Para las compañías que buscan clientes a largo plazo y un ingreso recurrente más estable, el cumplimiento de la DCAA (Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa) puede ser un verdadero beneficio.
Creada originalmente en 1965 para eliminar la superposición de auditorías entre las distintas ramas del ejército, la DCAA es ahora la puerta de entrada a prácticamente todos los contratos de servicios y laborales para el gobierno de los Estados Unidos. Su función es principalmente ayudar a que los contratistas sean honestos y garantizar que los contribuyentes no sean llevados a pasear.
$config[code] not foundDesafortunadamente, para muchos contratistas las reglas de ser un contratista que cumple con DCAA han cambiado enormemente en la última década. Esto ha hecho que sea más difícil mantener el estado de conformidad con DCAA.
Cómo han cambiado las reglas
En tiempos pasados, el sistema de calificación de la DCAA permitía grados de incumplimiento e incluso ofrecería sugerencias sobre cómo un contratista podría mejorar su calificación al mejorar sus deficiencias de cumplimiento.
Bajo las nuevas reglas, la DCAA ha cambiado el sistema de calificación a un sistema de aprobación / falla. Los contratistas ya no pueden tener grados de incumplimiento y seguir siendo aprobados por la DCAA.
Según la DCAA,
“DCAA ya no reportará opiniones inadecuadas en parte. Además, el informe de auditoría identificará las partes del sistema afectadas por las deficiencias y recomendará que el funcionario contratante desapruebe el sistema (si corresponde) y procurará la suspensión de un porcentaje de los pagos en progreso o el reembolso de costos … Además, sugerencias para mejorar el El sistema ya no se informará en los informes de auditoría de control interno ".
El costo de perder el cumplimiento de la DCAA
Además de la pérdida obvia de negocios potenciales, perder el cumplimiento de la DCAA puede tener graves consecuencias.
Al escribir para la Sociedad de Contadores Públicos Certificados de Virginia, Tom Marcinko y Bill Foote, el CPA destaca algunos de los costos: "Entrar al mercado gubernamental sin comprender la contabilidad y otros requisitos únicos expone a la empresa a la posibilidad de no ganar negocios, perder dinero". y sanciones civiles o (en casos extremos) penales ".
Cómo permanecer permanecer en el cumplimiento de DCAA
Hay tres tipos de contratos que debe tener en cuenta que la DCAA evalúa en sus auditorías:
- Precio fijo
- Costos reembolsables
- Tiempo y materiales (que incluye los gastos generales, como los gastos que se registran).
La mejor manera de evitar problemas con las nuevas regulaciones es estar preparado y garantizar el cumplimiento completo de la DCAA antes de una auditoría de la DCAA.
David Goldstein, presidente de InLine Financials LLC, escribe:
“La forma más efectiva de prepararse para una auditoría DCAA es estandarizar los procedimientos contables de la compañía y emplear un sistema integral para rastrear y registrar el tiempo de los empleados mucho antes de que se inicie el proceso de auditoría.
“El software de contabilidad y mantenimiento del tiempo es crucial para aprobar incluso la encuesta previa a la adjudicación de la auditoría DCAA. Las empresas capaces de demostrar un historial de contabilidad integral y prácticas de gestión del tiempo a menudo experimentan una supervisión minimizada durante todo el proceso de auditoría. Por el contrario, los contratistas con prácticas menos establecidas para registrar costos, rastrear y asignar materiales, facturar y monitorear el trabajo pasan por una experiencia de auditoría más aburrida. Si el software de contabilidad de una compañía se muestra incapaz de manejar el rigor exigido por la DCAA, se requerirá una revisión exhaustiva del sistema manual de la compañía ".
Esto subraya la necesidad de que las compañías utilicen las mejores prácticas cuando se trata del seguimiento del tiempo, especialmente porque el seguimiento del tiempo representa casi el 75 por ciento de lo que implica el cumplimiento de la DCAA.
Perder el cumplimiento de DCAA puede ser una pérdida devastadora para su organización, así como para el bienestar de sus clientes. Al ser proactivo y abordar los posibles problemas antes de una auditoría, puede asegurarse de que su empresa cumpla con las normativas más estrictas.
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