Los memos (abreviatura de memorándum) son casi lo mismo que las letras. Una diferencia principal entre ellos es que las cartas transmiten información a personas externas a una organización, mientras que los memos generalmente se escriben a personas internas. Otra diferencia entre las letras y los memos es el formato. Una carta usa un saludo ("Estimada señora") y un cierre ("Sinceramente"); una nota no lo hace. Un memo siempre contiene una línea de asunto. Los memos pueden ser formales o informales, dependiendo de quién los lea.
$config[code] not foundContenido del plan
Enumere los puntos que necesita hacer en la nota y escriba la información necesaria para respaldar esos puntos. Incluya información de fondo que sea necesaria para darle un contexto al tema.
Pida la información. Si el tema es complejo, desagradable o controvertido, el contexto de fondo probablemente debería ir primero. De lo contrario, comience con la idea principal.
Asegúrese de no haber dejado de lado la información principal o de soporte.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingReúna los documentos de respaldo que necesitará como referencia al escribir su nota.
Formatear el Memo
Verifique si su compañía tiene un formato preferido para los memos entre oficinas. Algunas empresas incluso tienen formularios de memorandos preimpresos. Utilice el formato preferido o preimpreso si está disponible.
Establezca los márgenes, dejando al menos un espacio de 1 1/2 pulgadas en la parte superior e inferior y un espacio de 1 pulgada en cada lado. El contenido de la nota debe estar centrado en la página; Si el memo es muy corto, los márgenes superior y lateral deben aumentarse.
Establezca el estilo del documento de procesamiento de texto en formato de bloque: alineado a la izquierda, espaciado sencillo, con un espacio entre párrafos.
Crear una partida
Escriba los componentes del encabezado para iniciar la nota, un componente por línea de espacio simple. Cada componente debe ir seguido de dos puntos. Por ejemplo: Fecha: A: De: Asunto:
Rellene la información del tema utilizando un estilo de título. Es decir, las palabras en el tema deben estar en mayúsculas, excepto los artículos, preposiciones y conjunciones con menos de cuatro letras, a menos que comiencen o terminen el título. Hacer el tema específico.
Complete las líneas de "Fecha", "Hasta" y "De", alineando la primera palabra de cada una con la primera palabra de la línea de asunto. La fecha debe escribirse con un mes detallado, por ejemplo, el 4 de julio de 2020. Use nombres completos para las líneas "Hasta" y "Desde".
Cree un encabezado en la segunda página y en las siguientes si la nota dura más de una página. Si la nota es para múltiples destinatarios, use una forma abreviada de la línea del asunto, un solo espacio e incluya la fecha, luego vuelva a escribir un solo espacio e incluya el número de la página. Si a una persona, puede usar un formulario alternativo, listando el nombre del lector, el número de página y la fecha en una línea, el nombre a la derecha alineado, el número centrado y la fecha a la izquierda alineada.
Escribe el cuerpo
Escribe un párrafo introductorio si el lector lo necesita para el contexto. Este párrafo presenta el historial, indica el problema que se debe abordar en la nota y / o actualiza la memoria del lector sobre las comunicaciones anteriores sobre el tema.
Estado de la idea principal de la nota. Esta será la primera línea si no escribiste un párrafo introductorio. Aquí usted anuncia una política, solución, decisión, recomendación, descubrimiento o evento. Si no hubo una introducción, brinde un breve contexto, por ejemplo, "Como discutimos …" o "Desde que la cafetería ha estado experimentando largas filas …"
Proporcione cualquier información necesaria para explicar, respaldar o transmitir completamente la información que el lector necesita para comprender el tema.
Termina
Proporcione anotaciones en la parte inferior, como un "cc:" si está enviando una copia de la nota a otra persona además de la persona que figura en el encabezado.
Editar el memo. Asegúrese de que la ortografía y la gramática sean correctas, que las ideas se desarrollen y que el lector entienda lo que necesita decir.
Imprima la nota y póngala en la inicial Algunas organizaciones quieren que las iniciales se escriban junto a la línea "De" en el encabezado. Otros quieren las iniciales en la parte inferior. Consulta la política de la empresa.
Propina
Ya sea para escribir un memo a un superior o un subordinado, a varias personas o para informar a otros sobre temas controversiales o no deseados, mantenga el tono formal y formal. Mantenga los memos concisos, claros y fáciles de leer.
Advertencia
Al escribir, tenga en cuenta que los memos ya no son comunicaciones temporales como lo fueron antes. Es probable que el contenido permanezca indefinidamente, guardado en un archivo como un registro de la actividad y el historial de la empresa. Así que escribe con la permanencia en mente.
