El papel de los asistentes administrativos es apoyar al personal profesional para que puedan desempeñar sus funciones con eficacia. Ya sea en el gobierno, las empresas o las organizaciones sin fines de lucro, los administradores mantienen el zumbido de la oficina cuidando lo esencial, como el papeleo y los registros de computadora. Por lo general, también realizan algunas tareas administrativas, pero las tareas específicas dependen del nivel del trabajo y el tipo de oficina.
$config[code] not foundResponsabilidades del día a día
Los asistentes administrativos realizan tareas tales como organizar reuniones, programar citas, mantener el calendario de la oficina, contestar teléfonos y editar correspondencia. Mantienen archivos de oficina y bases de datos y crean hojas de cálculo y presentaciones para computadoras. A menudo, sus responsabilidades también incluyen la compra de suministros y la gestión de la sala de suministros.
Sus tareas de servicio al cliente incluyen recibir visitas a la oficina y asegurarse de que reciban la asistencia que necesitan.
Deberes Adicionales
El otro trabajo de los asistentes administrativos a menudo depende de la industria en particular. En las oficinas legales, los administradores ayudan a preparar documentos legales, mientras que en las oficinas médicas facturan a las compañías de seguros. En las oficinas de la escuela, el mantenimiento de los registros de los estudiantes y la comunicación con los padres están entre sus deberes.
El nivel y el título del trabajo determinan cuánta responsabilidad recae en un asistente administrativo. Los administradores de nivel básico se centran en las funciones administrativas y en las tareas básicas de la computadora, pero los administradores superiores con conocimientos avanzados de informática suelen asumir tareas administrativas, incluida la supervisión del personal administrativo y la capacitación de nuevos empleados. Los asistentes administrativos de los ejecutivos también pueden investigar, redactar informes, tomar actas en reuniones, supervisar a otros administradores y hacer arreglos de viaje.
Conocimientos y habilidades
La capacidad organizativa es esencial. porque el trabajo principal del administrador es mantener los registros de la oficina y realizar un seguimiento de las reuniones y citas. Los administradores también deben poder comunicarse bien en inglés oralmente y por escrito y realizar una investigación en Internet. El trabajo requiere habilidad con el equipo de oficina, incluyendo computadoras, fotocopiadoras, sistemas telefónicos, faxes y equipos de videoconferencia.
Dependiendo de la posición y la industria, Los administradores necesitan ser competentes con varios programas informáticos, como correo electrónico, contabilidad, bases de datos, hojas de cálculo y software de procesamiento de textos..
Calificando para el trabajo
Los asistentes administrativos necesitan un mínimo de un diploma de escuela secundaria que incluya clases en prácticas de oficina y software de computadora. La capacitación adicional en inglés y habilidades informáticas es útil, y muchos administradores han tomado algunas clases técnicas en la escuela o en la universidad o tienen un título de asociado. Los empleadores también suelen capacitar a los nuevos empleados en sus procedimientos de oficina y el vocabulario de la empresa en particular, por ejemplo, el vocabulario legal.
Los administradores pueden obtener la certificación voluntaria de la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos. La certificación requiere de dos a cuatro años de experiencia, dependiendo de la educación de un administrador, y los solicitantes también deben aprobar un examen.
