Microsoft Teams es una herramienta de comunicación dentro de Office 365 que brinda a las pequeñas empresas una forma sencilla de comunicarse y colaborar con los empleados. Para aquellos que no han utilizado los equipos de Microsoft, puede ayudar a obtener algunos consejos valiosos e ideas de expertos para aprovechar al máximo.
Consejos de los equipos de Microsoft
Simona Millham es un Microsoft Certified Trainer y un entrenador para la plataforma de aprendizaje de TI CBT Nuggets. Ella compartió algunos consejos valiosos para aprovechar al máximo los equipos de Microsoft para pequeñas empresas en una entrevista por correo electrónico con Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimizar las comunicaciones por correo electrónico
Uno de los mayores beneficios de los equipos de Microsoft es que permite a las empresas mantener todas sus comunicaciones organizadas en un solo lugar, en lugar de depender de largas cadenas de correo electrónico que pueden perderse fácilmente en la confusión. Entonces, si va a aprovechar al máximo los equipos de Microsoft, utilícelo en lugar de, no además de, el correo electrónico para las comunicaciones internas.
Millham dice: "Si alguien envía un correo electrónico al equipo haciendo una pregunta relativamente trivial, y todos responden, eso genera una gran cantidad de correo electrónico. Las conversaciones están en el corazón de los Equipos, lo que facilita ver los hilos de un vistazo y responder rápidamente cuando sea relevante ".
Compartir conversaciones con nuevos miembros del equipo
Los equipos de Microsoft también pueden facilitar la incorporación de nuevos empleados. Cuando realiza una nueva contratación o agrega un miembro del equipo existente a un nuevo proyecto, puede compartir conversaciones de ese hilo o proyecto para que puedan ponerse al día con facilidad, en lugar de reenviarles numerosos correos electrónicos o entregarles documentos engorrosos.
Quédate con unos pocos grupos
Microsoft Teams le permite designar diferentes grupos dentro de su organización para que pueda mantener conversaciones con los miembros relevantes del equipo. Pero no exageres en crear grupos para cada combinación posible de empleados de inmediato. Considere quiénes trabajan juntos en los proyectos con mayor frecuencia y cree solo aquellos grupos que tengan sentido para no abrumar a todos con toneladas de opciones. Siempre se puede agregar más tarde.
Tener un objetivo para cada grupo
Si estás luchando para determinar con qué grupos comenzar, considera qué quieres lograr para cada grupo. Por ejemplo, es posible que desee un grupo solo para la administración de alto nivel, al que recurriría al tomar decisiones estratégicas importantes. Pero también es posible que desee grupos con fines específicos, como soporte de TI y marketing en redes sociales.
Añade grupos a medida que avanzas
A partir de ahí, siempre puede agregar grupos según lo requieran los proyectos específicos. Supongamos que tiene un proyecto de cliente especial que involucra a personas de varios departamentos que normalmente no trabajan juntas. Cree un grupo que sea solo para esa instancia para que esos trabajadores no tengan que comunicarse en un hilo más general.
Configurar la conferencia de audio
Microsoft Teams también ofrece una función de audioconferencia para que pueda organizar reuniones de voz dentro de grupos específicos o solo con uno o dos miembros del equipo. Esta puede ser una característica especialmente útil, especialmente si tiene algunos miembros del equipo que trabajan de forma remota. También puede usarlo para comunicarse con clientes externos a través de una nueva función de acceso de invitado.
Crear una estrategia de comunicación
Por supuesto, Microsoft Teams no es el único producto de Microsoft que ofrece funciones de comunicación como llamadas por chat y audio. Pero Millham advierte que no se deje llevar por todas las opciones disponibles. En su lugar, cree un plan específico que describa en qué situaciones utilizará los equipos de Microsoft para la comunicación en comparación con otras plataformas.
Millham explica: "Creo que uno de los mayores desafíos es ayudar a los usuarios comerciales a comprender QUÉ herramienta de Microsoft Office 365 debe usar CUANDO. Existe una superposición entre la funcionalidad de Teams, Yammer y Skype for Business, que es realmente confusa para los usuarios, y es probable que simplemente vuelvan al correo electrónico de forma predeterminada sin alguna orientación. Por lo tanto, mi recomendación es que la empresa tome un tiempo para pensar qué herramientas se adaptarán mejor a las diferentes partes de su organización, y ejecutar algunos programas piloto con diferentes grupos de usuarios, y luego proporcionar orientación y conocimiento a los usuarios finales ".
Estrategias de comunicación de prueba
Como mencionó Millham, puede ser beneficioso probar diferentes estrategias de comunicación dentro de su organización para ver qué funciona mejor para su equipo específico. Por ejemplo, es posible que tenga sentido usar Skype para las llamadas de los clientes si la mayoría de sus clientes ya tienen identificaciones de Skype y no desean registrarse para acceder como invitados a los equipos de Microsoft. Pero puede optar por mantener todas las llamadas internas dentro de los Equipos por simplicidad. Solo manténgase abierto a las opiniones de los empleados para que pueda optimizar su plan según sus necesidades.
Manténgase actualizado con nuevas características
Microsoft Teams cambia constantemente y agrega nuevas funciones que pueden beneficiar a su equipo o cambiar la forma en que usa la plataforma. Por ejemplo, Microsoft está actualmente en el proceso de integrar la funcionalidad de Skype for Business en los equipos. Millham recomienda consultar la documentación y la guía práctica de los Equipos de Microsoft para obtener más información y actualizaciones sobre cualquier cambio o nuevas características.
Entrene a sus empleados
También es importante asegurarse de que sus empleados comprendan cómo aprovechar al máximo los equipos de Microsoft. Y hay muchos recursos disponibles para ese propósito. CBT Nuggets proporciona una opción para la capacitación de los equipos de Microsoft.
Millham dice: “Para los propietarios de pequeñas empresas, incluye una descripción general de los recursos que se deben tener en cuenta al implementar equipos y alentar la adopción por parte de los usuarios. Para los empleados, cubre cómo usar canales, conversaciones, reuniones, intercambio de archivos, wikis y más ".
Imagen: Microsoft
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