Para los propietarios de pequeñas empresas, crear una política de redes sociales es una forma eficaz de ayudar a sus empleados a interactuar con los clientes, aclarar sus mensajes de marketing y proteger su credibilidad en línea. Veamos cómo crear una política de redes sociales.
¿Qué es una política de medios sociales?
Aquí hay una definición:
"Una política de redes sociales es un conjunto de directrices que describe cómo los empleados deben interactuar con los clientes en línea".
En general, la mayoría de las políticas brindan pautas para:
- Blogs corporativos
- Gorjeo
Recuerde, no tiene que crear políticas individuales para cada sitio de redes sociales. En su lugar, puede crear un documento de política maestra y desarrollar capítulos cortos para cada sitio específico. Esto facilita la administración del documento y mantiene los cambios bajo control.
Manuales de empleados y política de redes sociales
Desde un ángulo, puede desarrollar su política de redes sociales como un subconjunto de su manual para empleados. Esto significa que cuando alguien se une a la compañía, las pautas para interactuar en línea están cubiertas bajo ese capítulo en el manual.
O bien, puede crear un documento independiente y consultar el manual del empleado cuando sea necesario. Esto reduce el recuento de palabras, por ejemplo, puede hacer referencia a información legal y políticas de recursos humanos en este documento.
Empezando
Como muchas otras cosas, dar el primer paso es la parte más difícil de desarrollar una política de medios sociales. Entonces, ¿por dónde empiezas? Un enfoque es mirar a las empresas de su sector, examinar sus políticas (muchas son públicas) y usarlas como elementos fundamentales para sus documentos.
Cuando estés examinando las políticas, considera lo siguiente:
- Tono - ¿Es la política formal o utiliza un estilo de conversación más relajado? ¿Cuál crees que funciona mejor? Algunos documentos usan frases como "El usuario debe …" que suena un poco duro. Intenta adoptar un tono que sea profesional, servicial y respetuoso.
- Longitud - Algunas políticas son muy cortas, mientras que otras son densas y se leen como documentos legales. Una vez más, ver qué funciona mejor para usted. No hay bien o mal.
- Nivel de informacion - Algunas políticas proporcionan pautas generales, mientras que otras proporcionan información más detallada, por ejemplo, que detalla cómo responder a un comentario negativo en el blog de la compañía.
- Alcance - ¿Las políticas cubren las redes sociales de manera individual o tienen un enfoque más amplio? ¿Qué enfoque funcionaría mejor para su empresa? ¿Cuál sería más fácil de manejar?
- Uso - ¿Puedes ver a tu personal usando estos documentos? Si no, ¿por qué? Busque ejemplos que disfrute de la lectura y que considere que funcionarán bien para su equipo.
Creación de un borrador de documento
Si la idea de escribir una política de redes sociales te llena de temor, entonces anímate. No es tan difícil y te mostraré por qué. De la misma manera en que Roma no se construyó en un día, crear sus documentos de política tomará un tiempo … pero llegará allí. El truco consiste en dividirlo en tareas manejables, por ejemplo, una política por semana.
Por ejemplo, comencemos con una política para tu página de Facebook:
- Propósito - Describa el propósito de esta política en una oración. Mantenlo enfocado y elimina cualquier ambigüedad. Escribe en un tono positivo.
- Los objetivos - Describa cómo esta política ayudará a los lectores (es decir, a sus empleados y seguidores de Facebook) a interactuar.
- Política - Escriba una política breve que describa sus expectativas, posición y acciones que puede tomar si se incumplen estas pautas.
- Contactos - Incluir información de contacto si el lector necesita una aclaración.
¿Ayuda u obstaculizar?
¿Por qué tanta gente siente que las políticas de los medios sociales son algo malo? La razón principal por la que las políticas no funcionan (o no obtienen una mala reputación) es que dificultan a los empleados hacer su trabajo. Tal vez eso no sea completamente cierto, pero para muchos empleados, estas políticas sensación Como una intrusión y una regla más a seguir. ¿Cómo puedes solucionar esto?
Creo que es la palabra política Eso molesta a la gente. Si este es el caso, cambie el tono del documento y consúltelos como pautas, instrucciones y ejemplos para que sus empleados tengan más confianza cuando interactúen en línea. Luego, una vez que haya creado las políticas, realice un taller informal e introduzca el documento. Recuerde, la mayoría de los empleados quieren hacer bien su trabajo. Pero a veces se sienten frustrados cuando tienen que cambiar la forma en que realizan sus tareas diarias. El taller debe reducir su ansiedad y darles la dirección que necesitan.
Cuando inicie la sesión, trabaje a través de los siguientes elementos:
- Suposiciones - Eliminar cualquier suposición o malentendido que puedan tener sobre las políticas.
- Ejemplos - Guíelos a través de políticas de ejemplo para que comprendan cómo se aplica la política a su función.
- Escenarios - Mantenga la sesión práctica discutiendo los escenarios donde las políticas los ayudarán.
La parte del escenario del taller es muy importante. Muestre ejemplos reales de donde las redes sociales pueden causar problemas, como:
- Personal que comparte información confidencial por accidente.
- Respondiendo a comentarios negativos y entrando en guerras de fuego.
- Dejando comentarios en los sitios web de los competidores.
Luego, muestra cómo manejar estos problemas de manera más efectiva. Sus empleados verán el valor de los documentos y estarán más dispuestos a usarlos.
Publicar
Una vez que haya finalizado los documentos de la política, envíe un PDF a todos los empleados. Pídales que lo lean con cuidado y responda si han notado algún hueco, error o error tipográfico. Luego, publique la política en su sitio web, blog y otros canales de medios sociales. Recuerde agregar una fecha, un número de versión y el propietario del documento para que pueda hacer un seguimiento de los cambios del documento.
Monitor
Desarrollar políticas es un proceso de refinamiento. Cada seis meses, revise los documentos y actualice cuando sea necesario. Por ejemplo, si ha lanzado un sitio móvil, es posible que desee incluir políticas para esto en el documento. Más importante aún, mire los comentarios que recibe de su equipo y vea cómo se puede usar para refinar el texto.
Conclusión
Escribir tu primera política de redes sociales es más fácil de lo que piensas. Míralo como un pequeño proyecto que vas a abordar en las próximas cuatro semanas. Cree un equipo con buenas habilidades de redacción y conocimiento de las redes sociales, luego trabaje hacia una fecha límite.
Si ya ha escrito políticas de redes sociales, ¿cuál es la parte más difícil del proceso para usted? Una vez que haya creado las políticas, ¿cómo las implementa?
Imagen de Dirk Ercken / Shutterstock
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