Puede lograr cosas asombrosas en los negocios cuando tiene las herramientas adecuadas, tanto tecnológicas como sociales. Esto es especialmente cierto para la gestión de proyectos de la empresa.
Con algunas herramientas excelentes en su arsenal, como las que siguen, debería poder abordar todas sus necesidades de gestión de proyectos.
¿Tienes los siete de estos?
Software de gestión de proyectos
Gracias a la tecnología moderna, el software de gestión de proyectos se ha vuelto más fácil de usar que nunca. Los mejores programas le permiten mantener a todos sus colaboradores en la misma página, con líneas de tiempo interactivas, seguimiento de datos, marca de tiempo, gastos en cada trabajo, recopilación de contenido y capacidades de delegación.
$config[code] not foundSegún Tom Treanor, Director de Marketing de Wrike, una compañía de software de gestión de proyectos, “Necesita una opción de gestión de proyectos que facilite la creación de tareas, involucre a los miembros del equipo a través de etiquetado fácil y que se integre con las plataformas de correo electrónico y uso compartido de archivos. Utilizar un excelente software de gestión de proyectos es una de las claves para alcanzar con éxito sus objetivos comerciales ”.
Plataformas compartibles
Cada proyecto necesita acceso a las capacidades de compartir archivos para mantener a los miembros relevantes del equipo en la tarea en todo momento. Esto permite el acceso a los archivos del administrador del proyecto a los miembros del equipo y ayuda a minimizar los problemas del proyecto y la gestión ineficiente del tiempo.
Los mejores programas para compartir tendrán las siguientes cualidades:
- En línea y se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.
- Funciones de edición simples.
- La posibilidad de adjuntar el proyecto a la tarea.
- Compartiendo capacidades entre colaboradores.
- Funciones de seguridad que protegen y respaldan tu trabajo.
- Integración con su software de gestión de proyectos.
Entre las plataformas de uso compartido más utilizadas se encuentran Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive y Communifire.
Análisis de proyectos
Para que sus trabajos funcionen de la mejor manera posible, necesita una herramienta de análisis de proyectos que recopile datos del software de gestión de proyectos. Dichos datos mejorarán su eficiencia y procesamiento.
Las mejores opciones de gestión de proyectos tendrán análisis programados directamente en el software, pero también puede encontrar alternativas separadas que recopilan los datos por usted. El informe resultante le mostrará el tiempo y el dinero gastado en cada proyecto, la cantidad de personas involucradas, la cantidad de comunicación necesaria y cualquier otra información que necesite saber para agilizar los procesos y mejorar su balance final.
Estándares de comunicación
Antes de comenzar un proyecto con cualquier colaborador, debe definir sus estándares de comunicación. La mayoría de las empresas utilizan el correo electrónico para todas las comunicaciones, pero eso no funciona para todas las empresas y todos los proyectos.
Deje que sus colaboradores conozcan los canales adecuados para pasar cuando necesitan hacer una pregunta, participar en reuniones de equipo, discutir ideas creativas e interactuar con compañeros de equipo.
Por ejemplo, es posible que desee que todas las preguntas simples e interacciones de equipo tengan lugar dentro de la función de comentarios de su software de gestión de proyectos; y todas las reuniones del equipo se realizarán a través de un chat de video en grupo, como Google Hangout.
La definición de estos estándares al principio reducirá el tiempo perdido y la falta de comunicación y lo ayudará a realizar un trabajo más eficiente.
Plantillas
La mayoría de tus proyectos probablemente caerán en las mismas categorías. Por ejemplo, si se especializa en SEO, estará trabajando con campañas de PPC, señales sociales y contenido del sitio web, con toda probabilidad.
Para que los proyectos fluyan con mayor facilidad, puede desarrollar plantillas para cada una de estas categorías. Puede tomar un poco de tiempo adicional al principio, pero valdrá la pena cuando las distintas facetas de cada proyecto se ejecuten de manera más eficiente y el trabajo realizado por los miembros de su equipo termine requiriendo menos revisión.
Responsabilidad delegada
Una maldición común de los gerentes de proyecto es el deseo de hacer todo por ti mismo porque crees que podrás hacerlo bien. Por lo general, simplemente no es posible hacer todo por sí mismo y asumir demasiado solo resultará en un trabajo de mala calidad a medida que corres para completar todo a tiempo.
Un proyecto correctamente dividido entre cada uno de los miembros de su equipo es un proyecto que tiene más probabilidades de tener éxito. Solo recuerde que delegar una tarea significa que confía en los otros miembros del equipo para realizar el trabajo correctamente y que necesita demostrar esa confianza registrándose solo ocasionalmente, y no microgestionar cada elemento del trabajo.
Delegar responsabilidades y luego confiar en los miembros de su equipo para completar la tarea no solo aligerará su carga de trabajo, sino que mejorará el desempeño de los empleados con el tiempo.
Liderazgo definido
El éxito de la mayoría de los proyectos depende de un líder definido que posea los rasgos de un profesional. Si no tiene un líder claro, esto causará confusión y ralentizará el proceso a medida que los miembros de su equipo se debaten durante la toma de decisiones porque no se ha designado a nadie para tomar las decisiones finales.
Un líder sólido puede poner en práctica las mejores ideas de los miembros de su equipo y dar la última palabra sobre las decisiones del proyecto. El líder del equipo también debe:
- Abogar por la visión,
- Comunicarse bien,
- Comunícate abiertamente y honestamente con todos los colaboradores,
- Exude entusiasmo por el proyecto,
- Delegado sin microgestión,
- Exhibir confianza y fuertes habilidades de toma de decisiones,
- Saber resolver problemas a medida que surgen,
- Ofrecer comentarios y elogios cuando se merece,
- Escuche los comentarios de otros y anime la creatividad y las ideas.
Un líder competente es una de las herramientas más importantes en su cinturón de gestión de proyectos. Con un líder definido que está dispuesto a trabajar con todos sus colaboradores, la gestión exitosa de proyectos no solo es posible … es probable.
Foto de Project Manager a través de Shutterstock
7 comentarios ▼
