Trabajando bajo gerentes de compras, los asistentes de compras coordinan las actividades de adquisición, asegurando la adquisición eficiente de bienes a precios justos.Aconsejan a los gerentes sobre los productos para comprar, mantener la comunicación con los proveedores, rastrear pedidos y mantener registros de compra precisos. Los asistentes de compras, que generalmente necesitan un diploma de escuela secundaria y algo de experiencia administrativa o de apoyo administrativo para ser contratados, pueden trabajar para empresas, autoridades locales, agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro. Según Simply Hired, un sitio web de recursos ocupacionales, los asistentes de compras ganaron un salario promedio anual de $ 42,000 a partir de febrero de 2014.
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Para garantizar que una organización compre productos de calidad, los asistentes de compras proporcionan información sobre las distintas marcas de productos que están disponibles en el mercado. En una universidad, por ejemplo, el asistente puede usar su conocimiento de productos de papelería para aconsejar a los profesores sobre los mejores productos para usar. Cuando los departamentos de la institución hacen pedidos de compra, los revisa para verificar que estén completos y sean precisos. Si una solicitud es incorrecta, tal vez un departamento solicite una cantidad inusualmente alta de papel de copiadora, es tarea del asistente investigar el problema antes de comunicarse con los proveedores.
Arreglando Contratos
Después de recibir las órdenes de compra, el asistente de compras coordina la compra y la entrega posterior de las mercancías. Si la organización desea celebrar un contrato con un proveedor, el asistente solicita a los proveedores que realicen las ofertas, con listas de precios de los productos solicitados. Luego puede colaborar con el gerente de adquisiciones para revisar las ofertas y elegir un proveedor confiable con los mejores precios. El asistente se pone en contacto con el proveedor seleccionado y programa una reunión en la que puede negociar los términos de suministro y firmar el contrato de adquisición.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingMonitoreando el desempeño del contratista
Los asistentes de compras monitorean el desempeño de los proveedores contratados. Por ejemplo, cuando un proveedor entrega papelería a la universidad, el asistente inspecciona la calidad del papel de la copiadora, los archivos de primavera, los instrumentos de escritura y otros artículos para asegurarse de que cumplen con las especificaciones de la institución. Si algunos productos no son de la calidad requerida, el asistente le indica al proveedor que entregue los reemplazos. Los asistentes de compras mantienen a los gerentes actualizados sobre el desempeño de varios proveedores, a menudo recomendando acciones apropiadas, como la rescisión de contratos, en contra de los proveedores con bajo rendimiento.
Mantener registros de compra
El trabajo de los asistentes de compras es mantener registros actualizados de los documentos de adquisición, tales como órdenes de compra, propuestas de ofertas y revisiones de proveedores. Para hacer esto, deben desarrollar e implementar un sistema de archivo adecuado. Si estos asistentes eligen un archivador de acero en lugar de un sistema de archivo electrónico, por ejemplo, pueden colocar documentos similares o usados regularmente en el mismo cajón, de modo que si los gerentes de compras requieren propuestas de ofertas presentadas por ciertos proveedores, los asistentes pueden Fácilmente recuperarlos.
Usando las habilidades relevantes
Para ser efectivos, los asistentes de compras deben ser individuos organizados con un buen ojo para los pequeños detalles y fuertes habilidades matemáticas. Por ejemplo, utilizan las habilidades organizativas para trabajar de manera eficiente con varios documentos de compra y las habilidades matemáticas para realizar cálculos precisos de los costos totales de los artículos de los pedidos. Las habilidades de comunicación verbal también son importantes, ya que los asistentes suelen estar en comunicación frecuente con los proveedores y proveedores.
