Reuniones efectivas agregan valor real a las empresas. Producen ideas, dan dirección, fortalecen lazos y renuevan el vigor. Al mismo tiempo, las empresas no pueden dedicar recursos infinitos. La clave es asegurarse de que las personas esenciales estén invitadas, en el momento adecuado y en el espacio apropiado. Interacciones directas hacia un propósito común y finaliza con un plan de acción claro.
Propósito claro
Todas las reuniones efectivas tienen un propósito claro. Esto se traduce en una agenda. Si intenta cubrir demasiados elementos a la vez, entonces su reunión se está extendiendo demasiado. Si hay muy pocos temas en la mesa, los correos electrónicos, las discusiones personales u otras formas de comunicación son más prácticos. Su agenda debe delinear elementos específicos para ser discutidos en el orden correcto. Escribir las cosas por adelantado ayuda a aclarar el enfoque de la reunión. También asegura que los participantes tengan un "buy-in", llegan con ideas valiosas y se mantienen en el camino a medida que se desarrolla la discusión.
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La logística es esencial para una reunión efectiva. Uno de los aspectos es invitar al grupo correcto de personas que realizan las tareas que se discutirán, que tomen decisiones sobre ese trabajo o que de otra manera ejercen influencia. Elija un tiempo que no solo sea gratuito para todos los asistentes, sino que no compita con otras prioridades de trabajo o niveles de energía. La duración de su reunión también es importante.En la mayoría de los casos, dos horas es un máximo saludable. También ayuda a estimar los tiempos para cada ítem de la agenda y respetar los límites. Su ubicación debe hacer que las personas se sientan cómodas y prácticas. En algunos casos, esto significará una ubicación privada, una llamada de conferencia o una reunión externa.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingIntercambios dinámicos
Las reuniones efectivas requieren una comunicación efectiva. Ayuda a establecer reglas básicas tales como "Parte de nuestro objetivo es desarrollar un presupuesto para el próximo año fiscal que aumente nuestros ingresos netos en un 15 por ciento. "Si está proponiendo nuevas categorías de gastos para su departamento, prepárese para hacer reducciones en otras áreas, o presente un argumento sólido sobre cómo los gastos adicionales aumentarán los ingresos". Las formas de crear sinergia incluyen hacer una "encuesta de problemas" donde los participantes pueden llamar Áreas de preocupación o lluvia de ideas para generar ideas colectivamente. Un moderador es su arma secreta para alentar el diálogo grupal y desarrollar los intereses de cada persona, mientras mantiene la reunión general en el buen camino.
Resultados significativos
Al final de su reunión debe haber resultados claros y procesables. Una forma de alentar esto es enumerar los "próximos pasos" como el tema final en su agenda. Asigne de 10 a 15 minutos para amarrar todos los cabos sueltos. Resumir los problemas resueltos por los participantes. Indique todos los elementos que no se resolvieron, y designe quién es responsable de abordarlos, para cuándo. Al hacerlo públicamente, y no fuera de línea, refuerza la responsabilidad. Además, planee distribuir minutos o un resumen general de la discusión y sus resultados. En algunos casos, los siguientes pasos incluyen programar otra reunión. Consulte a los colegas que sean responsables de las tareas de seguimiento antes de que se realice la próxima reunión para garantizar el progreso continuo.
