Las reuniones son un pilar fundamental en los negocios: impulsan decisiones y acciones. Las reuniones más productivas gestionan los elementos de acción sin quitar tiempo de otros temas importantes de la agenda. Si las acciones no se gestionan correctamente, se puede perder un tiempo valioso al analizar las tareas que no se completan, que no cumplen con los objetivos previstos o que no aportan ningún valor a la organización. La gestión efectiva de los elementos de acción hasta el cierre comienza con su captura precisa en los minutos de la reunión.
$config[code] not foundDefiniendo
Defina las tareas claramente, sin dejar espacio para una mala interpretación. Repita la acción a medida que se documenta para asegurarse de que los asistentes a la reunión estén de acuerdo y entiendan lo que se espera. Asigne la acción a alguien que esté presente en la reunión y haga que esa persona reconozca verbalmente la responsabilidad. Un elemento de acción mal declarado asignado a alguien que no estaba presente cuando se planteó el problema podría permanecer abierto indefinidamente.
Grabación
Utilice un formato estandarizado para grabar reuniones, con una sección diseñada específicamente para una lista de elementos de acción. Mantener el formato coherente ayuda a garantizar que los problemas se capturen correctamente para permitir un seguimiento eficiente. Registre qué se debe hacer, quién es responsable de asegurarse de que suceda, la fecha en que se planteó el problema o la acción asignada, y la fecha en que se espera que se complete la acción. Para cada tarea, tenga un propietario principal y una persona de respaldo asignada: la copia de seguridad puede servir como un colaborador para el propietario principal y respaldar la tarea si se solicita.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingDistribuido
No espere demasiado para distribuir las actas de las reuniones. Si alguien toma notas electrónicas durante la reunión, las actas pueden estar listas para su distribución tan pronto como la reunión se cierre o poco después. Los retrasos prolongados pueden hacer que los asistentes pierdan la sensación de inmediatez. Las asignaciones de acción más recientes pueden tener mayor prioridad que las emitidas durante su reunión.
Rastreo
Utilice la lista de elementos de acción para realizar un seguimiento de las asignaciones en función de las fechas de vencimiento identificadas. Si la reunión fue parte de una serie programada regularmente, comience la próxima reunión con una revisión de las acciones abiertas. Informe a los asistentes con anticipación para que puedan preparar cualquier material de presentación necesario para informar sobre el progreso. Si la reunión fue una sesión única o independiente, haga un seguimiento con los propietarios de las acciones individualmente o en una nueva reunión centrada exclusivamente en el seguimiento de las acciones hasta el cierre.
Visibilidad
Si se pierden las fechas de vencimiento o si las acciones informadas no cumplen con las expectativas, haga que estos datos sean visibles para los miembros del equipo. Redistribuya la lista de elementos de acción, incluidos los comentarios escritos que expliquen claramente qué causó el retraso, por qué se consideró que la acción era insuficiente y qué se debe hacer para volver a encarrilarse. Si se necesita asistencia de la administración para eliminar obstáculos, programe un tiempo con los miembros apropiados del equipo de administración para proporcionar un resumen conciso tanto del problema como de la solución recomendada por el equipo.
Cierre
Cuando se complete una acción, actualice la lista de elementos de acción identificando la fecha en que se cerró el problema. Redistribuya la lista a los miembros del equipo para que puedan ver qué acciones se cerraron y cuándo. Después de que todos hayan visto los elementos cerrados, elimínelos de la lista. Los elementos cerrados se pueden archivar o eliminar, según las necesidades del equipo o las expectativas de la administración.
