pequeña empresa, pero pocos tienen experiencia en hacerlo.
A continuación hay una lista para ayudarlo a obtener mejores resultados de manera consistente. Si es nuevo en la contratación de empleados, o solo ha tenido empleados familiares, comience aquí:
Obtener un número de identificación federal
Antes de contratar a un empleado, puede pedirle a un CPA o abogado que se registre con el IRS por usted. Pero hacerlo tú mismo es bastante sencillo. El IRS permite una solicitud en línea (haga clic aquí para obtener la solicitud en línea del IRS). Es una de las cosas más fáciles que el IRS ha configurado. Necesitará conocer la información sobre su corporación, LLC o sociedad, incluido el mes y el estado en que se formó.
$config[code] not foundAdemás, al menos una persona debe ingresar su número de Seguro Social como parte responsable.
Por último, deberá saber cómo se grava con impuestos a su entidad (por ejemplo, S-Corp). Si no está seguro, consulte con su preparador de impuestos. Recibirá un EIN (Número de identificación del empleador) en forma de carta inmediatamente en línea después de completar la solicitud. También está disponible una solicitud en papel si lo prefiere (Formulario SS-4).
Considere una cuenta de cheques separada
Hay dos razones principales por las que desea hacer esto antes de contratar a un empleado. Uno es la protección contra el fraude. Invariablemente, sus empleados obtendrán este número, y limitar la cantidad que hay en la cuenta limita el daño potencial. El fraude bancario, el fraude electrónico y de cheques, está creciendo. El costo de una cuenta separada es un seguro barato.
La segunda razón es separar sus impuestos de nómina. Mantener sus impuestos de nómina al día es lo primero que puede hacer para aumentar sus posibilidades de éxito comercial. El IRS y el estado no juegan bien al cobrar estos impuestos. Sus sanciones son confiscatorias, y tratarán de cobrarlas personalmente. Es más fácil separar los impuestos de nómina con cada nómina en una cuenta separada.
Conozca sus requisitos de presentación de nómina
Puede ver los requisitos del IRS en detalle aquí, pero la mayoría de los dueños de negocios caen en la categoría de archivos trimestrales de pago mensual. El IRS también recauda el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA), que generalmente se debe trimestralmente y se reporta anualmente.
Por último, los formularios W2 deben entregarse a los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente y deben presentarse ante la Administración del Seguro Social a fines de febrero. Es una buena idea conciliar la información que ha enviado al IRS durante todo el año con los W2 que envía a la SSA, ya que el IRS lo hará. Por lo general, no lo hacen durante un año, así que ahórrese la desagradable sorpresa.
Todos los pagos federales deben hacerse a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS, por sus siglas en inglés), y usted debe registrarse, así que no espere hasta que el pago se realice. Los estados generalmente tienen su propia retención del impuesto sobre la renta, así como el impuesto sobre el desempleo. Además, algunas ciudades recaudan el impuesto sobre la renta. Asegúrese de verificar todos sus requisitos estatales y locales. Aquí es un buen lugar para comenzar.
Todo esto suena un poco abrumador? Estoy de acuerdo. Es por eso que aproximadamente el 60 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas subcontratan el procesamiento de la nómina. Es mucho más barato que pagar multas tardías.
Compensación al trabajador
Esto varía según el estado, pero es seguro asumir que si tiene empleados existentes (incluidos los miembros de la familia) o va a contratar a un empleado, entonces necesita la compensación del trabajador. Los sistemas de compensación para trabajadores están configurados para pagar los gastos médicos y daños a los empleados lesionados en el trabajo. Nuevamente, varía según el estado, pero si no lleva la compensación del trabajador, está sujeto a una multa por parte del estado, incluso si nadie ha sido lesionado. Aquí hay una lista del sitio web de cada estado para la compensación del trabajador.
Crear un nuevo paquete de alquiler
Aunque solo puede contratar a uno o dos empleados al año, tener los documentos en un solo lugar asegurará que no se pierda nada cuando lo haga.
Para cada empleado, debe tener un formulario W-4 del IRS y un formulario I-9 de UCIS. Los elementos opcionales que variarán según el empleador incluyen: Solicitud de empleo (ver a continuación), Carta de oferta (ver a continuación), Liberación de verificación de antecedentes (ver a continuación), Liberación de pruebas de drogas (ver a continuación), Reconocimiento del manual del empleado, Formularios de inscripción de beneficios (por ejemplo, seguro, 401k), Formulario de autorización de depósito directo, Acuerdo de equipo de la empresa.
¿Su empresa ya tiene empleados? Entonces querrás ver estos consejos útiles:
Cuando contratar
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas con los que he tratado no están contratando a un empleado con un plan.
Al igual que usted tiene un plan de mercadeo o un plan financiero, el propietario de un negocio debe tener al menos un plan básico de contratación o personal. Comience con un organigrama básico para su equipo existente (incluso si solo son cuatro personas). Identifique dónde necesitará agregar personas en los próximos dos años en función de su plan de negocios general y agréguelos a su organigrama como "pendiente". Vincule estas contrataciones pendientes a un desencadenante, como el número de clientes o los dólares de ingresos. Esto hace que la decisión sea racional en lugar de solo reaccionaria a los eventos temporales.
A quién contratar
Soy un gran defensor del libro "Who" de Geoff Smart y Randy Street. Antes de considerar la contratación de un empleado, debe decidir quién es el que necesita.
Smart y Street sugieren escribir un Scorecard para la posición, que detalla la misión del empleado, sus resultados y las habilidades necesarias para lograrlo. Este es un paso crítico que no se debe omitir. Contratar a la persona equivocada es peor que no contratar en absoluto. Smart y Street también describen un excelente proceso de entrevistas que le dará mejores resultados de manera constante.
Aplicación de Empleo
Usa una aplicación para todos. Eso incluye a los empleados actuales que también podrían estar aplicando. La documentación consistente lo mantendrá fuera de problemas con los casos de discriminación.
Idealmente, la aplicación incorporará lanzamientos para realizar búsquedas de antecedentes, pero las compañías de verificación de antecedentes de terceros a menudo requieren sus propios formularios. Hay algunas preguntas que no puede hacer, por lo que es mejor usar un formulario que haya sido revisado por alguien con experiencia en Recursos Humanos en su estado. Haga clic aquí para ver los formularios de muestra. Si su industria o situación es inusual, complicada o si desea una mayor seguridad, contacte a un abogado local.
Verificaciones de antecedentes
Las pequeñas empresas generalmente no hacen verificaciones de antecedentes de sus empleados a menos que deban hacerlo, como una compañía de transporte. Sin embargo, las verificaciones de antecedentes son seguros baratos.
Hicimos que un delincuente condenado solicitara y aceptara un trabajo pendiente de verificación de antecedentes. Ella renunció antes de que los resultados regresaran. No tenía idea de lo que pasaba por su cabeza, pero nos ahorró mucho dolor.
No es una mala idea hacer de su póliza hacer verificaciones de antecedentes de forma periódica, como anualmente para todos los empleados.
Referencias
Si los solicita en la solicitud cuando contrata a un empleado, verifíquelos. Muchos propietarios asumen que un solicitante no dejaría una mala referencia y, en general, tienen razón. Pero a veces lo hacen, y le permite confirmar si tienen las habilidades que identificó en el desarrollo del Scorecard.
Las referencias también pueden revelar cosas que no se recogieron en la entrevista del candidato.
Prueba de drogas
Muchos propietarios tienen una política de pruebas de drogas para solicitantes y empleados actuales por razones de seguridad. Pero no es una mala política tener, en general.
Una vez más, la clave es aplicar la política de manera consistente. En general, es mejor incluir a todos para evitar reclamaciones por discriminación. Aunque parezca obvio, debe atenerse a su política. ¡Sin excepciones!
A algunos propietarios de negocios no les gusta tener políticas, diciendo que "esta es una pequeña empresa, y las políticas no son necesarias". Eventualmente, usted se pondrá en una mala situación. Tener una política hace que la decisión sea simple.
Prueba de habilidades
Has identificado las habilidades necesarias a través del Scorecard. Has entrevistado al candidato y sus referencias. Parece que el solicitante tiene las cosas correctas.
Elimine las conjeturas de la ecuación: pruebe las habilidades que pueda. Existen muchas fuentes en línea para evaluar de forma económica las habilidades de un candidato, desde software hasta habilidades telefónicas y servicio al cliente. Si es una habilidad técnica, considere una certificación de terceros. Muchas organizaciones ofrecen a sus miembros certificaciones (Contabilidad, Asistente Administrativo) o consulte con su escuela vocacional local.
Si tiene un candidato pero no tiene la certificación, contrátelos por un período de prueba para darles tiempo para obtenerlo.
Carta de oferta
Por lo general, esto es algo simple, pero puede evitarle dolores de cabeza en el futuro. Una carta de oferta adecuada debe hacer referencia o incluir la descripción del trabajo, la fecha de inicio, la tasa de pago, los beneficios y su situación laboral. Incluya si un empleado se considera "a voluntad" si esas leyes se aplican en su estado.
No es necesario enumerar todos los beneficios para empleados, sino consultar el manual del empleado (y asegurarse de que firmen un acuse de recibo por separado de que lo han recibido y lo han leído). En general, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas tienen empleados "a voluntad" y no tienen un término de empleo garantizado.
Exigir al empleado que firme la carta de oferta aceptando positivamente los términos de la carta. Por último, si no está seguro de lo que desea incluir en la carta de oferta, consulte a un abogado local que tenga experiencia en asuntos de empleo.
Cultura
A menudo, los propietarios de pequeñas empresas pasan por alto si un candidato se ajusta a la cultura de su empresa.
He visto a muchos empleados que combinaron todas las habilidades y experiencia necesarias en un Scorecard que no funcionó porque no podían trabajar con el equipo existente. Una de las mejores herramientas que he encontrado es el Índice Kolbe. Esto mide el Pensamiento Conativo de una persona (es decir, su reacción intestinal).
Personalmente, he encontrado que es inestimable para determinar si una persona es adecuada para un puesto y para ayudar a todos a comunicarse y colaborar mejor. Tome la evaluación usted mismo y vea si no revela algo interesante.
Informes de nuevas contrataciones
Todos los empleadores están obligados a informar sobre nuevas contrataciones a su estado a más tardar 20 días después de contratar a un empleado.
Los informes opcionales incluyen la validación del número de Seguro Social con la Administración del Seguro Social. En general, si la SSA no puede hacer coincidir el número de Seguro Social con el nombre, le enviarán una carta para pedirle que verifique. No hay penalización para el empleador por esto. Es sólo una molestia.
Otro programa opcional es verificar la información recopilada en el formulario I-9 de forma electrónica con los Clientes de EE. UU. E Inmigración. Este programa, llamado e-Verify, es voluntario a partir de 2015.
Alquiler de fotos a través de Shutterstock
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