Rol de un administrador de documentos

Un administrador de documentos es un miembro del personal de TI cuyo objetivo es organizar, actualizar y mejorar el flujo de trabajo general de la documentación dentro de una empresa. Las corporaciones son los empleadores más grandes de administradores de documentos, aunque ciertas industrias, tales como firmas de bienes raíces más grandes, servicios legales, financiamiento, atención médica y seguros, es probable que tengan un administrador de documentos disponible sin importar el tamaño. La mayoría de las posiciones de administrador de documentos requieren un mínimo de uno a tres años de experiencia previa; Sin embargo, los recién graduados universitarios con capacitación especializada pueden ingresar directamente a la posición. El dominio de software específico, como los sistemas de gestión de documentos y / o los programas de gestión de la relación con el cliente, es esencial para la función de trabajo. Los administradores de documentos tienen cinco responsabilidades principales: aumentar la accesibilidad, archivar documentos, actualizar información, registrar la trazabilidad y recuperar documentos.

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Aumentar la accesibilidad

Los empleados necesitan acceso a documentos como cartas de presentación, materiales de marketing, tutoriales e información del cliente para completar su trabajo. Tradicionalmente, los empleados han guardado estos archivos directamente en sus discos duros para un acceso futuro, pero existe un riesgo inherente de que los archivos queden obsoletos. Además, los empleados pueden perder un tiempo precioso al combinar sus discos duros en busca de documentos que nunca descargaron. Un sistema de gestión de documentos resuelve todos estos problemas. Crea un punto focal donde se guardan todos los documentos. Además, esos mismos documentos se pueden compartir con el personal y los clientes a través de un sitio web. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos pueden enviarse fácilmente a un sitio web; el beneficio es que es accesible para cualquier persona con conexión a Internet y no requiere software o instalaciones adicionales para ver (puede requerir un nombre de usuario y contraseña, pero eso puede especificarse).

Archivando documentos

El IRS requiere que las instituciones financieras conserven toda la documentación relacionada con un cliente durante los cinco años posteriores al cierre de la cuenta. El Departamento de Justicia requiere un marco de tiempo aún mayor para los despachos de abogados, lo que significa que todos esos archivos deben ir a algún lugar. Los administradores de documentos suelen archivar los documentos cronológicamente, aunque algunos prefieren alfabéticamente según la cantidad de información que se almacena. Si se trata de una oficina sin papel, entonces los documentos deberían incluirse en una copia de seguridad (en dos ubicaciones separadas) y luego eliminarse del servidor.

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Actualizando Documentos

Dependiendo del tamaño de la organización, las habilidades de escritura pueden ser un elemento clave para el rol de un administrador de documentos. Las cartas de presentación, las plantillas y los tutoriales requieren actualizaciones constantes para seguir siendo relevantes. Además, las declaraciones de privacidad, los contratos en blanco y los documentos técnicos reciben pequeños ajustes aproximadamente una vez al año. Independientemente de si el administrador de documentos realiza estos cambios personalmente, será su responsabilidad asegurarse de que todos estén utilizando las versiones más actualizadas. La forma más sencilla de hacerlo es mediante un sistema de gestión de documentos.

Registro de trazabilidad

Los documentos cambian, y es responsabilidad del administrador de documentos saber quién hizo qué cambios. La trazabilidad es una característica estándar en la mayoría de los programas de administración de documentos. Sin embargo, un administrador de documentos puede hacer un seguimiento de la trazabilidad sin el software haciendo que cada documento sea de solo lectura y luego registre los cambios solicitados a medida que se reciben.

Recuperando documentos

Habrá ocasiones en que un administrador de documentos necesite encontrar elementos que ya están archivados. En la mayoría de los casos, esto se debe a auditorías, juicios y desastres naturales, todos los cuales requieren registros meticulosos de eventos pasados. Por esa razón, los administradores de documentos necesitan archivar los materiales de la manera más lógica y precisa posible. De esta manera, cualquier administrador de documentos puede acceder a esos registros necesarios, independientemente de quién los almacenó originalmente. Cuando se trata de prepararse para desastres naturales, almacene una copia de seguridad del servidor de la oficina en algún lugar fuera de la oficina. Si es posible, guárdelo en una región diferente, como una oficina satélite.