El correo electrónico puede ser importante, pero si no se comunica de la manera correcta, podría dañar su negocio.
Hay algunas reglas y pautas de etiqueta de correo electrónico de negocios que puede seguir para asegurarse de que su comunicación por correo electrónico sea sólida. Aquí hay 50 consejos.
Consejos de etiqueta de correo electrónico de negocios
Tener una dirección de correo electrónico profesional
Antes de comenzar a enviar correos electrónicos, debe asegurarse de que su dirección de correo electrónico real sea adecuada. Lo ideal es que tengas una dirección de correo electrónico oficial que termine con la URL de tu empresa. Pero si usas una cuenta de Gmail personal o algo similar, solo asegúrate de que sea sencillo con tu nombre o iniciales, en lugar de tratar de ser lindo o divertido.
$config[code] not foundIncluir una línea de asunto directo
En cada correo electrónico, debe incluir una línea de asunto que refleje con precisión el contenido del correo electrónico. Solo un resumen de unas pocas palabras le dará al destinatario una idea de qué esperar antes de que realmente lea su mensaje.
Sólo use ‘Responder a todos’ cuando sea necesario
Cuando recibe correos electrónicos que incluyen a todos en su organización o incluso a unas pocas personas, puede sentirse tentado a incluir a todos en su respuesta. Pero esto puede generar una gran cantidad de tiempo perdido para las personas si el mensaje no es relevante para ellos. Así que tenga cuidado y solo responda todo cuando sea absolutamente necesario.
Corregir
No querrás tomarte el tiempo para crear un gran mensaje de correo electrónico solo para que esté lleno de errores de ortografía y gramática. Por lo tanto, tómese un minuto para revisar y corregir la ortografía antes de enviar para que pueda detectar cualquier error potencial.
Releer para tono
Pero también deberías leer tu mensaje con una idea de cómo lo leerá tu destinatario. A veces, el tono puede perderse en el correo electrónico. Así que solo asegúrate de que lea cómo pretendes.
Cuida tus modales
Y, por supuesto, debe incluir detalles como por favor y gracias en cada mensaje.
Mantenlo más formal para clientes / superiores
Hay muchos niveles diferentes de formalidad cuando se trata de correo electrónico. Así que asegúrese de considerar su relación con cada persona antes de sentirse demasiado cómodo. "Hola chicos" podría ser un saludo apropiado para sus amigos. Pero cuando se trata de clientes, es probable que desee que sea un poco más profesional.
Usar formalidad para nuevos contactos
Del mismo modo, es una buena idea mantener las cosas bastante formales con las personas a las que vas a enviar correos electrónicos por primera vez, hasta que llegues a conocerlos lo suficientemente bien como para cambiarlos.
Utilice un saludo aceptable
Más específicamente, querrás considerar los saludos que usas para cada persona. En general, debes mantener "Hey …" a las personas que conoces bastante bien. "Hola" y los nombres completos son más apropiados para clientes o contactos por primera vez.
Pegarse al punto
En el cuerpo real de su correo electrónico, querrá mantenerlo lo más breve posible. No hagas que el destinatario lea una novela solo para descubrir cuál es tu punto principal.
$config[code] not foundRomper mensajes largos
Si tiene varios puntos que hacer, divida el texto con diferentes párrafos o números pares para que sea más fácil de leer.
Sea claro con su llamado a la acción
También debe considerar qué desea que haga el destinatario con su mensaje. Si está buscando que respondan con una información específica, dígales eso al final de su correo electrónico.
Tenga cuidado con las siglas y la jerga
Si ha incluido algún acrónimo o jerga específica de la industria en sus correos electrónicos, tenga en cuenta el conocimiento del destinatario. Si está tratando con clientes en diferentes industrias, por ejemplo, es posible que desee incluir un poco más de información de lo que lo haría con sus compañeros de trabajo.
Considere su cierre
Luego, al final de cada correo electrónico, querrá elegir una declaración de cierre apropiada. Use algo como "gracias" o "mejor" para los correos electrónicos comerciales.
Incluir un bloque de firma
También puede incluir un bloque de firma que incluye más información en la parte inferior de sus correos electrónicos. Incluya su nombre y alguna información de contacto.
Tome nota de cualquier archivo adjunto
Si está adjuntando documentos a un correo electrónico, infórmeselo al destinatario para que no tenga que abrirlo solo para averiguarlo.
No te olvides de adjuntar
También es bastante común que las personas digan que están adjuntando algo y luego se olvidan de hacerlo. Así que vuelva a comprobar antes de enviar.
Compruebe el tamaño del archivo
Pero tenga cuidado al adjuntar archivos de gran tamaño. Solo hazlo cuando sea absolutamente necesario. O puede intentar cambiar el tamaño de las fotos o dividir el archivo en partes más pequeñas para hacerlo más manejable.
Zip archivos grandes
Cuando tenga que adjuntar archivos grandes, póngalos en un archivo.zip para que sea más fácil para su destinatario.
Pregunte acerca de esos adjuntos primero
También es una buena práctica preguntar a su destinatario si está bien enviar un archivo grande de antemano. Y luego averigüe cuándo sería el mejor momento para enviar ese archivo.
Preguntar sobre los tipos de archivos
Además, verifique y vea a qué programas tienen acceso sus destinatarios para asegurarse de que podrán abrir los archivos adjuntos que envíe.
Enviar archivos PDF cuando sea posible
Pero los archivos PDF son fáciles de ver en cualquier tipo de dispositivo. Entonces, si es posible, envíe archivos PDF en lugar de archivos que requieran un programa específico.
No abra archivos adjuntos de personas que no conoce
En el otro lado de esa ecuación, cuando reciba un archivo adjunto en un correo electrónico que no esperaba, tenga cuidado al abrirlo. Si no está seguro de algo, pregunte al remitente sobre el archivo adjunto antes de abrirlo.
No comparta información confidencial
Dado que los correos electrónicos son tan fáciles de reenviar y compartir, o de enviar accidentalmente a la persona equivocada, no es el formato correcto para compartir cualquier información confidencial o confidencial.
Tenga cuidado con el humor
También puede tener la tentación de agregar un poco de diversión o humor a sus correos electrónicos. Pero como puede ser difícil descifrar el tono en los correos electrónicos, solo asegúrate de que sea muy claro o cuéntale las bromas a las personas con las que te sientas realmente cómodo.
Manténgase alejado de las fuentes tontas
El correo electrónico tampoco es el lugar adecuado para que pueda ser creativo con elementos de diseño. Quédate con las fuentes que son clásicas y fáciles de leer.
Stick con blanco y negro
Del mismo modo, manténgase alejado de los colores de fuente y los patrones de fondo únicos. El blanco y negro clásico es el más fácil de leer.
Limitar el uso de los signos de exclamación
Los signos de exclamación pueden ayudarlo a transmitir una sensación de entusiasmo o énfasis. Pero no los use en exceso o su mensaje no parecerá tan profesional.
Tenga cuidado con todas las tapas
Todas las gorras también pueden agregar algo de énfasis. Pero también puede parecer grito. Entonces, a menos que sea realmente necesario, considere usar cursivas o algo en su lugar.
Solo usa emoticonos con ciertas personas
Cuando se trata de emoticonos y emoticonos, manténgalos en conversaciones con amigos y compañeros de trabajo cercanos que usted sepa que no interpretarán mal o los considerarán poco profesionales.
Considerar diferentes culturas e idiomas
También puede que a veces se corresponda con personas de diferentes culturas u orígenes. Así que asegúrate de tenerlo en cuenta al elaborar tus respuestas para no ofender o confundir a nadie.
Paso atrás antes de enviar mensajes emocionales
Si alguna vez te encuentras en una situación en la que tienes que enviar un correo electrónico enfadado o emocional, crea tu mensaje y luego aléjate un rato para aclarar tu mente. Luego, vuelva a consultar el mensaje más tarde para asegurarse de que realmente es lo que quiere decir.
Responder a mensajes accidentales
En situaciones en las que reciba un correo electrónico que no fue dirigido a usted, responda al remitente para informarles rápidamente.
Confirme el recibo de los mensajes que no puede enviar de inmediato
Y si recibe un correo electrónico destinado a usted pero no es algo a lo que pueda responder de inmediato, simplemente comuníquele al remitente que lo recibió y cuándo podrá obtenerlo.
Iniciar una nueva cadena de correo electrónico para nuevos temas
Cuando le envías un correo electrónico a alguien con quien te relacionas frecuentemente, puede ser tentador mantener una sola cadena en funcionamiento continuamente. Pero esto puede hacer que sea difícil mantener sus conversaciones organizadas. Así que empieza una nueva cadena para cada nuevo tema.
Solo reenviar mensajes cuando sea necesario
El reenvío puede ser una característica útil para los usuarios de correo electrónico. Pero también puede ser usado en exceso. Así que antes de reenviar cualquier mensaje, solo asegúrate de que sean realmente necesarios para no bombardear a las personas con correos electrónicos.
Añadir un mensaje personal al reenviar
Cuando lo encuentre necesario para reenviar correos electrónicos, agregue un mensaje personal en la parte superior para explicar en lugar de simplemente avanzar y hacer que el destinatario lea todo el correo electrónico sin contexto.
Comprobar contenido antes de reenviar
Y si está reenviando una noticia o cualquier tipo de información que no pueda responder personalmente, haga una investigación rápida para verificar la precisión, de modo que no termine perdiendo el tiempo con nadie que no sea correcta.
No agregue personas a las listas de correo electrónico para las que no se registraron
Si tiene alguna cadena de grupos de correo electrónico o listas a las que envía correos electrónicos regularmente, solo agregue personas a esa lista si le han dado su permiso.
Pide educadamente que te retiren de las listas en las que no te registraste
Y si alguna vez se agrega a una lista para la que no se ha registrado, no tenga miedo de ponerse en contacto con el remitente y pida cortésmente que lo retiren.
Dé a las personas el tiempo suficiente para responder antes de enviar recordatorios
Si ha enviado un correo electrónico y no ha recibido una respuesta, es posible que desee enviar un recordatorio rápido. Solo asegúrate de haberle dado a la persona uno o dos días para responder, dependiendo de cuánto tiempo le lleve hacerlo.
Revise su carpeta de spam
También es una buena idea revisar su carpeta de correo no deseado o spam antes de enviar correos electrónicos de recordatorio a las personas, en caso de que ya lo hayan enviado.
Utilice los mensajes de distancia cuando esté de vacaciones
Cuando salga de vacaciones o salga de la oficina por más de uno o dos días, configure un mensaje de respuesta automática o de ausencia para que las personas reciban una respuesta rápida cuando le envíen un correo electrónico.
Hazle saber a la gente cuando respondas
En ese mensaje, incluya la fecha en la que regresará a la oficina y cuándo espera poder devolver los correos electrónicos para que sepan cuándo esperar una respuesta.
Dales otro contacto para asuntos urgentes
Y en caso de que cualquier consulta sea particularmente urgente, incluya otro contacto dentro de su empresa con el que puedan ponerse en contacto.
Agregue la última dirección de correo electrónico
Si está redactando un nuevo correo electrónico, comience con el asunto y el contenido antes de agregar la dirección de correo electrónico del destinatario. Esto evitará que lo envíes accidentalmente demasiado pronto.
Vuelva a comprobar el destinatario
También debes asegurarte de enviarlo a la persona correcta. Así que siempre compruebe que antes de enviar.
Revisión triple de la ortografía de nombres
Y vuelva y verifique una vez más que haya escrito correctamente el nombre de la persona en su correo electrónico. No puedes ser demasiado cuidadoso en este caso.
Asegúrese de que su nombre aparezca correctamente
También debe asegurarse de que su nombre aparezca correctamente en su firma y en el campo del remitente.
Eliminar rápidamente si es necesario
Algunos clientes de correo electrónico como Gmail tienen una función que le permitirá eliminar los correos electrónicos enviados si lo hace de inmediato. Por lo tanto, si olvidó revisar dos veces, elimine el correo electrónico rápidamente antes de que llegue al destinatario.
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