Cuando un cliente entra en una oficina, la recepcionista es la primera persona con la que se encontrará. Los recepcionistas son el enlace entre el público y las compañías para las que trabajan, y por esa razón deben conocer todas las políticas y procedimientos de la oficina. Es posible que no puedan responder todas las preguntas que tenga un cliente, pero siempre deben poder dirigir al cliente a alguien que pueda hacerlo.
Saludar a los visitantes
El deber principal de una recepcionista es saludar a los visitantes y dirigirlos a las oficinas o administradores correspondientes. La recepcionista es la cara pública de cualquier compañía, y debe ser amigable, útil y con conocimiento de todos los procedimientos y políticas de la oficina. Estos pueden variar de una oficina a otra. Por ejemplo, una recepcionista médica deberá saber cómo obtener la información del seguro de cada paciente y cómo cobrar los copagos si es necesario. Si bien no es necesario que respondan preguntas médicas, deben saber a quién dirigir a los pacientes si tienen un problema. Una recepcionista en un despacho de abogados no debe ofrecer asesoramiento legal, pero ella debe saber quién es el experto en su oficina para trabajar con un cliente y dirigirlo de inmediato a esa persona.
$config[code] not foundHacer cumplir las políticas de la oficina
En algunos casos, los recepcionistas son responsables de hacer cumplir las políticas y procedimientos de la oficina. Las políticas específicas de la oficina variarán de una oficina a otra, pero generalmente están diseñadas para proteger la seguridad y el bienestar de los empleados y clientes en la oficina. Las políticas de la oficina pueden incluir prohibiciones de fumar, tomar bebidas alcohólicas y participar en acoso sexual o verbal en la oficina o área de recepción. Muchas oficinas también tienen un código de vestimenta básico y requieren que todos los que ingresen a la oficina usen zapatos y ropa apropiada. Otras políticas básicas de oficina cubren las horas de operación, facturación y cómo informar a los clientes sobre cualquier cambio en los servicios o tarifas. Al igual que todos los empleados, la recepcionista debe conocer las políticas de la oficina y tener un manual del empleado disponible en todo momento.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingCuestiones de privacidad y confidencialidad
En muchas oficinas, los recepcionistas son responsables de archivar grandes cantidades de información. Estos podrían incluir registros de empleo de los clientes, historial médico o legal, dirección e información de contacto o información financiera. Aunque el empleador de una recepcionista puede tener acceso completo a esa información, la recepcionista no debe compartirla con nadie fuera de la oficina o con personal no autorizado dentro de la oficina o lugar de trabajo. Las políticas de la oficina proporcionan reglas estrictas sobre el derecho a la privacidad de los clientes y, a menudo, incluyen sanciones por la divulgación de información no autorizada. Debido a que a los recepcionistas se les confía información muy personal, deben conocer estas políticas y cumplirlas en todo momento. Los recepcionistas también deben poder informar a los clientes sobre sus derechos de privacidad y responder a cualquier pregunta que puedan tener con respecto a estos problemas.
