La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas viajan fuera de la ciudad por negocios. Algunos lo hacen con frecuencia; otros solo ocasionalmente. De cualquier manera, el costo puede aumentar. Certify informó que el costo anual promedio de un viaje de negocios en los EE. UU. Es de $ 949 para boletos de avión, tarifas de hotel y otros gastos. Ser capaz de deducir los costos de viaje puede proporcionar un alivio financiero significativo para una pequeña empresa. Sin embargo, las reglas impositivas para los viajes de negocios no siempre son sencillas, ya que imponen una serie de limitaciones en las deducciones para los gastos de viaje del propietario.
$config[code] not foundReglas de impuestos para viajes de negocios
Las deducciones por viaje dependen del propósito de su viaje
Los dueños de negocios pueden tratar de combinar el placer con los negocios al dedicar tiempo a actividades personales durante el viaje de negocios. Esto puede ser deseable, especialmente durante la temporada de verano cuando los miembros de la familia pueden acompañar a un empresario en un viaje. Lo que esto significa desde la perspectiva de la deducción de impuestos depende de si el viaje es nacional (dentro de los EE. UU.) O extranjero.
Para viajes nacionales, puede deducir el 100 por ciento de su tarifa aérea en un viaje si el propósito es ante todo para los negocios Esto es así incluso si pasa tiempo haciendo turismo, visitando a la familia o jugando al golf. No hay una línea clara para determinar el significado de "principalmente", pero si no hubiera tomado el viaje sino por la necesidad de hacer negocios, es probable que pase la prueba. Sin embargo, su hotel / motel y las comidas de los días para fines personales no son deducibles. Y no puede deducir ninguno de los costos para los acompañantes no comerciales.
Si el viaje no es principalmente para negocios, entonces ninguna parte de la tarifa aérea es deducible. Sin embargo, puede cancelar gastos que son para negocios, como almorzar con un proveedor.
Las reglas para viajes al extranjero están en la Publicación 463 del IRS.
Sólo el 50 por ciento de las comidas son deducibles
A pesar de que su viaje es todo por negocios, solo puede deducir la mitad de los costos de sus comidas. Esto incluye sus propias comidas y las que paga al hospedar a personas de negocios, como clientes, proveedores y prospectos.
El costo de asistir a las convenciones puede ser deducible con limitaciones
Puede deducir el costo de asistir a una convención si la asistencia beneficia a su empresa. Sin embargo, hay una serie de limitaciones:
- No puede deducir los gastos de su familia u otros acompañantes que no sean de negocios que lo acompañan.
- No puede deducir los gastos de las convenciones realizadas fuera del área de América del Norte (los países se enumeran en la Publicación 463 del IRS) a menos que sea razonable celebrar la convención fuera de esta área (según las actividades, la organización patrocinadora y otros factores) y la reunión Está directamente relacionado con su negocio.
- Si está en un crucero, los costos deducibles se limitan a $ 2,000 por año.
Debe tener buenos registros para reclamar deducciones
La ley tributaria impone reglas especiales de justificación cuando se trata de gastos de viaje. Los recibos no son suficientes para deducir los gastos de viaje. También necesita un registro, como un diario, cuenta de gastos o aplicación, que contenga la siguiente información:
- El costo de cada gasto de viaje por separado, como alojamiento, comidas y gastos imprevistos
- Fechas de salida y regreso para cada viaje.
- Destino del viaje.
- Propósito comercial para el gasto o el beneficio comercial ganado o que se espera obtener.
Las tarifas por día pueden reducir el mantenimiento de registros
Es posible que pueda usar ciertas tarifas de viáticos establecidas por el gobierno para justificar el costo de los viajes de negocios. Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento de la cantidad de gastos. Hay varias cantidades diarias:
- Una tarifa federal por día (establecida por la Administración de Servicios Generales) para alojamiento, comidas y gastos imprevistos,
- Una comida estándar asignada y
- Tasas altas y bajas del IRS para alojamiento, comidas y gastos imprevistos.
Incluso si su empresa utiliza tarifas diarias para los empleados de rango y archivo (como el reembolso a estas tarifas), los propietarios de empresas (aquellos que poseen más del 10 por ciento de las acciones corporativas, así como las personas que trabajan por cuenta propia) no pueden usar el federal por tarifa diem o tarifa alta-baja del IRS para alojamiento; Sólo el costo real de alojamiento es deducible. Pueden utilizar el subsidio estándar de comida. Si los propietarios utilizan la asignación estándar para comidas, simplemente se alivia la necesidad de conservar los recibos; Todavía se requiere otro mantenimiento de registros.
Conclusión
Establezca buenas prácticas comerciales para realizar un seguimiento de los gastos de viaje para que pueda reclamar las deducciones a las que tiene derecho. Trabaje con su CPA u otro asesor fiscal para optimizar los resultados fiscales de sus viajes de negocios.
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