Negar la solicitud de transferencia de un empleado, aumento de sueldo o simplemente tiempo libre por razones personales o médicas probablemente ocupa el segundo lugar (justo después de realizar una reunión de terminación) como las tareas más difíciles para el personal de recursos humanos. Es especialmente difícil si el empleado presenta una solicitud de licencia debidamente documentada y oportuna, si está seguro de que el tiempo libre es necesario y beneficiaría al empleado. Sin embargo, escribir una carta para denegar la solicitud de un empleado es necesario para la aplicación coherente de las políticas del lugar de trabajo, las prácticas justas de empleo y, en algunos casos, lo exigen las regulaciones federales o estatales.
$config[code] not foundConfirmación
Hágale saber al empleado que recibió su solicitud y, si el momento es un problema, incluya la fecha en que recibió la solicitud. El tiempo podría ser un problema cuando el empleado no presentó una solicitud o no siguió el procedimiento para solicitar una licencia. En su carta, reafirme la base de la solicitud del empleado, como "Su solicitud de seis semanas de licencia en virtud de la Ley de Licencia Familiar y Médica se recibió el 1 de agosto de 2013".
Política de la compañía
Si tiene que rechazar la solicitud de licencia del empleado según la política de la compañía, cite la política y dónde encontrarla en el manual del empleado. Además, incluya la parte pertinente de la política de la compañía que admite negar la solicitud del empleado. Puede escribir, "De acuerdo con la política de ABC Enterprises sobre solicitudes de licencia personal, los empleados deben enviar una declaración por escrito para solicitar una licencia libre al menos 30 días antes de que comience la licencia personal. Esta política se aplica a las solicitudes de licencia personal que no pertenecen a FMLA. Consulte la página 30 del manual del empleado de ABC para obtener una explicación completa del proceso ".
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingReglamentos del empleador
Verifique sus regulaciones federales o estatales con respecto a la licencia obligatoria. Las regulaciones de FMLA requieren que los empleadores sigan ciertas reglas al proporcionar una notificación por escrito a los empleados que solicitan la licencia. Además, algunas leyes estatales sobre la licencia parental requieren que usted siga ciertos protocolos para notificar al empleado sobre la elegibilidad para la licencia. Por ejemplo, si se encuentra en California, su empresa puede tener obligaciones de aviso de empleador exigidas por el estado en virtud de la Ley de Derechos de Familia de California o la Ley de Permiso por Discapacidad por Embarazo.
Elegibilidad de los empleados
En muchos casos, la elegibilidad del empleado puede ser un factor para negar una solicitud.Además de señalar la política del lugar de trabajo, si hay una regulación que determina si un empleado es elegible para la licencia, cítelo también. Por ejemplo, la FMLA tiene pautas específicas de elegibilidad del empleado: el empleado debe haber estado empleado al menos 12 meses antes del comienzo del período de licencia y durante ese tiempo debe tener al menos 1,250 horas de tiempo. Además, la FMLA tiene pautas sobre quién califica como miembro de la familia, lo que a menudo complica las condiciones de elegibilidad para la licencia. En estos casos, remita al empleado a las leyes o regulaciones apropiadas, y si hay una hoja informativa disponible, como la de la licencia FMLA, adjunte una copia a su carta.
Alternativas
Preservar la relación empleador-empleado es una consideración importante en todas las decisiones del personal. Si está en condiciones de ofrecer alternativas, hágalo para suavizar el golpe de una negación total. Consulte otra política de la compañía que pueda cumplir con la solicitud del empleado o sugiera que el empleado vuelva a solicitar una licencia o modifique su solicitud para que cumpla con los requisitos. Por ejemplo, si la solicitud del empleado no reúne los requisitos para la licencia de FMLA, explique la política de la compañía en materia de no FMLA y permisos de ausencia personales.
Consulta
También puede preservar la relación empleador-empleado explicando con compasión las razones de su negación en una reunión privada con el empleado. Si es posible, revise su carta de negación con el empleado en una consulta cara a cara. Si lo hace, puede ayudar a justificar la decisión e impresionar al empleado que si pudiera aprobar la licencia, lo haría. También hace una gran diferencia para ayudar al empleado a comprender la posición de la compañía y evita que los empleados perciban que las decisiones de RR.HH. son impersonales.
