Mantenerse organizado es fundamental para asegurarse de que la oficina funcione sin problemas. Como asistente ejecutivo, a menudo se busca que la oficina sea eficiente y, si no está listo, las cosas pueden ponerse agitadas. Se le pide que realice tareas de forma diaria, semanal y mensual. Sin organización, es fácil confundirse y olvidar fechas importantes.
Para hacer area
Designe una parte de su escritorio como el área de "tareas por hacer" en lugar de tener notas adhesivas y papel en todas partes. Coloque los artículos en una caja o carpeta en su escritorio y revíselos periódicamente durante el día. A medida que se completen las tareas, quite los elementos del escritorio a una "carpeta terminada" o a una caja para archivar. Al comienzo de cada día, haga una lista completa de tareas para el día y colóquela en la carpeta de "tareas". Rasca las tareas a medida que se completan. Agregue tareas a medida que vayan llegando a usted y al final del día, asegúrese de que todo esté completo.
$config[code] not foundDías establecidos
Designar días para tareas semanales. "Puede organizar su semana para saber, en cierta medida, lo que estará haciendo", dice Victoria Moran de OfficePRO Magazine. Por ejemplo, elija el miércoles como día de trituración y guarde los documentos que deben ser triturados en una caja hasta que llegue el momento. O bien, tally petty cash los viernes. Esto también puede funcionar con las actividades diarias. Moran sugiere devolver la voz y el correo electrónico a ciertas horas del día. (REF1) De esa manera, no tendrá que dejar de hacer lo que está haciendo con frecuencia durante el día.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingCodificación de color
El uso de códigos de colores puede ayudarlo a organizar lo que debe hacerse y cuándo. "Siempre piense qué tareas realiza y con qué frecuencia las realiza", dice Judith Allen de Admin Secrets. (REF2) Código de tareas semanales de un color como el rojo; Dar tareas diarias azules, tareas mensuales amarillas y así sucesivamente. Coloque las tareas en las carpetas de códigos, luego tome su calendario y marque lo que debe hacerse con un cuadrado de color detrás de él. En los calendarios electrónicos, escriba las palabras en los colores de la tarea si no puede crear un cuadro.
Comparte responsabilidad
Compartir responsabilidades es una parte esencial para mantenerse organizado. Puede parecer difícil ya que usted es la persona a la que se delegan la mayoría de las tareas, pero se puede hacer. A veces, la puntualidad de su tarea depende de las acciones de sus supervisores y compañeros de trabajo. Si está a cargo del libro de balance, dé a sus compañeros de trabajo un plazo para entregar sus talones. También haga que firmen cada cheque que tomen del libro. Si su jefe se va de viaje, pídale que escriba o haga una lista de lo que debe hacerse. Luego entréguele una copia de la lista para asegurarse de que ambos estén en la misma página. Además, proporcione a los compañeros de trabajo carpetas especiales para convertir todos los recibos de caja chica en una sola carpeta. De esa manera no tendrás que ir a cazar a nadie cuando sea el momento de reconciliar el cajón.
