Cómo organizarse en el trabajo

Si desea hacer más en su pequeña empresa, necesita organizarse.

La organización puede venir en muchas formas diferentes para pequeñas empresas. Si trabaja en una oficina, es probable que las necesidades de su organización sean diferentes a las de alguien que administra una tienda o un restaurante. Pero hay algunos aspectos básicos que es importante tener en cuenta sin importar dónde trabaje. Aquí hay algunos consejos de organización que pueden ayudar a su pequeña empresa a hacer más cosas de inmediato.

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Cómo organizarse en el trabajo

Purgar sus suministros

Es difícil organizarse cuando tienes un montón de cosas innecesarias que ocupan espacio. Entonces, cuando esté comenzando a organizarse, revise todos sus suministros de oficina y deseche o done cualquier cosa que no use regularmente

Asegúrate de que todo tenga un espacio designado

A partir de ahí, necesitas encontrar un lugar para todo.Trate de mantener todo fuera del camino de su espacio de trabajo inmediato para evitar el desorden lo más posible.

Mantenga sus suministros más utilizados fácilmente accesibles

Sin embargo, debe dar prioridad a los suministros que usa con más frecuencia. Si va a guardar algo en su escritorio o en los cajones inmediatamente adyacentes a su área de trabajo, deben ser las cosas que usa todos los días.

Ir sin papel donde sea posible

Parte de eliminar el desorden también es evitar la creación de un nuevo desorden. Así que asegúrese de que solo imprima y guarde documentos y otros elementos de papel que es absolutamente necesario tener en copias impresas. Entonces guarda el resto como archivos digitales.

Mantente al tanto de tu bandeja de entrada

Tu vida en línea también puede ser muy importante para organizar. Y eso comienza con tu bandeja de entrada. Cuando organice, vaya a la bandeja de entrada cero y luego cree carpetas para organizar todo el correo entrante.

Darse de baja

Entonces también querrá darse de baja de cualquier boletín o lista que no sea absolutamente esencial para sus operaciones para poder reducir aún más los correos electrónicos futuros.

Ordenar el correo / documentos entrantes diariamente

Una vez que haya organizado todos sus correos electrónicos y elementos de correo, debe trabajar para que la organización siga funcionando. Para hacer esto, es una buena idea reservar un poco de tiempo cada día para revisar cada artículo entrante.

Tirar / Eliminar lo No Esencial

También querrá mantener el espíritu de purgar lo no esencial más allá de sus esfuerzos iniciales de organización. Cuando reciba nuevos documentos, correos electrónicos, mensajes u otros elementos, tire o elimine todo lo que no necesita de inmediato en lugar de dejar que esos elementos ocupen espacio por más tiempo del necesario.

Declutter tus redes sociales

Los medios sociales pueden ser otra fuente de desorden en línea. Si sigue toneladas de cuentas que no son necesarias, entonces es probable que dedique mucho tiempo adicional a lo largo de sus líneas de tiempo. Deja de seguir u oculta las cuentas de las que no necesitas actualizaciones periódicas.

Usa aplicaciones para mantenerte organizado

Puede mantener información importante al alcance de su mano con la ayuda de las aplicaciones. Las aplicaciones móviles y de escritorio como Dropbox y Evernote pueden ayudarlo a almacenar notas e información en un lugar central al que puede acceder desde cualquier lugar.

Pero mantente alejado de demasiadas aplicaciones

Sin embargo, es importante que no te atrapes en la descarga de aplicaciones para cada función. Si tiene demasiados, entonces puede ser difícil recordar qué información tiene en qué aplicación, lo que anula el propósito. Así que trate de limitarse a unos pocos, y elija aquellos que cumplan múltiples funciones cuando sea posible.

Desactivar las notificaciones

Tampoco querrás estar constantemente al día con nuevos mensajes y alertas. Así que apague las notificaciones en su teléfono y computadora mientras trabaja para que pueda cumplir con las tareas a mano.

Llene su lista de tareas con tareas esenciales

Parte de la organización es mantenerse al tanto de las tareas que deben realizarse. Así que tienes que tener algún tipo de lista de tareas para cada día o semana. Sin embargo, no llene su lista con elementos desordenados o no esenciales. En su lugar, priorice solo aquellos elementos que absolutamente tiene que hacer.

Se adhieren a un solo planificador o calendario en línea

Además, es importante mantener sus listas de tareas pendientes en una ubicación central. Puede usar un planificador de papel o un calendario en línea o una aplicación de lista de tareas, siempre y cuando se limite a uno solo constantemente.

Evitar la multitarea

La multitarea es una forma realmente rápida de desorganizarse. Te encontrarás haciendo malabarismos con muchos suministros, pestañas abiertas, correos electrónicos y otros artículos. Y puedes incluso atrasarte en el trabajo por completo. En su lugar, quédate con una sola tarea a la vez hasta que la hayas completado. Luego, vuelva a colocar los suministros y ordene cualquier artículo digital que se ocupe de esa tarea antes de pasar a la siguiente.

Asegúrese de que todo el inventario esté correctamente etiquetado

Si maneja un negocio con inventario como una tienda o un restaurante, también necesita tener un sistema para mantenerlo organizado. Y asegúrese de que todo esté correctamente etiquetado para que sus empleados también puedan encontrar fácilmente los artículos.

Programar descansos regulares

Si realmente vas a estar organizado, entonces debes asegurarte de no estar demasiado abrumado para hacerlo. Programe algunos descansos breves a lo largo de cada día laboral para que pueda mantenerse productivo y también tenga algo de tiempo incorporado en caso de que se encuentre con una tarea que requiera mucho tiempo.

Reservar tiempo para la organización

Al igual que con otras tareas, también debe dedicar tiempo a la organización si desea tener éxito con ella. Así que agregue tareas de la organización periódicamente a su lista de tareas pendientes y, de hecho, reserve algo de tiempo para completar esos elementos.

Entrar en una rutina

De hecho, puede ser una buena idea entrar en una rutina diaria o semanal para organizar ciertos artículos. Por ejemplo, puede reservar cinco minutos al final de cada día para limpiar su escritorio y ordenar sus correos electrónicos. Luego, al final de la semana o del mes, puede tomar medio día para completar todo el espacio de trabajo y el disco duro.

Crea un sistema que tenga sentido para ti

Cuando se trata de organización, hay muchas rutas diferentes que puede tomar. Algunas personas prefieren mantener todo en línea, mientras que otras prefieren planificadores de papel y archivadores. Pero tienes que hacer lo que te resulte cómodo si quieres tener éxito.

Foto de trabajo organizado a través de Shutterstock

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