Las conferencias y eventos de negocios están más avanzados tecnológicamente que nunca. Si está organizando un evento, hay muchos métodos diferentes que puede utilizar para conocer a los asistentes y conectarse con ellos. Y puede utilizar CRM para recopilar información y organizarla de manera que pueda beneficiar a su empresa.
A continuación hay algunos consejos sobre cómo usar CRM para eventos, incluyendo qué tipo de información recopilar y cómo recopilarla, de parte de expertos de CRM. Puede hacer que su próximo evento sea exitoso en más de una forma.
$config[code] not foundHacer un poco de investigación
Antes del evento, haga una lista de las personas que se han inscrito para asistir. En su programa de CRM, asegúrese de tener un registro de contacto para cada asistente e ingrese cualquier otra información relevante que pueda tener. Considere utilizar un programa como Nimble que lo ayude a reunir y organizar información sobre las personas a través de su huella en línea.
También debes decidir algunos objetivos para el evento: ¿qué quieres aprender? ¿Con quién quieres conectarte? ¿Qué más quieres lograr?
Conectar con los asistentes clave
Además, considere la posibilidad de conectarse individualmente con algunos de los jugadores clave, como oradores o presentadores antes del evento. El CEO de Nimble Jon Ferrara recomienda que los organizadores del evento, o incluso aquellos que asisten a los eventos que quieran aprovecharlos al máximo, puedan beneficiarse de comunicarse con las personas con anticipación.
Recomienda acceder a las redes sociales compartiendo parte de su contenido u ofreciendo comentarios valiosos. Una vez que se haya conectado con alguien varias veces, puede sugerir una reunión en el evento o solicitar alguna información adicional para mejorar el evento.
Configurar listas
También antes del evento, debe tener configuradas algunas listas que lo ayudarán a identificar y clasificar a las personas que asisten. De acuerdo con Brent Leary, cofundador de CRM Essentials, esto te ayudará a organizar y decidir la mejor manera de conectarte y hacer un seguimiento con las personas después.
Por ejemplo, podría estar buscando conectarse con personas que están a cargo del marketing en su empresa y que tienen autoridad de compra. Se conectaría con esas personas de manera diferente a como lo haría con aquellos que trabajan en la administración y no tienen voz en las compras de mercadeo.
Haga preguntas en el evento
Para obtener las respuestas más útiles de las personas, debe hacer sus preguntas mientras la información aún está fresca en sus mentes. Hay algunas maneras diferentes de recopilar la información que necesita. Pero si solicita comentarios a las personas mientras están realmente en el evento, es probable que obtenga más respuestas e información más precisa.
Automatizar tanto como sea posible
Para que sea más fácil para usted y para aquellos a quienes espera obtener retroalimentación tanto durante como después del evento, Leary sugiere automatizar la mayor parte posible del proceso. Configure contactos para los asistentes en su sistema de CRM antes del evento. Luego, cuando la gente responda a sus preguntas o escanee sus credenciales en varias sesiones en el evento, automáticamente podrá recopilar esa información una vez que finalice el evento.
Que sea breve
Cuando le pide a los asistentes que respondan preguntas en el evento, desea obtener la mayor cantidad de información posible. Pero no puede esperar que se sienten y realicen una encuesta de una hora de duración. Priorice la información que le gustaría obtener de las personas y pregunte solo lo esencial. Es posible que pueda obtener más información cuando se conecte con personas más adelante.
Averigua quién y por qué
¿Qué tipo de información debes tratar de reunir? Eso dependerá en gran medida de sus objetivos. Pero dos datos que debe obtener sin importar cuáles sean 1.) quiénes son los asistentes y 2.) por qué vinieron. Esto significa, al menos, obtener información básica básica como un título de trabajo y luego descubrir exactamente por qué cada persona decidió asistir en primer lugar.
Use su software favorito de encuestas
Para recopilar realmente esta información, Leary sugiere utilizar cualquier número de programas de encuestas que funcionen con su CRM. Por ejemplo, Salesforce puede integrarse con múltiples programas de retroalimentación que incluyen GetFeedback, SurveyMonkey y QuestionPro.
Si utiliza un programa que se conecta automáticamente con su CRM, le impedirá tener que ingresar manualmente todos los datos que recopile en una fecha posterior. Dependiendo del tamaño de su evento, eso podría ser un gran ahorro de tiempo.
Utilizar tecnología móvil
Leary dice que una tendencia creciente en los últimos años en varios eventos a los que asistió ha sido que las personas respondan preguntas de comentarios durante un evento utilizando sus dispositivos móviles. Como la mayoría de las personas llevan sus teléfonos a todas partes, esta es una forma de facilitar el proceso a los asistentes, observa.
Dar opciones a la gente
También puede ofrecer algunas opciones adicionales para que las personas puedan elegir el método que más les convenga. Por ejemplo, Leary dice que algunos eventos utilizan mensajes de texto, mientras que otros incluso tienen aplicaciones móviles dedicadas. Al ofrecer diferentes opciones, puede aumentar la cantidad de respuestas que recibe de las personas. Esto le brinda la mejor oportunidad de obtener comentarios precisos sobre su evento.
Seguimiento de la actividad del asistente
Pero también puede obtener información de las personas sin tener que preguntarles nada. Un método popular para que los organizadores de eventos recopilen información es mediante el uso de insignias que los asistentes pueden escanear cuando asisten a diferentes sesiones o segmentos del evento.
Por ejemplo, si su evento presenta oradores sobre diversos temas, puede conocer a los asistentes viendo a qué sesiones de oratoria asistieron. Si está buscando ponerse en contacto específicamente con personas que trabajan para empresas de comercio electrónico, por ejemplo, puede configurar un segmento para personas que asistieron a sesiones relacionadas con esa industria.
Monitorear las redes sociales
Otra herramienta útil para monitorear comentarios y aprender sobre los asistentes son las redes sociales. Los eventos a menudo designan hashtags que las personas pueden usar para compartir comentarios y conectarse con otros. Al revisar las publicaciones bajo el hashtag de tu evento, aprendes lo que la gente piensa sobre el evento. Pero también aprende detalles básicos que pueden ayudarlo a conectarse con ellos en el futuro.
Agregar información a los registros de contacto
Después del evento, asegúrese de que la información que haya recopilado sobre cada asistente esté completamente actualizada en su CRM. Debes tener información de contacto junto con todos los comentarios que hayas recopilado. Tome los detalles que ha reunido y separe a cada asistente en los segmentos que designó antes del evento.
Seguimiento poco después
También puede continuar recopilando información de personas poco después del evento. Por ejemplo, envíe una nota rápida por correo electrónico agradeciéndoles por asistir. Luego, si lo desea, pregúnteles si responderían algunas preguntas de seguimiento. Estas podrían ser más preguntas sobre ellos mismos. O puede preguntar cómo disfrutaron el evento o qué cambiarían. Esta información le ayudará a realizar mejoras en los eventos que planea en el futuro.
Decida cómo conectarse con las personas que avanzan
Usando los diferentes segmentos en los que ha separado a sus asistentes, ahora puede decidir cómo conectarse más a medida que cada grupo avance. Por ejemplo, enviar información a las personas según sus intereses o industrias. Estos segmentos pueden basarse en la información que sus asistentes le proporcionaron antes de presentarse en su evento. Pero también pueden basarse en las sesiones a las que asistieron y en los comentarios que ofrecieron durante el evento. Si está tratando de identificar a las personas que trabajan en la fabricación, por ejemplo, puede hacerlo basándose en la información que ha recopilado. Lo mismo ocurre con cualquier otro segmento o nicho con el que desee conectarse.
Hacer conexiones significativas
Finalmente, recuerde no confiar en la automatización para todas sus interacciones con clientes, clientes y otros contactos. Los nombres en su lista no son solo parte de un segmento de marketing, sino personas reales. Trátelos en consecuencia. Recuerde, la automatización puede facilitar el acceso a un gran número de personas al mismo tiempo. Pero hay ciertas personas a las que debes llegar a nivel personal. En una entrevista telefónica con Small Business Trends, Ferrara explica:
“Tienes que agregar un valor real a la conversación. Si entablas conversaciones auténticas y las pagas con el tiempo, esa persona comenzará a verte como un asesor de confianza y será más probable que no solo regrese sino que también traiga amigos ".
Foto del evento a través de Shutterstock
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