Las actas corporativas son el documento oficial de la reunión de una empresa. Las actas debidamente guardadas ofrecen un resumen objetivo de los procedimientos de la junta y del comité, al tiempo que sirven como evidencia del cumplimiento de las obligaciones reglamentarias y fiduciarias.
Complete primero los detalles básicos
Registrar hechos esenciales en el primer párrafo.. Tenga en cuenta cuándo y dónde tuvo lugar la reunión y cuánto duró, así como la presencia o ausencia de quórum. Identifique a todos los participantes, comenzando con los miembros de la junta y los directores. Indique si hay alguno ausente. Anote los nombres de los miembros del personal o de los invitados en una línea separada. Además, indique si el evento fue una reunión regular o especial.
$config[code] not foundIdentificar acciones clave
Dedique un párrafo por cada moción, comenzando con la aprobación de las actas de la última reunión. Identifique quién hizo la moción y el resultado, pero no se preocupe por nombrar a quienes secundaron la moción. Si la votación es una votación nominal, indique el nombre de cada persona. Asegúrese de anotar las propuestas palabra por palabra.
Propina
Si no está seguro de quién hizo una moción, no tenga miedo de preguntar. Sin embargo, si no entiende un punto específico, resáltelo en su libreta de notas (o en las notas aproximadas de su computadora portátil) para preguntárselo al presidente más adelante.
Resumir los puntos esenciales
Condense largas discusiones. La forma en que los miembros de la junta directiva deciden un tema es más relevante que los métodos que utilizaron para llegar a un consenso al respecto. Si las obligaciones reglamentarias o fiduciarias requieren que registre cierta información, solo registre los factores que afectaron a una votación en particular, como el debate sobre los pros y los contras de una propuesta.
Propina
Use palabras clave, siempre que sea posible, para ayudarlo a grabar notas. Escriba en palabras clave en el lado izquierdo de su libreta, si está usando una. Tome notas sobre cada palabra clave en el lado derecho.
Record disidentes y abstenciones
Identificar eventos como disensiones o abstenciones. cuando los miembros de la junta o los directores quieren que esas opiniones sean anotadas para el registro, o las reglas de procedimiento lo requieren. Por ejemplo, es posible que un miembro no pueda votar sobre un tema debido a conflictos de intereses reales o percibidos. En ese caso, escribirá: "El miembro de la Junta X fue excusado de discutir o votar en la Moción Y".
Propina
Evite tomar notas detalladas para las sesiones ejecutivas, si la junta lo llama. Simplemente tome nota de los participantes, así como la fecha, hora, lugar y duración.
Revisa tu trabajo
Corrige y corrige tus borradores de minutos., preferiblemente después de la reunión, y luego enviarlos para que el presidente los revise. No fomente la edición importante porque podría comprometer la precisión de su trabajo. Firme y feche sus minutos después de que la junta los apruebe. Adjúntelos a todas las copias originales firmadas de los informes del comité, la correspondencia y los informes escritos. Introduzca la copia oficial en el libro de actas de la organización.
Propina
Una vez que los miembros de la junta y los directores reciben las actas, no es necesario incluir los adjuntos. En su lugar, resúmalos en tus minutos.
Advertencia
Abstenerse de usar lenguaje emocional o crítico en sus minutos. Mantén tu postura como un observador neutral.
