El mantenimiento de registros es una parte esencial de muchos tipos de negocios hoy en día. Ya sea que trabaje en un consultorio médico, universidad, bufete de abogados u otra institución, administrar los formularios que mantienen a estas empresas funcionando es a menudo un trabajo de tiempo completo en sí mismo. A veces, la cantidad de papeleo generada por la organización puede parecer abrumadora. Los problemas comunes que enfrenta la administración de registros pueden ser aliviados al tener sistemas implementados para manejarlos.
$config[code] not foundRegistros perdidos
Los registros perdidos pueden ir desde un pequeño inconveniente para las empresas hasta una enorme molestia que toma meses o incluso años resolver. Por ejemplo, si los clientes solicitan documentos de la compañía de manera regular y no puede proporcionarlos de manera oportuna (o en absoluto), corre el riesgo de perder su negocio en el futuro. Si se necesitan registros importantes para un asunto legal, como defender a la compañía contra una demanda, no proporcionar los documentos apropiados puede costar enormes sumas de dinero, o incluso significar la disolución del negocio por completo. Una forma de evitar la pérdida de registros es tener un proceso detallado de organización y almacenamiento.
Organización de registro
La organización adecuada de los archivos es una de las piedras angulares de una buena gestión de registros. Normalmente, las empresas organizan los archivos cronológicamente por año y luego alfabéticamente por nombre del cliente. Además de las copias impresas de los registros de su empresa, el almacenamiento electrónico es una opción viable que ahorra espacio y tiempo que su empresa puede utilizar para otros usos. Sin embargo, incluso si elige guardar la mayoría de los archivos valiosos en las computadoras de su organización, las copias en papel tienen su lugar en el almacenamiento de registros y la organización. Los documentos originales, como aquellos con firmas notariadas, a menudo deben conservarse durante un cierto número de años o, a veces, de forma indefinida.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingAlmacenamiento de registro
Dependiendo del tipo de negocio para el que mantiene registros, así como del tiempo que la empresa ha operado, es posible que se quede sin espacio para todos los archiveros que deben tener los formularios. Una posible solución a este problema es no mantener registros extraños. Considere cuánto tiempo su empresa realmente necesita tener estos formularios a la mano. Para fines de impuestos federales, la mayoría de los documentos se pueden eliminar después de un período de tiempo específico, según lo indique el Servicio de Impuestos Internos (IRS), según el tipo de declaración presentada (consulte la sección Recursos). Se requiere que diferentes negocios, tales como oficinas legales y médicas, mantengan la información del cliente solo por un número determinado de años, dependiendo del estado en el que operen. Otra solución es almacenar los registros en una instalación separada, como una unidad de almacenamiento de alquiler. De esta manera, no ocupan un espacio valioso en las instalaciones de su empresa que podría utilizar para dirigir la organización. Sin embargo, tenga en cuenta que tales unidades pueden ser costosas dependiendo de la cantidad de registros que necesite almacenar.
