Una secretaria ejecutiva puede hacer o deshacer al ejecutivo de alto nivel que depende de ella. Su capacidad para gestionar la carga de trabajo y cumplir los objetivos es importante no solo para las funciones diarias de la oficina, sino también para el desempeño de la organización. Es un rol desafiante que requiere educación, experiencia y habilidad.
Una gran carga
Gestionar la carga de trabajo puede ser uno de los mayores desafíos que enfrenta como secretario ejecutivo, especialmente si apoya a más de un ejecutivo. Las prioridades conflictivas entre los ejecutivos pueden hacer que se sienta fragmentado, especialmente cuando ocurren cambios de última hora. La Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos informa que las habilidades de organización son una de las cuatro cualidades principales que necesitan los secretarios ejecutivos. Su capacidad para garantizar que los informes, archivos y otros datos se archiven de manera adecuada, estén disponibles y sean seguros facilita mucho el trabajo de sus superiores.
$config[code] not foundTemas de la gente
Ninguna secretaria ejecutiva trabaja en un vacío. Usted es la persona a la que es más probable que acudan otros gerentes, empleados, proveedores, clientes, miembros de la junta y visitantes cuando necesitan algo. En algunos casos, debe tratar con personas que son difíciles o con quienes lo ven como un subordinado a quien pueden acosar. Una secretaria ejecutiva debe ser capaz de evaluar situaciones difíciles y luego comunicarse de manera asertiva y clara, mientras mantiene la confidencialidad y las buenas relaciones de trabajo.
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La gestión del tiempo es otro gran desafío para el secretario ejecutivo. Por lo general, usted administra no solo su propio tiempo, sino también los horarios comerciales de aquellos a quienes apoya. Las interrupciones frecuentes a menudo ocurren por una variedad de razones. Usted podría ser responsable de coordinar reuniones, hacer citas, organizar viajes y programar otras actividades. Las secretarias ejecutivas a veces luchan con el equilibrio trabajo-vida. Muchos ejecutivos trabajan largas horas y pueden esperar que su secretaria ejecutiva haga lo mismo. Además, es posible que tenga dificultades para encontrar el tiempo para comunicarse con sus jefes durante sus ocupados horarios.
Supervisión y Gestión de Proyectos.
Las tareas adicionales pueden ser complejas y llevar mucho tiempo, pero la secretaria ejecutiva debe cumplirlas además de su otro trabajo. Un secretario ejecutivo también puede ser un supervisor y tener responsabilidades de administración. En una oficina grande, puede tener una o más secretarias junior que le informen. Debe asignar y monitorear su trabajo, proporcionar capacitación y completar evaluaciones de desempeño. Algunas secretarias ejecutivas también tienen grandes proyectos propios. Pueden ser asignados para realizar investigaciones en un proyecto grande, recopilar información estadística y administrar bases de datos, generar informes para reuniones o desarrollar presupuestos.
Preparación, Salario y Perspectiva
Para enfrentar estos desafíos, una secretaria ejecutiva generalmente necesita un título de asociado o alguna universidad, y varios años de experiencia laboral, según el BLS. En algunas organizaciones, podría requerirse una licenciatura. La mayoría de las secretarias ejecutivas necesitan un conocimiento considerable de la empresa o industria específica en la que trabajan. La certificación está disponible y puede ser una indicación de conocimiento y competencia. El salario medio para esta ocupación fue de $ 35,330 al año en 2012, y el BLS proyecta un crecimiento promedio de empleos del 12 por ciento desde 2012 hasta 2022.
