Todos los días es una batalla por la productividad cuando eres un pequeño empresario o un consultor. Y, si somos honestos, la productividad puede ser especialmente difícil de mantener durante estos cálidos meses de verano cuando las barbacoas y los sueños de la playa causan estragos en nuestro día.
Si alguna vez te has sentado y te has preguntado qué sucedió entre los días 9 y 5, una nueva encuesta de los creadores de OfficeTime puede interesarte. Aquí, el sitio de seguimiento de tiempo encuestó a los encuestados para responder la pregunta "¿dónde está nuestro tiempo" e identificó a algunos de los mayores culpables de la productividad en el lugar de trabajo?
A principios de este año, OfficeTime anunció los 5 principales asesinos del tiempo y superó formalmente al correo electrónico (47 por ciento), la dilación (42 por ciento), las redes sociales (36 por ciento), las reuniones (34 por ciento) y la navegación en Internet (30 por ciento) como los principales vicios. Robando horas de nuestro día. Esta vez, OfficeTime se volvió a registrar para ver exactamente cuánto tiempo estábamos gastando en estas cinco áreas de succión de tiempo.
Advertencia, los resultados pueden asustarte:
- El 64 por ciento dedica hasta 1 hora a sitios de redes sociales cada día.
- El 59 por ciento dedica hasta 1 hora cada día a navegar por Internet.
- El 49 por ciento dedica hasta 1 hora cada día a las reuniones.
- El 40 por ciento gasta un promedio de 1-3 horas en el correo electrónico.
- El 34 por ciento dedica de 30 minutos a 1 hora a "postergar"
Sume el alto nivel de esos números y es bastante fácil de entender por qué algunos de nosotros dejamos la oficina preguntándonos qué es exactamente lo que hemos logrado en primer lugar.
Si sientes que no estás estirando tus días todo lo que puedas, a continuación hay algunos consejos rápidos de productividad que te ayudarán a evitar algunas de las trampas de tiempo enumeradas anteriormente.
1. Crea un Plan
Todos los domingos me siento en mi computadora, descubro qué es lo que debo hacer durante la próxima semana y creo un mapa para los próximos 5 a 6 días sobre cómo / cuándo se realizará cada tarea. Claro, es inevitable que surjan otras cosas y que tenga que cambiar mi plan, pero entrar en la semana con una estructura establecida me ayuda a concentrarme en el trabajo que es De Verdad importante. De lo contrario, es fácil dejar la semana de la misma manera en que ingresó, con un montón de trabajo aún sobre la mesa porque quedó “marginado” en otras áreas. Sepa lo que necesita hacer en su día y su semana, y hágase responsable de eso.
2. Programar correo electrónico
No es sorprendente que el correo electrónico aparezca una y otra vez como el principal culpable de la productividad. En la encuesta mencionada anteriormente, el 40 por ciento de los encuestados dijo que pasaba entre 1 y 3 horas un día respondiendo al correo electrónico, y apuesto a que ha tenido días en los que ha gastado mucho más que eso. Intenta programar horarios en los que respondas al correo electrónico para no pasar todo el día entrando y saliendo. Tal vez maneja el correo electrónico durante una hora por la mañana y luego se registra durante 20 minutos antes del almuerzo y antes de salir por la noche. Elija lo que sea mejor para usted, pero llegue al punto en el que está administrando su correo electrónico, no al revés. Y, si es posible, evite contestar el correo electrónico tan pronto como ingrese a la oficina. Encontrará que ser capaz de derribar algunas cosas de su plato primero ayudará a establecer el impulso para el resto del día.
Esta publicación de 7 consejos de Gmail que todos los SMB deberían saber puede ayudarlo a utilizar su cuenta de Gmail de forma más inteligente aprovechando las herramientas y funciones gratuitas.
3. Encuentra herramientas de rendición de cuentas
No sé sobre usted, pero mi mayor obstáculo para la productividad es mantenerme responsable. Cuando trabajas para ti mismo, no tienes a nadie más allí para romper el látigo y mantenerte concentrado. Tal vez usted sea disciplinado y no lo necesite o tal vez sea como yo y confíe en las herramientas para que sea lo más responsable y productivo posible.
Las herramientas de seguimiento de tiempo en línea como Harvest, Toggl y OfficeTime (creadores de la encuesta) pueden ser increíblemente útiles para un individuo o un equipo para ayudar a realizar un seguimiento preciso del tiempo y analizar cómo se gasta. Si cobra por hora, estas herramientas también pueden ayudar a mantener un registro de los presupuestos de los clientes y mostrarles cómo está gastando sus dólares.
Si no es un fanático de los rastreadores de herramientas de línea, tal vez un viejo y confiable temporizador sea su forma preferida de mantenerse en el camino. Tengo un temporizador de huevos en mi escritorio y lo uso religiosamente cuando escribo contenido. Cualquier herramienta que uses no tiene que ser llamativa, solo es algo a lo que serás responsable.
4. Identidad y límites de distracciones
Somos conscientes de algunas distracciones: es la luz parpadeante de nuestro teléfono inteligente, es Twitter o es nuestro blog favorito que no tiene nada que ver con el trabajo. Habiendo sido identificados, es bastante fácil frenarlos cuando queremos. Mata tu Internet si no lo necesitas en este momento, tira tu teléfono en un cajón donde no puedas verlo, etc.
Pero hay otras distracciones que aparecen en nuestros días que tal vez no nos demos cuenta.
Como el sistema de mensajería de su oficina (Skype, tal vez) que está lleno de más conversaciones sobre opciones de almuerzo que de trabajo, o esa persona a la que le gusta llamar a reuniones cuando un correo electrónico hubiera sido más eficiente. Una de las ventajas de usar una herramienta de seguimiento de tiempo en línea es que puede ayudarlo a detectar el tiempo que puede no haber notado. Si no ha usado uno antes, puede intentarlo durante algunas semanas simplemente para ayudarlo a analizar cómo pasa el día. Tal vez descubra que está pasando un tercio de su día en reuniones o tiene un amigo que le envía mensajes de texto cada hora. Una vez que sepas, corta el ruido. Se sorprendería de la manera en que las soluciones fáciles pueden agregar horas a su día.
¿Cuáles son algunos de sus mayores culpables de la productividad en el lugar de trabajo? ¿Caen en la lista o tienes otros vicios secretos?
Actualización de la foto de las redes sociales a través de Shutterstock
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