El seguimiento de las horas facturables es tan emocionante como programar un canal de raíz.
El seguimiento del tiempo es un mal necesario para documentar el trabajo y justificar el pago, pero también requiere mucho tiempo y, cuando se hace manualmente, es propenso a errores.
Ya sea que sea un profesional independiente, propietario de una pequeña empresa o ejecutivo de empresa a nivel empresarial, el software de seguimiento de tiempo puede optimizar el seguimiento de las horas, mejorar la precisión y eliminar el dolor de cabeza de la gestión de las horas facturables.
$config[code] not foundLos beneficios de la aplicación de seguimiento de tiempo adecuado son enormes.
Los datos de una aplicación basada en la nube se pueden importar a su programa de hoja de tiempo, lo que aumenta la eficiencia de facturación y minimiza el riesgo de error humano asociado con la hoja de tiempo manual. Las aplicaciones de seguimiento de tiempo pueden reducir los costos de procesamiento de la nómina, acelerar la facturación y las cuentas por cobrar, y automatizar los gastos de viaje.
En resumen, la aplicación de seguimiento de tiempo adecuada puede ayudarlo a determinar exactamente qué tan rentables son sus proyectos empresariales y su empresa.
Pero con tantas opciones diferentes de aplicaciones de seguimiento de tiempo, ¿cómo decide cuál es el adecuado para su negocio? Mantenga los siguientes cuatro deberes en mente:
1. Facilidad de uso
Tenga cuidado con el "engaño de la demo". La interfaz más simple no siempre significa que esta aplicación sea la más fácil de usar o que se ajuste a las necesidades de su empresa. Cada aplicación de seguimiento de tiempo vendrá con una curva de aprendizaje inicial.
Cuanto más grande sea su organización y más complejos sean sus equipos y proyectos, más esfuerzo inicial tendrá que invertir en un lanzamiento en toda la empresa. La compatibilidad con el software de facturación existente de su empresa, como QuickBooks u Oracle, es esencial.
Todo el software de seguimiento de tiempo tardará un tiempo en desarrollarse en diferentes departamentos. Así que no te dejes engañar por la interfaz más simple. Busque aplicaciones que sean intuitivas y que tengan todas las funciones que necesita.
2. Flexibilidad
La aplicación de seguimiento de tiempo correcta será lo suficientemente flexible para satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, un diseñador puede querer ver cuáles de las tareas asignadas a sus compañeros de trabajo están completas. Las señales visuales, como una barra que cambia de rojo a verde, así como las fechas de vencimiento de varias tareas que conforman un proyecto completo, pueden acelerar drásticamente a sus trabajadores.
La mayoría de las personas procesan la información visual más rápido. Considere una hoja de tiempo que muestra el progreso de cada tarea. Esto le permitirá rastrear y controlar todo desde un solo escritorio o dispositivo móvil, sin la necesidad de estar cerca.
Por ejemplo, para ayudar a la flexibilidad, WorkflowMax incluye seis opciones de seguimiento de tiempo:
- Posibilidad de introducir la hora de inicio y finalización manualmente.
- Posibilidad de introducir la cantidad exacta de horas trabajadas.
- Un simple temporizador de inicio y parada que registra las horas reales trabajadas.
- Un widget de Adobe especialmente diseñado que permite a las creatividades realizar un seguimiento del tiempo dentro de los productos de Adobe como Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro y Prelude.
- El temporizador compatible con dispositivos móviles te permite ingresar el tiempo mientras viajas.
- Varios widgets de escritorio de terceros que se integran con WorkflowMax y proporcionan una funcionalidad y flexibilidad mejoradas, incluido un recordatorio visual de las tareas actuales y futuras.
Como jefe, también puede editar las hojas de tiempo diariamente o semanalmente, dependiendo de la duración del proyecto. Existen otras herramientas de seguimiento de tiempo, como Due, que vienen con características similares, que incluyen la integración perfecta de facturación y facturación.
3. Personalización completa
Si bien la flexibilidad es importante, las capacidades de personalización completas son posiblemente aún más esenciales. La aplicación necesita trabajar con los sistemas, procesos y software que ya tiene instalados. Por ejemplo, si es necesario modificar las cosas, ¿se pueden hacer estos cambios fácilmente desde la propia aplicación?
Al mirar las opciones de personalización, es particularmente importante revisar las integraciones de terceros. Asegúrese de que su sistema de seguimiento de tiempo sea compatible con las aplicaciones que ya utiliza su empresa, como Forecast, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe y PayPal, entre otras.
De esa manera, su nueva aplicación puede insertarse fácilmente en su ecosistema de aplicaciones actual. Si se eligen correctamente, todas sus aplicaciones funcionarán juntas sin problemas, y empujarán los datos de uno a otro sin la necesidad de una doble entrada.
Tome la empresa de TI, Conquest Solutions, por ejemplo. Conquest Solutions ya usaba Xero como su plataforma de contabilidad, así como FreshDesk para brindar soporte de TI a sus clientes. Debido a esto, eligieron una aplicación de seguimiento de tiempo que se integró con su "ecosistema de aplicaciones" existente.
Los tickets de soporte se enviaron automáticamente desde las solicitudes de FreshDesk a su registro de tiempo, lo que les permitió crear facturas y facturar a los clientes. Inmediatamente después de la implementación, Conquest Solutions comenzó a ver los beneficios, con una reducción del 66% en el tiempo de cotización, un aumento del 24 por ciento en la tarifa diaria y (gracias a la transparencia que ofrece su ecosistema de aplicaciones) nunca tuvo una disputa sobre una factura.
4. Diseño intuitivo.
Las mejores aplicaciones tienen una interfaz visualmente atractiva y una potente funcionalidad de back-end. Hemos hablado un poco sobre por qué es tan importante la potente funcionalidad de backend (incluida la capacidad de personalizar completamente la aplicación para sus necesidades comerciales específicas).
Pero ¿por qué es tan crítico el diseño visual?
El diseño puede afectar significativamente nuestras emociones. Y nuestras emociones, específicamente si a sus empleados les gusta o no la sensación de su aplicación de seguimiento de tiempo, determinarán si realmente la usan o no.
Smashing Magazine recientemente exploró esta profunda conexión en “¿Cree que su aplicación es hermosa? No sin diseño de experiencia de usuario ". La estética no tiene que ser incompatible con la usabilidad.
Dada la elección entre un producto feo utilizable y uno atractivo utilizable, ¿por qué no este último? En otras palabras, el diseño hermoso no es realmente la belleza en sí misma.
Se trata de que sus empleados encuentren su rastreador de tiempo fácil de navegar y, naturalmente, lo utilizarían para sus necesidades diarias.
Tomando su aplicación de seguimiento de tiempo para una prueba de manejo
Tenga en cuenta que, a menos que sea un profesional independiente en solitario, la selección de una aplicación de seguimiento del tiempo tiene tanto que ver con su propia experiencia como con la experiencia de su empleado. Al seleccionar la aplicación correcta, considere tener un grupo selecto de sus empleados que prueben sus una o dos opciones finales durante una semana.
¿Qué tan fácil es el período de adopción?
¿Pudieron navegar la aplicación e integrarla en su flujo de trabajo?
¿O el uso de la aplicación se convirtió en un problema mayor que el seguimiento manual?
Imagen: WorkflowMax
7 comentarios ▼
