¿Sientes que gestionas tu flujo de trabajo de la mejor manera posible? Muchos equipos se basan en notas adhesivas, pilas de correos electrónicos o, lo que es peor, en su memoria. Quedar atrapado por los errores humanos crea equipos desorientados, perezosos y confusos a partir de grupos que tienen el potencial de ser increíbles.
Estos consejos para pequeñas empresas lo ayudarán a comenzar a utilizar las herramientas de productividad y la integración de aplicaciones para aumentar su flujo de trabajo.
$config[code] not foundEl primer problema proviene del hecho de que cada propietario de una pequeña empresa es un empresario y un técnico, pero la mayoría no son gerentes. La mayoría de las personas comienzan una pequeña empresa después de trabajar en una empresa más grande en un trabajo que implica "hacer". Programación, diseño gráfico, SEO, lo que sea, los propietarios de pequeñas empresas suelen tener su idea cuando se dan cuenta de que podrían estar haciendo lo mismo que están haciendo ahora. y deshacerse de su jefe.
Motivados por el impulso empresarial mítico y los verdaderos expertos técnicos en su campo, los fundadores no se dan cuenta de que no pueden simplemente deshacerse del jefe, tienen que ser el jefe.
Ser el jefe implica la gestión del tiempo, las personas y el dinero. Si bien esto puede ser posible si es su única responsabilidad, además de todo lo demás que encontré, no había suficientes horas en el día.
Esta idea, de Michael E. Gerber "The E-Myth" es clave para comprender por qué las pequeñas empresas enfrentan los problemas que enfrentan, especialmente cuando crecen rápidamente. Desafortunadamente, al iniciar una pequeña empresa, de repente tiene un nuevo jefe: sus clientes, sus ingresos y el reloj. Ahí es donde entran las herramientas de productividad.
La comunicación simple con su equipo no tiene precio, porque no quiere tener que decirle a cada uno individualmente cada vez que se hace algo. Trello es ideal para cosas como esta junto con Slack, una aplicación de chat que puede servir de base para las notificaciones de otras herramientas.
Estos tienen elementos comunes: la comunicación de todo el equipo.
Trabajando en voz alta
Lo mismo que es importante para todas las relaciones, es la clave para un negocio exitoso. Es la comunicación. Los seres humanos son notoriamente pobres en comunicar todo lo que sucede. ¿Con qué frecuencia ha pensado accidentalmente algo que quería decir en voz alta?
Mantener a todos al día con el progreso de una tarea es esencial y también lo es la colaboración. Creo que las pequeñas empresas que tienen una gran idea y un mercado enfocado pueden hacerlo grande siempre que se coordinen entre sí. Incluso los cirujanos, aquellos cuyo trabajo es pensar de pie y reaccionar ante cada nueva situación a la velocidad de la luz, necesitan listas de verificación para eliminar los errores que cometen.
¿Cómo es posible coordinar la construcción de un rascacielos con un gran equipo de empleados subcontratados y internos? Una lista de verificación colaborativa y la comunicación del equipo son todo lo que se necesita. Después de eso, aquellos que son los empresarios, los técnicos y los gerentes tienen la libertad de continuar con sus trabajos y hacer lo que hacen mejor, siempre y cuando hablen de ello.
Consejos para pequeñas empresas para la eficiencia del equipo
Puede utilizar procesos de colaboración para cada aspecto de su esfuerzo relacionado con el negocio.
La promoción de contenido, la contratación de un pasante y la publicación de contenido visual se pueden rastrear con el equipo, lo que facilita la tarea de dividir en partes más pequeñas y distribuirlas entre las personas con la capacidad adecuada. Eso hará que la tarea se haga más rápido y el progreso estará allí para que lo veas.
Para la gestión de proyectos, Trello es increíble. Es un tablero virtual de notas adhesivas de contenido enriquecido que se utiliza para crear tareas de gran tamaño, agregando tarjetas a cada una que detallan los procesos más pequeños.
Uno de los aspectos más útiles es su integración con Slack. Cuando esté configurado para hacerlo, le dirá a su equipo en Slack cuando realice un cambio en Trello, lo que lo convierte en una herramienta poderosa para rastrear el progreso.
Zapier, una herramienta compatible con Slack y Trello, es una aplicación de automatización que le permite a sus aplicaciones web comunicarse entre sí, enviar notificaciones y automatizar procesos para que no tenga que hacerlo.
Tal vez usted puede ver un patrón emergente?
En el último año o dos, las aplicaciones web han pasado de ser versiones basadas en navegador de aplicaciones normales a ser una solución única y basada en la nube. Todo en un solo lugar, todos conectados, hablando y notificando, simplificando las cosas.
Comunicación productiva
A menos que sintamos que nos gustaría hacer nuestro trabajo más difícil para nosotros mismos porque no es lo suficientemente desafiante, deberíamos usar estas máquinas de última moda (término moderno) para nuestra ventaja. Alguien más ya ha hecho el trabajo duro, y muchas de estas herramientas están disponibles de forma gratuita.
Según Pratik Dholakiya, un colaborador de Small Business Trends, la falta de comunicación es uno de los grandes asesinos de la productividad. La falta de una dirección clara es causada por un equipo que trabaja en silencio y, según Pratik, "podría significar que más de una persona hace el mismo trabajo, sin saberlo, que es uno de los grandes asesinos de la productividad". A veces se realizan tareas innecesarias. En otras ocasiones, se asigna demasiado tiempo a tareas insignificantes. Cada uno de estos escenarios destruye la productividad y representa una enorme carga para los recursos de una organización ".
A veces es difícil coordinar su propio flujo de trabajo. Cuando planifica en torno a las necesidades de los demás, puede ser imposible sin una planificación adecuada.
Aprendiendo de las listas
Cuando escribo una publicación de blog, ejecuto una lista de verificación para asegurarme de que esté a la altura. Lo mismo ocurre con la promoción y muchas otras cosas que hago a lo largo del día.
No tengo que recordar cada paso mientras lo hago, simplemente lo ejecuto después para detectar cualquier error. Al hacerlo, también funciona como una herramienta de enseñanza. Aprendo los pasos y encuentro que mi cerebro me lo automatiza a medida que avanzo.
Todos podríamos estar dispuestos a mejorar en nuestros trabajos, sin importar cuál sea el método. Las listas de verificación, como las utilizadas por algunos pilotos, hacen que todo sea posible.
Te hacen capaz de trabajar como una máquina sin dejar de ser humano.
Si tienes alguna sugerencia importante para compartir en una pequeña empresa, me encantaría conocerla.
Nota del editor: este artículo ha sido revisado para reflejar el nombre correcto del autor para The E-Myth.
Lista de verificación de fotos a través de Shutterstock
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