Acabas de conseguir un nuevo cliente. Parece que te llevas bien con ellos. Has disfrutado trabajando en los primeros proyectos que te enviaron. En resumen, las cosas se ven prometedoras. Eso es hasta que sea el momento de facturar a su cliente.
La facturación es una tarea tediosa, formal y frustrante que es absolutamente esencial. Después de todo, si no tiene facturas, no le pagan. Y cuando no te pagan, tu negocio se derrumba.
$config[code] not found¿Peor aún? ¿Cómo puede solicitar un pago sin parecer demasiado frío o agresivo? Esto es especialmente cierto cuando se factura a un nuevo cliente que no está familiarizado con sus hábitos y personalidad de facturación.
Cómo facturar a los clientes
Puede comenzar siguiendo estos 10 consejos de facturación que no solo garantizan pagos más rápidos, sino que también evitarán molestar a ese nuevo cliente.
1. Manténgalo simple cuando facture a sus clientes
Si bien desea aparecer lo más profesional posible, no es necesario que la facturación sea más complicada de lo que ya es.
Por ejemplo, dado que la mayoría de las personas no están familiarizadas con la jerga de pagos, como "net 30" o "debida a la recepción", utilice un lenguaje sencillo que llegue al punto. En su lugar, escribir "30 netos" usa "30 días" o "vencimiento dentro de los 30 días". Simple, por adelantado, y no se puede malinterpretar. Elimina cualquier confusión y no hace que el cliente sienta que está tratando de hacer que saque el diccionario en línea ni se ponga la lana en los ojos.
Bonificación TIP: Puede mantener los términos de pago simples preguntándole a su nuevo cliente cuál es su ciclo de facturación para que ambos estén en la misma página. Por ejemplo, si es el primer día del mes, entonces es cuando debe enviarles su factura.
2. Incluir toda la información relevante
Su factura siempre debe contener la siguiente información:
- Tu nombre
- Su identificación fiscal
- Su dirección (tanto su dirección física como su dirección de correo electrónico)
- Su número de teléfono
- Numero de factura
- Desglose desglosado de servicios o productos prestados.
- Cantidad total
- Fecha de vencimiento
Incluir esta información eliminará cualquier pregunta o inquietud que el cliente pueda tener con respecto a la factura. Y, si tienen una consulta, pueden contactarlo fácilmente ya que ha proporcionado toda su información de contacto.
3. Ofrecer opciones de pago flexibles
Mantenga a sus clientes felices y aumente la velocidad de los pagos, proporcionándoles la posibilidad de pagar su factura con su método de pago preferido.
La mayoría de las plataformas de facturación ofrecen una amplia gama de opciones de pago al pagar una factura, como tarjetas de crédito, transferencia electrónica de fondos (EFT), Automated Clearing House (ACH) o cryptocurrencies como bitcoin.
4. Enviar recordatorios automatizados y actualizaciones
No espere hasta que haya vencido un pago para ponerse en contacto con sus clientes. El uso del software de facturación basado en la nube le permite enviar recordatorios y actualizaciones de pagos amigables y automatizados cada vez que una factura se acerca a su fecha de vencimiento.
De esta manera, el cliente puede mantenerse al tanto del estado de su cuenta sin ser penalizado con un recargo por retraso. Esto alienta a los pagos a tiempo, también reduce la incomodidad de los seguimientos.
Aún mejor, si este va a ser un proyecto en curso, puede configurar pagos recurrentes con el cliente para que ninguno de ustedes se olvide de la factura.
5. Personaliza cada una de las facturas de tu cliente
Personalmente, no puedo soportar mensajes genéricos. No solo son impersonales, son increíblemente fáciles de pasar por alto. Si me siento así, entonces imagínese cómo se siente su cliente cuando abre esa factura insulsa y fría que tiene pocos detalles.
El envío de facturas personalizadas que incluyen el nombre del cliente, la información de contacto, la información de pago solicitada, como el número de orden de compra (PO), el Número de identificación del empleador (EIN) y un desglose de servicios los hace sentir como un VIP, ya que se tomó el tiempo de personalizar la factura..
Sin embargo, siempre puede ir un paso más allá y agregar un poco más de personalización al incluir una nota de agradecimiento escrita a mano, o incluir un enlace a un fragmento de contenido que el cliente pueda encontrar valioso para su propio tipo de negocio. Por ejemplo, si mencionaron que están interesados en Bitcoin, envíeles un artículo introductorio que explique esta criptomoneda.
6. Ofrecer incentivos
Esta es una manera simple y efectiva de motivar a su cliente a pagar la factura a tiempo. Además, los hace especiales. Incluso si se trata de un descuento de solo el 2% sobre el monto total de la factura, es suficiente para motivar al cliente a realizar un pago.
Además de ofrecer un descuento, puede incentivar a sus clientes a través de:
- Descuento del trabajo futuro.
- Crédito de la tienda
- Ofrecer un certificado de regalo a los productos o servicios de un socio.
- Swag promocional.
7. Haz que se sientan valorados
Hemos aludido a esta estrategia varias veces, pero si desea mantener contentos a sus clientes, hágalos sentir valiosos.
Esto incluye todo, desde
- Si recientemente tuvieron una promoción o un cumpleaños, reconozca que en la sección de mensajes de la factura.
- Dales atención personalizada.
- Siempre diciendo "por favor" y "gracias" en sus facturas.
- Escuchando sus comentarios o sugerencias.
- Mencionando tus ofertas actuales.
8. No sorprendas a tus clientes
Si se da cuenta de que un trabajo va a requerir más tiempo, esfuerzo o materiales, infórmeles lo antes posible. Cualquier cambio en el estado del trabajo generalmente significa que va a aumentar el costo del proyecto. Querrá estar disponible para discutir este cambio de inmediato con su cliente para que no se queden en blanco cuando abran la factura.
Sea lo más detallado y transparente posible durante esta discusión para evitar sorpresas. Si el cliente está bien con estos cambios, asegúrese de obtenerlo por escrito. Algunos clientes pueden sentirse un poco ofendidos por tener que escribir algo.
A veces, si escribes la información y solo tienen que firmar el nuevo presupuesto, es más fácil para ambos. Tanto si escribe la factura como si lo hace, incluya los costos originales y luego los costos fuera de alcance ”.
9. Sé cristalino
Explique todo con anticipación al cliente y sea lo más detallado posible en sus facturas. Por ejemplo, si no incluye una fecha de vencimiento prominente o un método de pago preferido, no puede esperar que el cliente pague la factura tan pronto como la reciba. Después de todo, no saben cuándo se espera el pago o cómo hacerlo.
Ser cristalino evita malentendidos y mantiene el proceso de pago fluyendo rápidamente.
10. Nunca pierdas tu equilibrio
¿Qué sucede si ha seguido los consejos mencionados anteriormente, pero el cliente no cumplió con la fecha de vencimiento? Vas a tener que perseguir ese pago. Sin embargo, hazlo sin enojarte, o "enojado".
Hasta que sepa las circunstancias, puede haber una explicación simple de por qué el pago está vencido. ¿Se extravió accidentalmente la factura o el cliente tuvo una emergencia familiar? No queme ese puente con el cliente porque asume automáticamente que son un punto muerto.
Nuevamente, el uso de la automatización recordará a los clientes cuando se aproxima un pago y luego hará "ping" al cliente hasta que se pague la factura.
Si eso no funciona, póngase en contacto con el cliente llamándolos o enviándoles un correo electrónico y preguntándoles si algo está mal. Si son un cliente nuevo y no responden, es posible que no entiendan sus formas de hacer negocios. Todavía no saltes a conclusiones.
Si son clientes con los que siempre ha tenido este tipo de problemas, es posible que las tácticas deban cambiar. Si le adeudan una gran cantidad o están atrasados varios meses, es posible que necesite obtener asesoramiento legal. A veces hay que enviar la factura a las colecciones. Pero, eso es un último esfuerzo.
Si bien perseguir los pagos atrasados es frustrante, nunca pierdas el equilibrio. Nunca uses lenguaje amenazador o agresivo.
Dale a tu cliente la oportunidad de explicarse, ser firme, directo y directo acerca de cualquier cargo atrasado o las implicaciones de perder la fecha de vencimiento desde el primer momento.
Publicado nuevamente con permiso. Original aquí.
Imagen: Due.com
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