El objetivo primordial de un gerente de oficina es garantizar que la función administrativa de la empresa promueva los objetivos de la organización, ya sea una organización sin fines de lucro o una empresa con fines de lucro. Sus responsabilidades como gerente de oficina incluyen la supervisión de las operaciones de la oficina, el diseño y la implementación de políticas de la empresa, la preparación de la nómina, el mantenimiento de los registros de la empresa y los clientes, y el personal administrativo. También se puede esperar que organice sistemas de presentación electrónicos y en papel, supervise los inventarios y ayude a mantener los presupuestos anuales. Los gerentes de oficina informan a la gerencia superior e informan sobre las necesidades y preocupaciones de la oficina.
$config[code] not foundComunicación de los empleados
Uno de sus objetivos principales es garantizar que el personal administrativo y administrativo se mantenga al día con sus responsabilidades laborales. Es su trabajo supervisar las tareas administrativas diarias, tales como el mantenimiento de registros, archivo, transacciones financieras, inventario y correspondencia con los clientes. Debe comunicarse con los empleados en todos los departamentos para asegurarse de que todos estén en la misma página con respecto a los objetivos, políticas y presupuestos de la empresa. También notificará a los empleados sobre los anuncios de la compañía, los cambios en las políticas, las reuniones del personal, las medidas de seguridad revisadas y el próximo mantenimiento o reparación de la oficina.
Operaciones de oficina
También es responsable de garantizar que las operaciones de oficina funcionen sin problemas. Salude a los visitantes y diríjalos a las oficinas o salas de reuniones adecuadas para eliminar los espacios de trabajo congestionados. Comuníquese con propietarios, empresas de servicios públicos, servicios telefónicos y proveedores de Internet para asegurarse de que todos los sistemas de información funcionan correctamente. Debe administrar los inventarios para garantizar que los suministros de oficina estén siempre disponibles para los empleados. Puede examinar el equipo de oficina y realizar un mantenimiento ligero en las computadoras de la oficina, para que funcionen de manera efectiva. El objetivo principal es solucionar problemas administrativos, para que los empleados puedan realizar su trabajo con prontitud.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingAdministración del dinero
Como gerente de oficina, su objetivo principal es sobresalir en la administración del dinero para garantizar que la empresa se mantenga dentro de sus limitaciones presupuestarias. Debe consultar con los líderes de los departamentos para asegurarse de que se cumplan las propuestas presupuestarias. Puede crear hojas de trabajo financieras que describan los costos esperados de suministros, contratos y equipos para cada departamento. Prepare presupuestos financieros anuales, necesarios para cubrir los gastos de oficina y otros costos operativos, para que la alta gerencia pueda tomar decisiones financieras confiables.
Mantenimiento de instalaciones
También se espera que vigile de cerca las instalaciones para asegurarse de que sean seguras, seguras, limpias y bien mantenidas. Debe asegurarse de que la oficina tenga planes de evacuación contra incendios aprobados por la ciudad, suficientes extintores y equipos de primeros auxilios. Es su responsabilidad asegurar a los empleados que no hay riesgos para la salud, preocupaciones ambientales o problemas de seguridad en las áreas de trabajo de la oficina. También debe programar reparaciones en equipos defectuosos, incluidos sistemas mecánicos y eléctricos y computadoras, y contratar limpiadores profesionales para sanear las áreas de trabajo. Los planes de evacuación posteriores al incendio, los documentos del lugar de trabajo emitidos por el estado y las políticas de la compañía en lugares visibles en toda la oficina, para que los empleados se mantengan informados sobre los procedimientos de emergencia y las regulaciones importantes.
