Los deberes de una secretaria típicamente incluyen hacer arreglos de viaje para su jefe y / u otros empleados. Como las secretarias suelen ser responsables de mantener el horario de los ejecutivos ocupados, también se ocupan de sus planes de viaje y se aseguran de que se hagan los arreglos, incluidas las reservas de hoteles y el alquiler de automóviles.
Planificación para hacer arreglos de viaje
Una vez que una secretaria descubre que su jefe tiene que viajar por negocios, debe conocer las fechas exactas del viaje previsto. Si usted es responsable de hacer arreglos de viaje para todas las personas en su departamento u oficina, debe determinar si otros miembros del personal también viajan al mismo tiempo. Dependiendo de la compañía para la que trabaje, es posible que deba determinar el presupuesto para los gastos de viaje o ponerse en contacto con el departamento de contabilidad para ver si el dinero está en el presupuesto para los viajes. Debe averiguar qué hoteles hay en la zona donde viajará su jefe, si tiene alguna preferencia, y obtener los costos y la disponibilidad de habitaciones.
$config[code] not foundHacer arreglos de viaje
Ahora que ha confirmado los días y el número de personas que viajan, debe hacer los arreglos de viaje reales. Los deberes de una secretaria pueden incluir ir en línea y hacer las reservaciones por su cuenta o ponerse en contacto con una agencia de viajes con todos los detalles. Las compañías más grandes pueden tener un departamento de viajes donde la secretaria solo tiene que proporcionar el itinerario propuesto y el personal de viajes tiene la responsabilidad de hacer todos los arreglos. Su responsabilidad también incluirá revisar la confirmación de los arreglos y asegurarse de que sean correctos. Debe saber si su jefe tiene alguna preferencia para sentarse en el avión, cuántas maletas se llevarán y si debe revisar alguna. La reunión o conferencia a la que asiste su jefe puede requerir reservar su asiento y usted probablemente será responsable de enviar el RSVP en su nombre.
Completando los Arreglos
Otra parte de hacer arreglos de viaje incluye atender las necesidades de viaje de su jefe mientras ella está ausente. Debe saber si su jefe necesita transporte al aeropuerto o si se le reembolsará el costo de estacionar su automóvil en el aeropuerto. Debe proporcionar una copia impresa del itinerario para que su jefe la use cuando llegue a su destino, de modo que ella sepa su horario diario e incluya las direcciones del hotel y la ubicación de la reunión o conferencia. Puede reservar un auto de alquiler con anticipación que estará disponible a su llegada o solicitar el traslado del hotel para llevarla al hotel. Los deberes de una secretaria al hacer arreglos de viaje incluyen garantizar que todos los aspectos del viaje estén cubiertos.
