Durante muchos años, las hojas de cálculo de Excel han sido un elemento básico tanto en el ámbito profesional como en el personal para organizar, calcular y presentar datos.
Han sido una herramienta universalmente funcional para una variedad de aplicaciones, como controlar las finanzas de la empresa y administrar el inventario.
No ha habido un solo desarrollo tecnológico que haya podido reemplazar las hojas de cálculo como un elemento fundamental de la oficina (aparte de las actualizaciones en curso de Microsoft Office y competidores similares como Google Docs), por lo que las hojas de cálculo permanecen en circulación activa.
$config[code] not foundPara muchos usos, las hojas de cálculo siguen siendo valiosas, pero hay una serie de ineficiencias que les impiden ser las centrales eléctricas que alguna vez fueron.
Razones por las que debes dejar de usar hojas de cálculo
Si eres un fanático de las hojas de cálculo, es probable que estés sacudiendo la cabeza ante la idea de abandonarlas. Sin embargo, hay algunas razones principales por las que debe reducir su dependencia de las hojas de cálculo en general:
1. Las hojas de cálculo son vulnerables a los errores. Según el ID del sistema, casi el 90 por ciento de todas las hojas de cálculo tienen errores. Esto puede ser una fórmula inadecuada, un número mal informado o un formato ineficiente que conduce a interpretaciones erróneas. Por supuesto, esto no es culpa de las hojas de cálculo de manera inherente, es culpa de los humanos que las administran. Sin embargo, una serie de características de la hoja de cálculo, como su simplicidad, maleabilidad, falta de controles y saldos y falta de comunicación, facilitan que las personas cometan esos errores. Debido a que las hojas de cálculo se usan a menudo para obtener información valiosa o sensible, incluso un solo error puede ser costoso aquí, por lo que no vale la pena correr el riesgo.
2. No hay reglas claras de formateo. Excel le brinda toneladas de opciones cuando se trata de cómo formatear celdas, filas, columnas e incluso cómo se presentan los números y los datos en la hoja. En la superficie, esto parece ser una gran característica, pero esa gran cantidad de opciones significa que no hay una regla clara para lo que es "correcto" o "incorrecto" para aplicaciones específicas. Hay algunas plantillas disponibles en Excel, pero nuevamente, no hay un formato estándar que todos sus empleados, socios y clientes puedan seguir. Es posible que el formato que tenga sentido para usted no tenga sentido para otros, lo que puede generar problemas de confusión y compatibilidad cuando intenta comunicar datos a otra parte.
3. Es demasiado genérico para ser relevante para la mayoría de las tareas. El poder de las hojas de cálculo es su versatilidad, pero eso también puede ser una debilidad. Las hojas de cálculo son una especie de "jota de todas las operaciones, maestra de ninguna". Son decentes en el desempeño en varias aplicaciones diferentes, pero no son la solución ideal para ninguna función en particular. Debido a la diversidad de herramientas tecnológicas que están diseñadas específicamente para funciones individuales, las hojas de cálculo se superan en prácticamente todas las aplicaciones que se puedan imaginar. Es como ir a un restaurante especializado, en lugar de uno que ofrece un poco de cada cocina, esa especialización hace que el producto final sea superior.
4. Solo una persona puede usar una hoja de cálculo a la vez. Esta es una debilidad sutil pero fuerte de las hojas de cálculo. Solo una persona puede trabajar en una hoja de cálculo en un momento dado. Incluso en las opciones de hojas de cálculo basadas en la nube, en general, solo una persona puede realizar ediciones activas, mientras que las otras trabajan con una copia de solo lectura. Esto hace que sea extremadamente difícil para su equipo mantenerse en comunicación activa y continua o colaborar en un solo producto terminado. En nuestro mundo moderno, con trabajadores remotos y tecnología más sofisticada, necesita más soluciones para una fácil gestión en colaboración.
5. Las actualizaciones en tiempo real son imposibles. Según Forrester Research, la transmisión de datos en tiempo real y las actualizaciones son algunas de las tecnologías más importantes y prometedoras en el comercio minorista (así como en una serie de otras industrias). Con el volumen de información disponible y la escalada de las demandas de los usuarios, cosas como el seguimiento de inventario y los datos de los clientes avanzan hacia la transmisión en tiempo real para un suministro de información más rápido y preciso. Las hojas de cálculo no son propicias para actualizaciones en tiempo real, no pueden integrarse en ningún otro sistema para la actualización automática y, como ya hemos visto, solo un usuario puede realizar cambios a la vez. Las actualizaciones en tiempo real son mucho más valiosas.
Qué usar en lugar
Así que hay muchas buenas razones para dejar de usar hojas de cálculo, pero eso no hace que sus necesidades desaparezcan. Todavía necesita hacer un seguimiento del inventario. Aún debe informar las finanzas y es probable que necesite una manera fácil de convertir sus materiales antiguos en un nuevo sistema. ¿Qué podría ocupar el lugar de las hojas de cálculo?
La respuesta simple es software especializado. Existen miles de tipos de software de gestión y seguimiento, algunos de los cuales cubren muchas necesidades en general (como el software de colaboración en equipo) y otros se reducen a un nicho específico (como el software de contabilidad). Su mejor opción es elegir un conjunto de servicios de software, a la carta, que mejor se adapte a las necesidades específicas de su empresa. No existe una solución única para todos (por lo que las hojas de cálculo se están volviendo obsoletas), así que compare y considere sus opciones cuidadosamente.
Foto de hoja de cálculo a través de Shutterstock
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