Los informes de mitad de año se escriben en una variedad de contextos, en entornos académicos, negocios, obras de caridad o en cualquier contexto en el que la administración quiera tener una idea de cómo están progresando las cosas. La mayoría del trabajo en dicho informe ocurre antes de que se haga la escritura. Debe recopilar datos todos los días sobre lo que ha estado haciendo, si el informe es sobre usted o sobre lo que su grupo ha estado haciendo. Si tiene la información, elaborar el informe en sí no es difícil.
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Recopile información de manera consistente, tan pronto como se entere de la fecha de vencimiento de un informe, incluso si faltan seis meses. Puede ser útil mantener un diario de lo que hace y tardar diez minutos al final de cada día para completar los detalles. Anote las tareas realizadas, la investigación realizada, las personas contactadas, en resumen, todo. Tu herramienta más poderosa será la evidencia que reúnas.
Tenga en cuenta especialmente cuáles son los objetivos de los gerentes y cómo está trabajando para lograrlos. Además, tome notas sobre los problemas encontrados y cómo los superó.
Revise sus notas periódicamente para ver si está en la tarea, haciendo lo que su jefe quiere que haga. El diario y las notas que tome son una gran fuente de comentarios. Si observa que está gastando demasiado tiempo en tareas improductivas, puede cambiar ese comportamiento y, luego, puede informar de ese cambio como un aumento de la productividad en el informe de mitad de año.
Escriba una introducción que indique sus objetivos clave y cómo los logró. Los gerentes pueden o no pueden disfrutar la idea de leer montones de informes, por lo que puede destacar si capta la atención en la introducción.
Organice el informe de una de las siguientes maneras: problema / solución, objetivo / logro, cronológicamente o categóricamente. El patrón que elijas depende de tu situación. Problema / solución muestra cómo se está adaptando a nuevas situaciones y trabajando y pensando de forma independiente. La meta / logro muestra sus principales logros y le permite a su gerente saber cuán valioso es para la organización. El orden cronológico podría ser adecuado para explicar el proceso tomado para alcanzar un objetivo principal, todos los pasos y desafíos en el camino. Las categorías pueden ser adecuadas para los lugares de trabajo donde desempeña funciones discretas, como organizar, comprar, coordinar y establecer metas. También puede usar una combinación de patrones, por ejemplo, comenzando con una sección sobre objetivos y logros, e incluyendo una sección sobre obstáculos encontrados y superados.
Consulte con su gerente si tiene alguna duda sobre el formato que requiere, y si hay buenos ejemplos anteriores disponibles, pida ver uno o dos. Dado que los informes están escritos en circunstancias tan variadas, tómese el tiempo para investigar exactamente lo que se desea.
