Así que ha expandido su pequeña empresa, ha contratado a algunas personas y está generando un indicio de ingresos.
Debe implementar un sistema de nómina, ya sea que tenga un empleado o 50. Sorprendentemente, la Oficina del Censo de los EE. UU. Informa que aproximadamente tres cuartos de todas las empresas comerciales de los EE. UU. No tienen nómina. Y la mayoría de estos son dueños de pequeños negocios como usted.
La forma en que reúne su sistema de nómina abarca más que los salarios que paga por sus primeras contrataciones. Un buen sistema de nómina lo protegerá de la ira del IRS y también puede ahorrarle tiempo y dinero. Sin embargo, puede ser un desafío.
$config[code] not foundComo Kevin Busch de CFOToday le dice a Small Business Trends: “Las nuevas regulaciones hacen que cada año sea más confuso para los propietarios de pequeñas empresas presentar los informes correctos de manera oportuna. Es una buena idea contar con la ayuda de un profesional de impuestos en estos archivos importantes ".
Asegúrese de considerar las recomendaciones de la Oficina del Censo de los Estados Unidos como una regla general y no como una verdad del Evangelio. Por ejemplo, la Oficina aconseja a las pequeñas empresas que limiten los gastos de nómina entre el 15 por ciento y el 30 por ciento del ingreso bruto (ingresos obtenidos menos el costo de los bienes).
La verdad es que la nómina varía significativamente dependiendo de su tipo de negocio.
"Las nóminas de venta al por menor y de fabricación pueden llegar a alrededor del 30 por ciento, pero la nómina para muchas industrias de servicios puede llegar al 50 por ciento o más", dice Busch. "La clave es la necesidad de entender cómo administrar la nómina para mejorar la rentabilidad".
Aquí están los archivos de nómina para tener en cuenta al realizar la nómina de su primer año.
1. Archivo de informes de nuevas contrataciones a tiempo
Todas las pequeñas empresas que retienen el impuesto sobre la renta, el impuesto del Seguro Social o el impuesto de Medicare de los cheques de pago de sus empleados o pagan su parte de los impuestos del Seguro Social o del Medicare deben presentar un Formulario 941, la Declaración de impuestos federal trimestral del empleador.
"Asegúrese de hacer los depósitos requeridos para el año", dice Busch. "Debe tener todos los informes de nuevas contrataciones archivados de manera oportuna con todas las agencias gubernamentales apropiadas".
Si no.
2. Asegúrese de que sus W-2 estén correctamente archivados
Presente un Formulario W-2 para cada empleado o contratista independiente (incluido el sobrino u otro pariente que contrató) si su pequeña empresa les paga un total anual de $ 600 o más (menos una retención de ingresos, seguro social o impuestos de Medicare).
3. No subestime nada, especialmente la forma W-3
El formulario de impuestos W-3 se envía a la Administración del Seguro Social. Muestra los ingresos totales, los salarios de Medicare y el Seguro Social, y las retenciones para todos los empleados en su nómina para un año determinado.
La Administración de la Seguridad Social requiere que se las envíes antes de fines de febrero.
"El W-3 es a menudo confuso para los propietarios de pequeñas empresas", señala Busch. "Esto puede requerir que contrates a un contador para que se encargue de esto".
4. Indique a su personal que actualice sus W-4
Los empleados completan un formulario W-4 para que sepa cuánto impuesto federal debe retener de su cheque de pago.
"El cumplimiento de la nómina puede ser como tratar con una Hidra, el monstruo de nueve cabezas del mito griego", comenta Busch. "Asegúrese de tener W-4 actualizados de todos sus empleados, incluidos los que se fueron durante el año en curso".
5. Cada empleado debe tener autorización para trabajar en los EE. UU.
La ley federal requiere que cada persona que contrate en los Estados Unidos complete un Formulario I-9, la Verificación de Elegibilidad de Empleo. Esto es para que pueda confirmar la identidad de cada empleado, así como para verificar que están autorizados para trabajar en este país.
"Lo último que desea es que una agencia federal identifique a un trabajador que está en el país ilegalmente", dice Busch.
Foto de talón de nómina a través de Shutterstock
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