Planificar un evento es un proceso que puede ser desafiante y consumir mucho tiempo, pero es una manera muy efectiva para que las empresas promocionen sus bienes y servicios. Algunos desafíos incluyen elegir un lugar, administrar invitaciones, organizar respuestas y hacer un seguimiento de los pagos.
Eche un vistazo a los siguientes consejos para ayudarlo a superar estos desafíos y transformar la visión de su evento en una realidad excepcional:
Plan para el exito
Tenga en cuenta su audiencia al programar un evento. El "cuándo" y el "dónde" son consideraciones importantes para maximizar la asistencia. Para cada evento, debe establecer dos objetivos: lo que espera lograr y lo que espera que logren sus asistentes. Estos consejos de planificación ayudarán a enfocar sus esfuerzos, comunicarse de manera efectiva y proporcionar una experiencia significativa para todos los involucrados.
Invitaciones - Hazlo Personal
Existe una gran posibilidad de que la primera impresión de su cliente sobre su evento resulte de su invitación por correo electrónico, por lo que su invitación debe ser atractiva. Su invitación debe ser profesional y comunicar la información básica sobre su evento. Aquí hay algunos consejos para enviar grandes invitaciones en línea:
- Es importante segmentar tu lista. Quieres invitar a las personas que más te interesen.
- Personalízalo (incluye los nombres de los invitados).
- Marca la invitación con el logo y colores de tu empresa. Sus clientes deben saber que viene de usted sin ver una sola palabra.
- Incluya el propósito y los beneficios de asistir a su evento.
- Proporcione detalles claros sobre dónde, cuándo y los costos asociados con el evento, así como información de contacto.
- Incluya un mapa, si es posible, y direcciones para llegar.
Promover proactivamente
Las invitaciones pueden no ser suficientes para garantizar una casa llena. Hay algunos pasos adicionales que pueden ayudar a crear conciencia, fomentar la asistencia y llenar asientos en su evento. Las sugerencias incluyen:
- Un sitio web específico para el evento. Este es un gran lugar para enumerar todos los detalles del evento: la descripción general, el propósito, las tarifas, las actividades, los enlaces a otros sitios web, invitados especiales y recursos adicionales.
- Al igual que la invitación original, asegúrese de que todas las promociones incluyan su marca, el logotipo de la empresa y los colores.
- Si el evento está abierto al público, considere promocionar su evento en los sitios de redes sociales. Mi experiencia es que las redes sociales son complementarias a herramientas promocionales como invitaciones por correo electrónico. Encuentro que puedo aumentar la asistencia en al menos un 10% o más incorporando las redes sociales en la mezcla.
- Recuerde enviar un recordatorio en los días previos al evento.
- Incluir un calendario de eventos para promover futuros eventos.
- Capture más que información estándar para usar en futuros esfuerzos de marketing.
- Si hay tarifas para su evento, recójalos durante el registro. El cobro de tarifas electrónicamente evita los riesgos de seguridad de administrar y almacenar números de tarjetas de crédito en su propia computadora. Y, si puede hacer que los inscritos paguen en el momento de la inscripción, está obteniendo un compromiso firme de parte de las personas que asistirán al evento.
- Si recaudas, siempre incluye una política de reembolso.
Aproveche las herramientas adecuadas
Las pequeñas empresas deben valorar su marca y procurar el profesionalismo cuando se comunican con sus clientes actuales y potenciales. Una herramienta diseñada para uso profesional ofrece la mejor solución para satisfacer estas demandas. Al igual que con el marketing por correo electrónico y la encuesta en línea, hay herramientas en línea disponibles para ayudarlo a planificar, seguir y administrar su evento.
Hacer que cuente
Siempre hay oportunidad de mejorar su evento después del hecho. Las actividades posteriores al evento pueden revelar información útil sobre lo que funcionó y cómo puede mejorar su próximo evento.
- Seguimiento de los que asistieron frente a los que no lo hicieron.
- Envíe una comunicación de seguimiento oportuna para incluir los aspectos más destacados del evento, las imágenes y el resumen general.
- Realice una encuesta posterior a los eventos de los asistentes para captar su experiencia en el evento.
- Pregunte acerca de las áreas de mejora en su próximo evento.
Desde la planificación previa al evento hasta el análisis posterior al evento, un evento exitoso se beneficiará enormemente del uso de la solución en línea adecuada. Al seguir estas sugerencias, puede ser más productivo en menos tiempo, verse profesional y brindar una experiencia de evento satisfactoria para sus asistentes.
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