Una de las responsabilidades de los miembros del personal que trabajan en varios niveles de gobierno es escribir notas informativas para los responsables de la formulación de políticas, que las utilizan para informarse sobre los problemas y guiarlos en la elaboración de protocolos, procedimientos y leyes. Una nota informativa es un resumen conciso de un problema o caso que presenta un llamado a la acción para el lector. Un memo exitoso persuade al lector a actuar al proporcionar evidencia concreta que es fácil de entender y evaluar.
$config[code] not foundComience la nota escribiendo "Para:" y "De:" Inserte el nombre del remitente y el destinatario después de los dos puntos. En la siguiente línea, escriba la fecha en que escribió la nota. Termine esta sección escribiendo "Asunto:" seguido del tema al que hace referencia la nota.
Especifique la acción que desea que el lector realice en la primera oración o párrafo de la nota.
Mantenga la atención del lector usando párrafos breves y concisos que no tengan más de 5 oraciones. Al indicar los motivos para tomar medidas, enumere cada motivo en un párrafo separado.
Use evidencia empírica para persuadir al lector de la necesidad del curso de acción propuesto. Por ejemplo, cite estadísticas de vivienda de bajos ingresos cuando busque un cambio en una política de zonificación determinada. Evita generalizaciones que no puedas apoyar con hechos.
Resuma los cursos alternativos de acciones o políticas, describiendo las ventajas y desventajas de cada uno.
Evite expresiones innecesariamente formales o formales, por ejemplo, "según nuestra discusión" y la jerga técnica cuando esté citando hechos y cifras. Use un lenguaje simple y directo que cualquier lector pueda entender.
Use la voz activa, en lugar de pasiva, a lo largo de la nota para alentar la acción. Si conoce bien al destinatario de la nota, use pronombres en primera persona como "I" y "nosotros", porque es más probable que las personas hagan algo por aquellos que creen que conocen personalmente. Enfatice esas conexiones personales aún más mediante el uso de contracciones, como "Yo soy".
Reitere la necesidad de acción al final de la nota. Asegúrese de indicar si hay una fecha límite para la acción que debe cumplirse.
Advertencia
Una nota informativa que supera las dos páginas se convierte en un informe, que es poco probable que el lector lea de inmediato al recibirlo.
