Como propietario de una pequeña empresa, ya hace un seguimiento cercano de los recursos de su empresa, incluidos el capital, los empleados y las instalaciones. Pero ¿qué pasa con el tiempo de los empleados? El tiempo es difícil de cuantificar y rastrear, y como tal, muchos propietarios de pequeñas empresas tratan el tiempo como si fuera un recurso ilimitado. Sin embargo, esto no podría estar más lejos de la verdad.
Un estudio reciente de McKinsey encontró que solo el 9% de los ejecutivos estaban "muy satisfechos" con la forma en que se asignaba el tiempo de los empleados. Además, casi la mitad de los ejecutivos dijeron que su asignación de tiempo actual no se alineaba con los objetivos de la empresa. Y el empleado de oficina promedio puede decirle que se gasta demasiado tiempo de la empresa en tareas triviales, como responder a correos electrónicos y asistir a reuniones no esenciales.
$config[code] not foundLa gestión eficaz del tiempo es fundamental para la productividad y la rentabilidad de su negocio. Entonces, ¿cómo pueden las empresas mejorar la gestión del tiempo? No es tan fácil como simplemente decirles a los empleados que usen su tiempo de manera más efectiva. En su lugar, el equipo de liderazgo necesita construir una cultura corporativa que respalde activamente la administración efectiva del tiempo en toda la organización.
Una cultura que apoya el manejo efectivo del tiempo
Privacidad del empleado
La multitarea es una gran palabra de moda en el mundo de los negocios. Se espera que los empleados puedan hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez. Así los gerentes llenan sus horas de trabajo con diversos proyectos, reuniones y actividades corporativas.
Sin embargo, los estudios están demostrando cada vez más que la multitarea no es efectiva. De hecho, los investigadores de Stanford demostraron que los multitarea tienen habilidades de organización deficientes, se distraen fácilmente y, a menudo, carecen de concentración.
Si la multitarea no es la clave para una gestión eficaz del tiempo, ¿qué es?
La respuesta es fluir. Según lo definido por el autor y psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, el flujo se produce cuando se entra en un estado de concentración intensa y sin esfuerzo en la tarea en cuestión. A menudo se lo conoce como "estar en la zona", y los empleados son mucho más productivos en este estado que en cualquier otro momento.
Para mejorar la productividad, los empleadores deben hacer todo lo posible para mantener a los empleados en modo flujo. Esto significa fomentar un entorno corporativo de silencio y privacidad. Siempre que sea posible, los gerentes deben evitar cargar a sus empleados con múltiples tareas o distraerlos con correos electrónicos y llamadas telefónicas innecesarias.
Muchos empleados también se benefician de tener oficinas privadas, en lugar de trabajar en granjas de cubículos ruidosos.
Menos reuniones más efectivas
Uno de los mayores flagelos para la gestión eficaz del tiempo es la reunión corporativa. La reunión promedio toma un tiempo valioso e interrumpe el modo de flujo del empleado, mientras que genera muy poco en cuanto a resultados significativos.
Según una encuesta de Microsoft, las reuniones ineficaces se encuentran entre las pérdidas de tiempo más importantes en la semana laboral promedio. Además, los empleados pasan casi seis horas a la semana en reuniones, y el 69% de los empleados sienten que estas reuniones no son productivas.
Para administrar mejor el tiempo de la empresa, los ejecutivos solo deben programar reuniones que sean absolutamente necesarias. Las reuniones deben tener un propósito específico: tomar una decisión o resolver un problema. Debe haber una agenda detallada de los temas a discutir y en qué orden, y la cantidad de tiempo asignado a cada uno.
Si una reunión solo está diseñada para impartir información, considere enviar un correo electrónico. Muchas reuniones también pueden ser opcionales, por lo que si un empleado se encuentra en ese modo de flujo crítico, él o ella pueden optar por la interrupción.
Seguimiento del tiempo
Todo ejecutivo sabe que para que una empresa pueda avanzar, es necesario que haya un conjunto de objetivos y metas claramente definidos para el futuro. Sin embargo, solo establecer estos objetivos no es suficiente. Con demasiada frecuencia, los ejecutivos y sus empleados se involucran en las tareas diarias y nunca encuentran el tiempo para avanzar en los objetivos a largo plazo. Aquí es donde entra el seguimiento de tiempo electrónico integrado.
Los sistemas electrónicos de seguimiento de tiempo efectivos deben capturar los costos, así como el tiempo dedicado a cada empleado y proyecto individual, y luego integrar esta información en una visión integral de la asignación de tiempo de la empresa. De esta manera, puede determinar si la asignación de tiempo actual de su empresa se alinea con los objetivos de su empresa. Al igual que con cualquier recurso, la asignación correcta de tiempo reducirá el desperdicio y facilitará el crecimiento de la empresa.
Peter Druckers, el legendario consultor de gestión, dijo una vez:
El tiempo es el recurso más escaso y, a menos que se administre, no se puede administrar nada más.
En el mundo de los negocios, el tiempo es precioso. Es para el mejor interés de cada empleador promover una cultura corporativa que la mida, administre y valore.
Foto improductiva reunión a través de Shutterstock
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