Los departamentos de contabilidad sirven como la columna vertebral financiera de compañías, agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro. Los oficiales de cuentas manejan una variedad de funciones contables, desde el procesamiento de la nómina hasta la recolección de ingresos de los clientes. Los requisitos educativos para los oficiales de cuentas varían según el empleador. Si bien los oficiales de cuentas pueden obtener un ingreso que se puede vivir, la perspectiva de empleo del campo establece límites en la cantidad de nuevos oficiales de cuentas que el mercado probablemente necesite.
$config[code] not found¿Qué es un oficial de cuentas?
El término "oficial de cuentas" no es común en el mercado laboral de los Estados Unidos. Sin embargo, en países como Australia, Inglaterra e Irlanda, el término se refiere a las posiciones que se encuentran en la mayoría de las oficinas de contabilidad. El equivalente estadounidense a un trabajo de oficial de cuenta puede incluir posiciones tales como asociados de cuentas por pagar, asociados de cuentas por cobrar y asociados de cobranza. Normalmente, trabajan bajo la supervisión de un gerente de contabilidad, controlador o director de finanzas.
Cuentas por pagar Asociados
Los asociados de cuentas por pagar procesan las facturas entrantes y realizan pagos a proveedores de bienes y servicios. Emiten y registran órdenes de compra y concilian las órdenes de trabajo con las facturas.
Un departamento de cuentas por pagar desempeña numerosas funciones en la salud financiera de una empresa, agencia gubernamental o grupo sin fines de lucro. En algunas organizaciones, el departamento de cuentas por pagar establece pautas de compra, que pueden implicar investigar el mercado para encontrar el mejor valor en artículos como suministros de oficina, hardware de computadora y muebles de oficina. Los profesionales de cuentas por pagar pueden establecer pautas de compra internas y ayudar a los gerentes financieros a establecer presupuestos trimestrales o anuales. También pueden ayudar a redactar las políticas y procedimientos de compra de la organización.
Los asociados de cuentas por pagar procesan los informes de gastos de los empleados y la nómina, respetando los esquemas de reembolso y de día de pago. Los asociados deben analizar los informes de gastos para conciliar los artículos de línea con los recibos y calcular los totales para el pago. Las tareas de nómina pueden implicar establecer depósitos directos en los bancos de los empleados, procesar informes de hojas de tiempo y procesar cheques de pago de depósitos directos. Para los empleados que reciben cheques de pago tradicionales, un asociado de cuentas por pagar debe imprimir los cheques y asegurar las firmas de los oficiales de la compañía apropiados. En algunas organizaciones, los asociados de cuentas por pagar procesan los pagos de nómina a través de transferencias bancarias o sistemas de pago electrónico como PayPal.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingAntes de realizar pagos a proveedores de servicios o proveedores, los asociados de cuentas por pagar generalmente obtienen la aprobación de los jefes de departamento o de la administración del departamento de contabilidad. Ingresan las transacciones en un libro mayor para mantener un registro histórico de los fondos salientes. Muchos asociados concilian los libros de contabilidad y producen informes periódicos de gastos.
Los miembros del personal de cuentas por pagar archivan las facturas y los talonarios de cheques de acuerdo con el sistema de archivo de su organización, que puede incluir la digitalización de registros originales en papel. En algunos casos, los asociados de cuentas por pagar administran un sistema de código, que define los tipos de pagos, los períodos de pago o los departamentos internos asociados con los pagos. En los roles de compra, los asociados de cuentas por pagar a menudo establecen cuentas con proveedores y se aseguran de que los pagos cumplan con los términos de los acuerdos de compra. Algunos asociados de cuentas por pagar administran las cuentas de gastos de los empleados o las tarjetas de crédito emitidas por la compañía.
Los asociados de cuentas por pagar concilian los estados bancarios de la compañía y pueden respaldar al personal de contabilidad o auditores externos durante las auditorías financieras periódicas.
La mayoría de los asociados de cuentas por pagar trabajan durante horas hábiles regulares, y el 75 por ciento trabaja a tiempo completo. Aunque muchos asociados de cuentas por pagar a tiempo completo trabajan alrededor de 40 horas por semana, algunos trabajan horas extras durante la temporada de impuestos o auditorías.
Cuentas por cobrar asociados
Los asociados de cuentas por cobrar administran los ingresos de una organización por bienes o servicios vendidos en el mercado. Crean y distribuyen facturas a los clientes y emiten periódicamente estados de cuenta. Los asociados de cuentas por cobrar ingresan los pagos en los libros de contabilidad y procesan los pagos electrónicos realizados mediante transferencias bancarias, débitos automáticos de cuentas bancarias o servicios de pago en línea.
El servicio al cliente es un aspecto importante del trabajo de un asociado de cuentas por cobrar. Deben responder a las consultas de facturación del cliente y resolver irregularidades y disputas de facturación. Para abordar adecuadamente los problemas de los clientes, los asociados de cuentas por cobrar deben mantenerse al tanto de los términos y condiciones bajo los cuales sus empresas realizan negocios con los clientes. Deben comprender y seguir las pautas de facturación dentro de su industria y cumplir con las regulaciones locales, estatales y federales. En algunos casos, los asociados de cuentas por cobrar procesan reembolsos por productos defectuosos o servicios incompletos, o aplican reembolsos basados en promociones de ventas.
Los asociados de cuentas por cobrar deben mantener registros impecables para mantener un sistema de facturación funcional. Esto puede implicar mantener los precios actuales de los productos o servicios en las bases de datos de facturación y conciliar de manera consistente las cuentas de los clientes. El departamento de cuentas por cobrar debe comunicar regularmente las políticas y procedimientos de facturación, junto con los términos y condiciones del cliente, con el personal de ventas.
Los asociados de cuentas por cobrar generan informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, que los gerentes de contabilidad y los ejecutivos de la compañía utilizan para evaluar el rendimiento de las ventas, la viabilidad del producto y el flujo de ingresos. Algunos asociados participan en la planificación del presupuesto anual de la empresa o en el desarrollo de promociones de ventas.
Normalmente, un asociado de cuentas por cobrar realiza una gran cantidad de tareas administrativas, como preparar y realizar depósitos bancarios; presentación de facturas; copiando cheques de clientes; y la producción de registros digitales de facturas, cheques, declaraciones de clientes y registros bancarios. En algunas oficinas de cuentas por cobrar, los miembros del personal archivan los registros de acuerdo con un sistema de codificación, que puede definir el momento en que reciben los pagos, los ingresos de acuerdo con las divisiones de la empresa o los tipos de bienes o servicios vendidos.
El personal de cuentas por cobrar a menudo evalúa las solicitudes de crédito de los clientes, envía las solicitudes de crédito a las agencias de crédito y ayuda a los clientes a establecer pagos electrónicos. Para resolver cuentas morosas, los asociados de cuentas por cobrar pueden trabajar con los clientes para establecer un plan de pago o solicitar la ayuda de los asociados de cobranza.
La mayoría de los asociados de cuentas por cobrar trabajan a tiempo completo, generalmente alrededor de 40 horas por semana. Pueden trabajar horas extras durante la temporada de impuestos, temporadas de vacaciones y auditorías financieras.
Colecciones Asociadas
Los asociados de cobranza se enfocan en cobrar los pagos vencidos de cuentas morosas. Ofrecen a los clientes opciones de pago tales como programas de pago o pagos de intereses reducidos para ayudarlos a reducir los saldos vencidos.
Los asociados de cobranza a menudo trabajan en centros de llamadas, pero también redactan cartas y preparan estados de cuenta para la entrega de correo. Podrían hacer llamadas a las casas de los clientes, lugares de empleo o sus teléfonos celulares. Al realizar llamadas a los clientes, los asociados de cobranzas deben seguir los estándares de ética de la industria, así como las leyes estatales y federales que rigen la colocación de llamadas no solicitadas y la liquidación de cuentas morosas.
Los asociados de cobranza deben escuchar a los clientes para comprender sus situaciones financieras y determinar su capacidad para pagar el dinero que deben. Si un cliente no puede pagar la deuda, el asociado de cobranza debe explicar las acciones adicionales que la empresa puede tomar para recaudar los fondos, que pueden incluir acciones legales.
Los asociados de cobranzas mantienen un registro de todas las llamadas, cartas, respuestas y pagos de saldos vencidos. Su documentación ayuda a informar a colegas tales como asociados de cuentas por cobrar y administradores de cuentas, y puede respaldar acciones legales emprendidas por la compañía, tales como embargos de salarios, embargos de propiedades, embargos de automóviles o ejecuciones hipotecarias.
Algunos asociados de cobranza trabajan dentro de una oficina de cuentas por cobrar, mientras que otros trabajan para compañías externas que se especializan en el cobro de deudas.Los asociados de cobro se ocupan de todos los tipos de deudas vencidas, incluidos los pagos de automóviles o hipotecas, préstamos estudiantiles, pagos con tarjeta de crédito y pagos de bienes y servicios.
La mayoría de las colecciones asociadas trabajan a tiempo completo. Algunas noches de trabajo y fines de semana para llegar a los clientes en casa.
Cuenta de Asociados de Educación
Muchos empleadores buscan asociados de cuenta que hayan obtenido una licenciatura en contabilidad. Sin embargo, algunas organizaciones pequeñas aceptan solicitantes que hayan trabajado en una oficina de contabilidad o hayan completado cursos de contabilidad en la escuela secundaria.
Algunos colegios comunitarios ofrecen programas de grado asociado en contabilidad. Por ejemplo, el City College de San Francisco (CCSF) en San Francisco, California, tiene un programa de dos años de Licenciatura en Contabilidad en Ciencias, que le permite transferir sus créditos a una universidad de cuatro años después de completar el curso. CCSF también ofrece clases de contabilidad sin crédito, sin matrícula.
Mesa Community College en Mesa, Arizona, tiene un programa de dos años de Asociado en Negocios de Contabilidad que le permite transferir sus créditos a la Universidad Estatal de Arizona si decide continuar su educación. Houston Community College tiene un programa en línea Asociado de Ciencias Aplicadas en Contabilidad, que se completa en aproximadamente dos años.
La mayoría de los colegios y universidades que tienen una escuela de negocios ofrecen programas de licenciatura en contabilidad. Por ejemplo, Catawba College en Salisbury, Carolina del Norte, ofrece programas de Licenciatura en Artes y Licenciatura en Contabilidad. Los programas preparan a los estudiantes para carreras como oficiales de préstamos, tenedores de libros, asociados de contabilidad, analistas de presupuestos, asociados de recaudación o examinadores de impuestos.
Los programas de contabilidad de licenciatura generalmente incluyen cursos en materias como derecho comercial, finanzas, administración y contabilidad. Para obtener una licencia de Contador Público Certificado, la mayoría de los estados solo aceptan candidatos que hayan completado 150 horas de crédito en un colegio o universidad. Debido a que muchos programas de grado requieren solo 120 horas crédito de estudio, algunas escuelas ofrecen programas de contabilidad de cinco años y 150 horas que permiten a los estudiantes obtener una licenciatura y una maestría en el mismo programa.
Algunos asociados de cuentas eligen obtener certificaciones para mejorar o ampliar sus carreras. Por ejemplo, el Instituto Americano de Contadores de Libros Profesionales ofrece el certificado de Contador Certificado, que destaca la competencia en habilidades como el balance de cuentas y la administración de nóminas. Muchos programas de certificación requieren que los candidatos tengan algunos años de experiencia profesional en contabilidad.
Habilidades y cualidades personales de los asociados de cuenta
Además de la educación y la capacitación en el trabajo, los asociados de cuenta deben poseer ciertas habilidades y atributos personales y profesionales. Deben tener buenos conocimientos de informática, incluido el conocimiento de aplicaciones empresariales estándar como Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft Outlook. Los asociados de cuenta deben tener la capacidad de comprender las aplicaciones de contabilidad estándar de la industria, como los programas Quicken y SAP.
Los asociados de cuenta deben comprender instrucciones detalladas y comunicarse claramente en conversaciones verbales y escritas. Su atención al detalle es vital para preparar declaraciones de clientes precisas, registrar actividades de cuentas y analizar situaciones financieras complejas.
Los asociados de cuenta deben tener buenas habilidades matemáticas y la capacidad de operar una calculadora. Muchas compañías buscan asociados de cuenta con experiencia de 10 teclas: la capacidad de operar una calculadora con solo tocar.
Debido a que los asociados de cuenta a menudo trabajan en plazos para preparar la nómina o los informes, deben trabajar de forma independiente y mantener un cronograma. Deben poder trabajar bajo presión, resolver problemas y mantenerse organizados. Los asociados de cuenta deben tener buenas habilidades interpersonales cuando trabajan con compañeros de trabajo y tratan con los clientes en persona, por correo electrónico y por teléfono. Los asociados que trabajan en cuentas por cobrar y cobranzas se benefician de la capacidad de comprender las dificultades financieras de sus clientes.
La integridad es una de las cualidades más importantes de un asociado de cuenta. Deben respetar los estándares éticos, respetar las leyes y mantener la confidencialidad de las cuentas de los clientes y las finanzas de la organización en todo momento.
Los sueldos de los asociados de cuenta
Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS, por sus siglas en inglés), los asociados contables ganaron un salario promedio de casi $ 40,000 en 2017. El salario medio representa el centro de la escala salarial de la ocupación. Los mayores ingresos ganaron más de $ 60,000. Entre los empleadores mejor pagados se incluyen las empresas que ofrecen productos y servicios técnicos, profesionales y científicos, seguidas por las empresas del sector financiero.
Según el sitio web de PayScale, los asociados de cobranza ganaron un salario medio ligeramente más alto de alrededor de $ 46,000. Algunas colecciones asociadas también ganan bonos y comisiones sobre la deuda que cobran.
Posiciones contables Perspectivas de empleo
En 2016, aproximadamente 1,7 millones de asociados contables, tenedores de libros, asociados de cobranza y asociados de auditoría trabajaron en los Estados Unidos, según el BLS. La Oficina espera que las oportunidades de empleo para los asociados de cuentas se mantengan en los niveles actuales, desde ahora hasta 2026.
La subcontratación y los programas informáticos que automatizan los procesos contables pueden llevar a algunos empleadores a reducir su personal contable.
