Recepcionista virtual. Es posible que hayas escuchado el término antes, y no está claro de inmediato qué son exactamente ni a qué propósito sirven. ¿Son robots? ¿Se sientan en la esquina de tu oficina, sonando como la doncella robot de los Jetsons? (No.) Si no sabe qué es una recepcionista virtual, ¿por qué contrataría sus servicios para su negocio? En los términos más simples, los recepcionistas virtuales responden a sus teléfonos de forma remota. Pero hay mucho, mucho más. Estamos aquí para aclararlo todo: explicaremos qué es una recepcionista virtual, qué pueden hacer por su negocio (¡mucho!) Y por qué es importante que cada llamada telefónica que reciba su empresa obtiene respuesta
$config[code] not found¿Qué son?
¡Los recepcionistas virtuales están entrenados meticulosamente y siempre están disponibles expertos en servicio al cliente! Hacen todo lo que hace una recepcionista tradicional, pero hay docenas de ellas, a menudo disponibles las 24 horas del día. Básicamente, tienes las capacidades de una recepcionista normal que se ha multiplicado unas docenas de veces sin que ninguno de los dolores de cabeza de reclutamiento o contratación.
Si no puede permitirse contratar a una recepcionista y se encuentra usando un valioso tiempo para atender llamadas telefónicas, las recepcionistas virtuales son la solución perfecta. Una recepcionista virtual es lo que quieras que sea.
¿Qué hacen?
Estas son solo algunas de las tareas que los recepcionistas virtuales manejan para los clientes, todo mientras suenan como parte de su negocio:
Preguntas frecuentes de respuesta: Las empresas que van desde consultorios médicos, instructores de artes marciales y paisajistas utilizan recepcionistas virtuales para responder llamadas solicitando horarios comerciales, direcciones y todo tipo de preguntas sencillas, lo que les ahorra tiempo para centrarse en su trabajo.
Tomando mensajes: Pan y mantequilla de una recepcionista virtual.Responderán a la llamada como desee, eliminarán la información y el mensaje de la persona que llama y luego le reenviarán la información para que no se pierda ningún detalle importante.
Recoger clientes potenciales: Cuando recibe una llamada de una parte interesada, su recepcionista virtual recopilará toda la información del cliente potencial para que pueda hacer un seguimiento de las personas que llaman y hacer el seguimiento que considere oportuno. Si ya tiene un CRM u otra base de datos de clientes, su recepcionista virtual también puede actualizar fácilmente aquellos con información de clientes potenciales.
Programación de citas: Los recepcionistas virtuales generalmente pueden trabajar con cualquier software de programación que tenga instalado. Pueden recibir llamadas de los clientes y programar, reprogramar o cancelar citas según sea necesario para cualquier tipo de negocio.
Procesamiento de pedidos: Cualquier tipo de órdenes! Desde pedidos por teléfono de comercio electrónico hasta solicitudes de mantenimiento e informes de interrupciones durante un desastre natural, los recepcionistas virtuales están a la altura de la tarea.
Apoyo fuera de horario: El uso de recepcionistas virtuales le da la confianza de que quienquiera que lo llame llega a una persona real cada vez, nunca a un buzón de correo de voz. Deje que sus recepcionistas virtuales realicen tantas llamadas como desee: todo el día, solo fuera de horario, fines de semana y días festivos, o cualquier combinación de ellas.
Transferencias en vivo: Tal vez quiera tener la oportunidad de ver quién está llamando y luego decidir si desea responder personalmente o dejar que una recepcionista virtual se encargue de ello. La transferencia de llamadas en vivo lo hace posible. Las llamadas suenan primero a usted y luego a una recepcionista virtual después de unos pocos tonos si no responde. También es posible lo contrario: los recepcionistas virtuales pueden responder a todas las llamadas, luego retener brevemente a la persona que llama mientras se comunican con usted, preguntarle si desea recibir la llamada y luego reenviarla a la persona que llama. De cualquier manera, usted está en control.
¿Por qué eso importa?
Esto puede parecer un gran esfuerzo para garantizar que se responda a cada llamada telefónica. Con Internet en el bolsillo de todos, quien incluso llama a las empresas, ¿verdad? ¿Qué es una llamada perdida de vez en cuando, verdad? Incorrecto. ¡¡Incorrecto!! No lo olvides: nunca sabes quién está al final de esa llamada. Puede que solo sea su nuevo cliente más grande, y cada llamada perdida es una oportunidad perdida. Probablemente hayas escuchado eso antes, pero no lo repetiríamos si no fuera cierto.
El acceso cada vez mayor a Internet ha aumentado el tráfico telefónico a las empresas, ya que hoy en día es más fácil para un consumidor interesado realizar una búsqueda con unos pocos toques en un teclado y encontrarlos. Esto hace que tanto usted como sus competidores sean más fáciles de encontrar, por lo que si no responde la primera vez, probablemente llamarán a otra persona antes de darle otra oportunidad. No puede permitirse esto, ya que los clientes que llaman tienen una mayor intención de actuar, según un informe de 2017 realizado por Forrester. De hecho, los clientes que se comunican por teléfono son clientes más valiosos en general: "Las partes interesadas que inician llamadas entrantes tienden a convertirse un 30% más rápido, gastan un promedio de un 28% más y mantienen una tasa de retención un 28% más alta que aquellas que se comprometen estrictamente a través de otros canales".
El punto es que responder a cada llamada ahora es más importante que nunca, y a menudo no hay horas en el día para asegurarse de eso en medio de todo lo demás involucrado en el manejo de su negocio. Los recepcionistas son caros. Los recepcionistas virtuales son asequibles, están siempre disponibles y están capacitados para entregar constantemente el mensaje de su empresa exactamente como lo desea.
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