Contratar a un nuevo empleado puede requerir bastante tiempo y esfuerzo. Desde el día en que se publica un trabajo hasta que el nuevo empleado se incorpora, puede demorar desde un par de semanas hasta varios meses. Antes de archivar todos esos currículums y notas, tómese unos minutos para enviar cartas a quienes no fueron contratados. Puede que no sea tan agradable como escribir la carta de oferta, pero también merecen saber el resultado de sus esfuerzos.
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Antes de comenzar, comuníquese con su departamento de recursos humanos para averiguar si ya tienen cartas de cotización para este fin. Si es así, usa estas plantillas. Incluso si no tienen las plantillas, puede haber requisitos específicos o lenguaje que debe incluir en cualquier carta de rechazo. Siga sus pautas para evitar cualquier problema de los solicitantes.
Componer una sola letra
Cree una letra que se pueda utilizar para todos los solicitantes. Comience con un breve agradecimiento por su interés en el trabajo, luego declare que alguien más fue elegido para el puesto. Si es apropiado, felicite al grupo como un todo por sus habilidades y calificaciones con algo como "Todos los candidatos fueron altamente calificados y cualquiera de ustedes hubiera sido una gran adición a nuestro equipo". Agregue un segundo párrafo con algunas notas de procedimiento que indiquen que los curriculums vitae se mantendrán archivados, que pueden llamar si tienen preguntas o que usted espera que soliciten posiciones futuras. Si HR requiere un lenguaje específico, agregue esto como un tercer párrafo. Termine la carta agradeciéndoles nuevamente por su tiempo e interés.
Mantenlo simple
Mantenga la carta corta y simple. Transmitir el mensaje de que no obtuvieron el trabajo, pero deben aplicar nuevamente. Si bien las noticias pueden ser negativas, el tono general de la carta se mantiene positivo y alentador. Limite el cuerpo de la letra a dos o tres párrafos, con no más de seis o siete oraciones. Utilice un formato de carta comercial tradicional con un lenguaje formal pero amigable.
Hazlo personal
Una vez que la plantilla haya sido construida, cree una carta por separado para cada solicitante. Agregue su nombre y dirección en la parte superior de la letra y cambie el saludo para tratarlos por nombre. Imprima la carta con el membrete de la empresa, luego firme cada carta y envíela por correo. El correo electrónico también puede ser apropiado, pero una carta impresa y personalizada les informa que usted tomó su tiempo y esfuerzo en serio. Es posible que un solicitante no sea el mejor candidato para este puesto, pero si se lo trata con respeto, puede encajar bien en un trabajo futuro o convertirse en uno de sus mejores clientes.
