En la actualidad hay más de 11,000 jurisdicciones de impuestos sobre las ventas en los EE. UU.
Cumplir con esta compleja matriz jurisdiccional, cada uno con su propio conjunto de tarifas, regulaciones y formas puede ser nada menos que una pesadilla para las pequeñas empresas de comercio electrónico.
Para que los minoristas en línea tomen conciencia de las consideraciones más importantes, Small Business Trends realizó una entrevista exclusiva, realizada por teléfono, con Chris Livingston, Director de Operaciones y Gestión de Productos de VertexSMB, una compañía que ofrece software de automatización de impuestos de ventas y uso para pequeñas y medianas empresas. Empresas de tamaño mediano.
$config[code] not foundLivingston describió las siguientes nueve consideraciones en esta lista de verificación de cumplimiento de ventas:
Lista de verificación de cumplimiento de impuestos de ventas
1. Conozca su Nexus
El factor de cumplimiento más importante viene con conocer su "nexo".
Nexus Definido
Nexus, también conocido como "presencia física suficiente", es el término usado para determinar si una empresa que vende productos en otro estado es responsable de recaudar impuestos sobre las ventas o el uso en ese estado.
Se requiere Nexus antes de que una jurisdicción pueda imponer impuestos a una entidad. Por lo tanto, es vital que las empresas de comercio electrónico conozcan los estados en los que tienen suficiente presencia física.
Determinar dónde existe un nexo puede ser complicado, pero el incumplimiento puede ser costoso, en forma de auditorías, multas e intereses.
Lo que constituye la "Presencia Física"
La presencia física que nexus requiere puede incluir cosas como tener espacio de oficina, empleados, un almacén, afiliados, inventario o envío de un proveedor externo en otro estado. En algunas jurisdicciones, incluso tener una cartelera a lo largo de la carretera podría constituir un nexo, dijo Livingston.
"En los días previos al comercio electrónico, saber que su nexo era simple y directo", dijo. “Usted era dueño de una tienda local donde los clientes compraban productos y pagaban el impuesto a las ventas. Ahora, debe considerar dónde están sus carteles, los estados donde viven sus vendedores y dónde tiene un inventario ".
Click-through y afiliados Nexus
Con el inicio del comercio electrónico, muchos estados han aprobado leyes de "nexos de clics" y "nexos de afiliados" para imponer impuestos a las ventas realizadas por minoristas en línea.
De acuerdo con un artículo en el sitio web del Instituto de Impuestos sobre las Ventas, la legislación de nexos de clics requiere que un vendedor remoto "cumpla con un umbral de ventas mínimo en el estado en cuestión como resultado de las actividades de un agente de referencia en el estado". El vendedor debe ser " realizar pagos de comisiones al residente del estado por cualquier pedido que se produzca como resultado de la derivación de clics del sitio web del residente ".
La legislación de nexos de afiliados generalmente requiere que un minorista remoto tenga un "interés sustancial en, o sea de su propiedad, un minorista estatal y el minorista venda la misma o una línea de productos sustancialmente similar bajo el mismo nombre comercial o similar", Artículo dicho.
2. Obtener el impuesto sobre las ventas y licencias comerciales
Una vez que los vendedores establecen un nexo, necesitan obtener un impuesto a las ventas y licencias comerciales.
"Casi todos los estados requieren que los minoristas se registren o obtengan una licencia para cobrar el impuesto sobre las ventas", dijo Livingston. "Una vez que los vendedores decidan que su tienda tiene un nexo en un estado determinado, deberán registrarse para cobrar el impuesto a las ventas de ese estado".
Según Livingston, cada jurisdicción tiene su propio método para obtener licencias.
"Los comerciantes deberán presentar diferentes formularios en las distintas jurisdicciones", dijo. "Algunos requieren huellas digitales, mientras que otros usarán el número de seguridad social del vendedor, por ejemplo. Además, debido a que algunas licencias son renovables, los comerciantes deberán mantenerse al tanto de cuándo se producen los períodos de renovación ".
3. Conozca las tasas de impuestos
Para evitar el cobro por exceso o por debajo del impuesto a las ventas, las empresas de comercio electrónico deben conocer las tasas impositivas correctas en los estados y jurisdicciones donde tienen nexos.
Algunos estados se vuelven tan granulares que la tasa cambia casi al nivel de la calle, dijo Livingston.
Citó un ejemplo de un negocio que tenía muelles de carga en dos calles separadas en diferentes lados del edificio, cada uno con una tasa impositiva diferente.
"El negocio tenía que estar constantemente atento a qué mercancía del muelle se descargaba", dijo.
4. Entender las reglas de tributación del producto
La mayoría de los artículos vendidos se consideran propiedad personal tangible (TPP, por sus siglas en inglés) y están gravados con el impuesto a las ventas estándar. Ese no es siempre el caso, sin embargo, dijo Livingston.
"Las cosas pueden cambiar cuando te metes en la tributación del producto", dijo. "Puede haber reglas especiales en torno a la maquinaria pesada, por ejemplo. Se considera TPP en algunas jurisdicciones pero, dependiendo de su uso, podría estar exento en otras o gravado a una tasa diferente ".
Livingston también señaló que el "Software como servicio" (SaaS) se considera en realidad un servicio para fines fiscales y, dependiendo de la ubicación del lugar donde se llevan a cabo los servicios, podría tener diferentes consecuencias fiscales.
5. Reconocer la diferencia entre el origen vs. Destino
Cuando se trata de transacciones dentro del estado (aquellas que ocurren dentro del mismo estado), existen dos tipos de jurisdicciones: origen y destino.
De acuerdo con Livingston, algunos estados pagan impuestos según el origen del producto, mientras que otros pagan impuestos según su destino.
"Estados como Pennsylvania, Arizona y Nuevo México cobran impuestos según el origen", dijo. “Por ejemplo, una venta que se origina en Tempe (AZ) para un producto enviado a Scottsdale, se gravará con la tasa impositiva de Tempe. Otros estados, como New Jersey y Louisiana, determinan la tasa de impuestos según la ubicación de la factura. No es en todos los ámbitos. ”
6. Mantener Certificados de Exención
Los vendedores pueden emitir certificados de exención a un comprador por varios motivos, incluida la reventa, el estado 501c3, los productos utilizados en el proceso de fabricación o utilizados en la agricultura.
"El vendedor debe solicitar y mantener ese certificado en el archivo para probar el motivo por el que no se gravan las transacciones", dijo. “Existen diferentes reglas jurisdiccionales alrededor de eso. Los compradores necesitan almacenar y mantener el certificado en caso de que alguna vez sean auditados ".
Livingston también mencionó otra área donde existen exenciones de impuestos: zonas empresariales.
"Una zona empresarial es un área geográfica designada como una exención especial para el avance económico, como la construcción de un nuevo centro comercial", dijo Livingston. "En ese caso, las exenciones sirven como incentivos para que las empresas ingresen".
7. Cargue el tipo de impuesto apropiado
El impuesto sobre las ventas (transacciones dentro del estado) y el impuesto sobre el uso del vendedor (transacciones interestatales) pueden diferir, por lo que es importante saber el tipo de impuesto que se cobra.
"Las diferentes transacciones requieren diferentes tipos de impuestos, ya sea el impuesto a las ventas o el impuesto al uso del vendedor", dijo Livingston. "El impuesto a las ventas se relaciona con las transacciones dentro del estado y puede tener una tasa, mientras que el impuesto al uso del vendedor, que se relaciona con las transacciones interestatales, puede tener otra".
Según el tipo de impuesto, los comerciantes deben cobrar la tasa correcta y completar el formulario adecuado cuando sea el momento de remitir el impuesto.
"Los comerciantes a veces pueden usar la misma forma para ambos tipos de impuestos, pero pueden tener que usar diferentes formas, dependiendo de la jurisdicción", dijo Livingston. "Es importante que se presenten correctamente, para evitar multas e intereses".
8. Conozca el riesgo en las devoluciones
"Hay declaraciones específicas del impuesto sobre las ventas, declaraciones específicas del impuesto sobre el uso del vendedor y declaraciones específicas del impuesto sobre el uso del consumidor", dijo Livingston. “Encontrar, usar y enviar correctamente estos formularios es una tarea ardua y ardua llena de posibles errores y riesgos. La presentación electrónica y los pagos electrónicos solo agregan más riesgo y trabajo al proceso ".
Livingston también señaló que un cliente que compró algo de un minorista en línea que no tenía un nexo y que no cobraba impuestos podría estar obligado a pagar el impuesto sobre el uso del consumidor en la compra.
9. Comprender los activadores de auditoría
El último elemento de la lista tiene que ver con auditorías, algo que ningún comerciante de comercio electrónico quiere, pero, según Livingston, tendrá que someterse en algún momento. Como tales, los minoristas deben comprender qué tipo de acciones activan una auditoría.
"Un porcentaje significativo de ventas exentas, grandes cambios (aumento o disminución) en el impuesto a las ventas y presentaciones tardías pueden desencadenar una auditoría", dijo Livingston."No se trata de si te auditan sino cuándo. Viene el hombre de los impuestos.
Livingston aconsejó a las pequeñas empresas de comercio electrónico que trabajen con un asesor fiscal de confianza, ya sea un CPA o un experto en impuestos sobre las ventas, para obtener una mejor comprensión del proceso de cumplimiento.
"El cumplimiento del impuesto sobre las ventas es un tema muy complejo que requiere la ayuda de alguien con conocimientos técnicos", dijo. "Los comerciantes deberían ser sabios si reciben consejos de un asesor de confianza".
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