Involucrar a los empleados permite que su empresa funcione y crezca. Pero hacerlo pone las responsabilidades del empleador en sus hombros. Enfrentarse a estas responsabilidades puede generar sanciones, y no aprovechar las oportunidades puede costarle impuestos, lo que puede perjudicar su balance final. Aquí hay 10 errores de nómina para evitar.
Errores de nómina para evitar
Dando tiempo de compensación
Cuando sus empleados no exentos (generalmente trabajadores por hora) trabajan más de 40 horas en una semana laboral, les debe tiempo y medio. No puede eludir esta obligación dándoles tiempo de compensación (permitiéndoles que quiten las horas extras trabajadas). Si lo hace, viola la Ley Federal de Normas de Trabajo Justo (FLSA).
$config[code] not foundClasificando a los trabajadores inadecuadamente
Si los trabajadores son sus empleados, usted debe impuestos sobre la nómina sobre sus salarios y beneficios sujetos a impuestos. No puede evitar estos impuestos etiquetando a los trabajadores como contratistas independientes si realmente son empleados. Si lo hace, puede resultar en sanciones fiscales graves, así como sanciones de otras agencias federales y estatales. Consulte la guía del IRS sobre la clasificación de los trabajadores.
Retrasando el último cheque de pago
Cuando usted despide a un trabajador o él o ella renuncia, debe un pago final. Si bien la ley federal no requiere que usted le pague al trabajador de inmediato, la ley estatal puede. Revise las reglas en su estado. La violación de estas reglas puede dar lugar a sanciones o incluso a acciones legales.
Reembolso de viajes y entretenimiento bajo un plan no responsable
Si le reembolsa a los empleados el costo de viajar o entretenerse en el negocio de la empresa, es posible que esté incurriendo en impuestos de empleo innecesarios si no arregla el reembolso de manera adecuada. Si simplemente solicitan un reembolso y usted lo paga, el reembolso está sujeto a impuestos y está sujeto a impuestos sobre la nómina. Sin embargo, si adopta un "plan contable", el reembolso no está sujeto a impuestos y usted no debe impuestos sobre la nómina; Usted deduce los gastos de T&E. Para ser un plan responsable, debe seguir las pautas del IRS.
Pagando a los acreedores ante el gobierno
Si experimenta una crisis de efectivo, asegúrese de colocar al IRS en la parte superior de su lista. Si elige pagarle al propietario u otros acreedores en lugar de pagar primero los impuestos de nómina, puede hacerse personalmente responsable de todos estos impuestos pendientes, incluso si su empresa está incorporada o es una compañía de responsabilidad limitada. Haga que los impuestos sobre la nómina sean una prioridad para no generar una multa por recuperación de fondos fiduciarios.
Repartiendo obligaciones de nómina
Mientras que algunas pequeñas empresas realizan la nómina en la empresa, otras optan por permitir que personas ajenas (contadores, tenedores de libros, empresas de nóminas y organizaciones profesionales de empleadores) se encarguen de calcular las retenciones, depositar impuestos y presentar las declaraciones de impuestos de nómina. Por lo general, esto funciona bien, pero hay algunas personas con mala nómina que no cumplen con sus obligaciones y usted se mete en problemas. ¿Por qué? Porque como empleador, usted es responsable de todas estas obligaciones de nómina. Depende de usted supervisar sus actividades en su nombre. El IRS tiene una lista de PEO certificados, que son compañías que cumplen con los estándares establecidos por el IRS. El listado se actualiza periódicamente.
Ignorar las reclamaciones de desempleo
Cuando un trabajador abandona la empresa, puede solicitar una compensación por desempleo. Si la salida es voluntaria, o el trabajador fue despedido por mala conducta grave (por ejemplo, acoso sexual de un compañero de trabajo, intoxicación en el trabajo, robo de la empresa), él o ella no tiene derecho a la compensación por desempleo. Si no impugna las reclamaciones erróneas, es posible que esté pagando innecesariamente un impuesto estatal más alto para el desempleo. Consulte con su estado sobre cómo impugnar la reclamación errónea de beneficios de un trabajador.
Ser un mal conservador de registros
La ley requiere que usted mantenga registros de nómina y los ponga a disposición del IRS bajo ciertas circunstancias. Por lo general, debe mantener registros durante al menos cuatro años. Estos registros incluyen hojas de tiempo u otros registros de horas trabajadas, cuentas de gastos, copias de los formularios W-2 e I-9, informes de accidentes y cualquier otra información relevante sobre la nómina.
No tener nuevos empleados completar el formulario 8850
No puede saber al ver a un nuevo empleado si es de un grupo específico que le da derecho a reclamar el crédito de oportunidad de trabajo. Haga que cada trabajador nuevo complete el Formulario 8850, un formulario del IRS. Se utiliza para preseleccionar a los trabajadores para los fines del crédito. El formulario debe enviarse a la agencia estatal de seguridad de empleo (SESA) a más tardar el 28º día calendario después de la fecha en que el miembro de un grupo objetivo comienza a trabajar para usted. Si no lo hace, no puede tomar el crédito de oportunidad de trabajo aunque tenga derecho a ello.
Afiches de empleo desaparecidos
Se requiere que exhiba carteles para ciertas leyes de empleo federales y estatales. Si no lo haces, puedes ser penalizado. La cantidad depende del tipo de póster que se requiere mostrar. Encuentre los afiches federales que necesita en el Asesor de Afiches del DOL. El departamento de trabajo de su estado puede decirle qué carteles de ley estatal debe usar. No le pague a una empresa externa por ellos. Descargue los carteles requeridos de los sitios web del gobierno.
Estado de cuenta de nómina foto a través de Shutterstock
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