Hay un proyecto de escritura frente a ti … y una hoja de papel en blanco. Con un sudor frío, empiezas a pensar que podría ser más fácil contratar a un redactor (después de todo, no entraste en los negocios para ser escritor). Piensa otra vez. Con cinco pasos sencillos y algo de práctica, puede ser su propio redactor y reinvertir el dinero que habría gastado en ayuda externa para su negocio.
¿Por qué la escritura de negocios es importante?
La razón por la que escribir, o cualquier tipo de comunicación comercial, es importante es la misma razón por la que nos involucramos en el negocio: para crear resultados empresariales positivos. La redacción comercial efectiva puede promover resultados comerciales positivos de muchas maneras, incluyendo:
- Creación de valor para las partes interesadas
- Ayudar a alinear a los interesados con las estrategias y objetivos de la empresa.
- Permitiendo que el escritor se involucre en el aprendizaje continuo
Las siguientes sugerencias de escritura mejorarán la forma en que escribe, desde un correo electrónico informal hasta una propuesta comercial completa. (Lo único que variará es el tiempo empleado en cada tarea de escritura).
Paso 1: Conoce a tu audiencia.
¿Se está comunicando hacia arriba, hacia abajo o lateralmente? ¿Su audiencia es interna o externa a su organización? Estas son las preguntas más básicas relacionadas con su audiencia. Si se detiene aquí en su investigación, es probable que no tenga suficiente información para avanzar en el proceso de redacción.
Conozca a su lector de la manera que pueda. Si se trata de una persona específica, ¿tiene un asistente que pueda darle una idea? Tal vez los informes directos de la persona pueden darle algunos consejos? ¿Hay un perfil de la persona que le ayudará a determinar sus intereses y estilo de comunicación? Si está vendiendo o comunicando la cadena de mando, las respuestas a estas preguntas pueden ser un determinante crucial de si su audiencia lee y actúa sobre su escritura.
Tómese un momento para considerar el estilo de comunicación preferido de su lector. Piensa en cómo se comunican contigo y con los demás. ¿Quieren que usted “llegue al punto” o comienzan preguntando cómo está su familia? La sabiduría prevaleciente en la comunicación escrita estadounidense es ir directamente al grano; sin embargo; muchos profesionales de negocios prefieren establecer una relación primero, y no leerán su correo electrónico si se sienten devaluados por la comunicación que se dirige directamente a los negocios. Conocer a tu audiencia significa saber dónde colocar tu punto principal: al principio o al final.
Lo más importante que debes recordar al considerar a tu audiencia es saber qué es lo que les importa. No hay nada de malo en la pregunta: "¿Qué hay para mí?" Si no la pregunta en nombre de su lector, su mensaje puede ser pasado por alto.
Paso 2: Decidir sobre el canal de comunicación.
Una vez que conozca a su audiencia, puede tomar una decisión informada sobre qué canal utilizar. Los canales, o modos de comunicación, se pueden dividir en internos o externos, formales o informales. Una vez más, este es sólo el primer paso. Considere si el lector transmitirá su información. Si es así, ¿a quién se lo pasará? Estas preguntas lo ayudarán a decidir si necesita un folleto, una carta, una nota, un correo electrónico u otra forma de redacción comercial.
Un ejemplo: Le escribiremos a nuestro supervisor para convencerlo de que se debe implementar una nueva política en torno a la solicitud de tiempo libre pagado. Dado que esta es una solicitud interna más formal, usaremos un formato de nota. El memo se escribirá de tal manera que el supervisor pueda llevarlo al Director de Recursos Humanos para su discusión.
Paso 3: verbalizar la acción deseada.
Durante los talleres de redacción comercial, los participantes a menudo entienden a la audiencia y al canal de comunicación, pero en el punto en el que tienen que identificar su objetivo general, piensan: "Quiero que lo lean". Este objetivo no es el objetivo de los negocios. Escribir - para cambiar el comportamiento. Verbalizar lo que quieres del lector alienta la acción específica. ¿Quieres que el lector siga una nueva política? ¿Quieres que llamen para una demostración o una oferta de prueba? ¿Está sugiriendo un cambio, o haciendo una solicitud que necesita acción inmediata?
Si no está seguro acerca de la acción resultante ideal, su lector no estará claro, también, y será menos probable que actúe. Por otro lado, al tener una idea clara de cuál es el objetivo de su comunicación, es más probable que convenza a su lector para que actúe. El tiempo es esencial en la redacción de negocios. Solo tiene un momento para que la audiencia sepa que lo que tiene que decir es valioso y necesita acción.
Paso 4: Piensa como un reportero.
Como un reportero, conteste las "Cinco preguntas": quién, qué, dónde, cuándo, por qué (y cómo). Recuerde que la redacción comercial es más clara cuando está al punto. No dé detalles históricos e "interesantes" de fondo a menos que se relacione directamente con lo que quiere que haga el lector.
Si tiene un lector al que le gustan los detalles considerables, considere responder las siguientes preguntas en su escrito:
- ¿Por qué le importa al lector?
- ¿Cómo se beneficia el lector?
- ¿Qué debe hacer el lector?
- ¿Cuándo debe hacerlo el lector?
- ¿Qué pasa si el lector toma acción?
- ¿Qué pasa si el lector no lo hace ¿tomar acción?
- ¿Quién más se beneficiará? ¿Por qué?
- ¿A dónde va el lector para más información?
Paso 5: Cierre la venta.
Solicite la venta al final de su comunicación comercial. Solicite al lector la acción que espera y cuándo la espera. Esta es la técnica de "cierre" que es más efectiva con las audiencias de los Estados Unidos. Si se escribe para una audiencia internacional, hay diferentes pasos involucrados; Sin embargo, proporcionar un final convincente fortalecerá su comunicación.
Veamos un ejemplo que utiliza los cinco pasos del proceso de escritura.
Para: Evan Datta De: Soma Jurgensen, x555 Fecha: 29 de diciembre de 2010.
Re: Aumento de la eficiencia de las solicitudes de tiempo libre pagado (PTO) En una reunión reciente con el personal me conmovió su deseo de mejorar la eficiencia en nuestros procesos para priorizar nuestro tiempo y descubrir más equilibrio entre el trabajo y la vida como organización. Sus ideas reflexivas ese día me inspiraron a ofrecer una idea propia. Considere este memorándum como una solicitud de cambio en un proceso que le cuesta a nuestra compañía innumerables horas de ineficiencia y trabajo. Armado con esta solicitud de cambio, puede agregar otra táctica para defender su estrategia de enfocarse en las personas mediante la simplificación de los procesos. La política actual es que los empleados envíen un correo electrónico a su supervisor para PTO. Luego, el supervisor investiga la cantidad de días que el empleado tiene y completa parcialmente un formulario para que el empleado complete y firme antes de aprobar la solicitud. A medida que nuestra compañía ha aumentado el número de empleados que reportan a cada gerente durante la reestructuración del año pasado, la demanda de tiempo de los gerentes para las solicitudes de PTO ha aumentado de manera exponencial. Con un solo asistente, el director de recursos humanos está inundado de solicitudes de solicitudes de acumulación de PTO de empleados individuales. El resultado es un tiempo considerable dedicado a investigar y satisfacer solicitudes, lo que también ha dado lugar a numerosos errores. Al utilizar la Intranet de la compañía para distribuir los formularios y personalizar el sistema HRIS con los inicios de sesión de los empleados, gran parte de la investigación y los formularios pueden ser realizados por los propios empleados. El nuevo sistema funcionaría de la siguiente manera: La adopción de este cambio de procedimiento liberará tiempo para los empleados, gerentes y recursos humanos. El tiempo ahorrado se puede gastar en contacto personal con empleados que tienen más que preguntas de rutina, mejorando el servicio al cliente proporcionado por Recursos Humanos. Continuar con la política actual resultará en tiempo y recursos perdidos. Para obtener más información sobre las frustraciones con respecto a la política actual, el asistente de recursos humanos y yo estamos disponibles para reunirnos después del primero del año. Estamos disponibles para proporcionar detalles específicos que respalden este cambio en una reunión con el Director de Recursos Humanos. Este nuevo proceso se puede implementar en el transcurso de seis meses, lo que permite a la compañía beneficiarse de este año calendario (2011) y resaltar rápidamente su estrategia de enfoque en las personas mediante la racionalización de la política. Me pondré en contacto con usted dentro de una semana del primer año para hablar más sobre esta oportunidad. Si tiene preguntas entretanto, comuníquese conmigo a mi extensión en el encabezado de la nota. Sinceramente, XXXX
Observaciones finales Recuerde esto: incluso dedicar unos segundos a organizar sus pensamientos utilizando este proceso de cinco pasos puede mejorar su trabajo, independientemente del contenido. Seguir cada paso mutuamente inclusivo puede permitirle a usted, el escritor de negocios, facilitar una comunicación sólida que tenga resultados positivos para su negocio.
