Un coordinador de la oficina tendrá una variedad de tareas, respuesta a ejecutivos y / o gerentes de segundo nivel. El coordinador de la oficina también es conocido por otros títulos, por ejemplo, secretario, asistente de oficina o asistente administrativo, según se indica en el Manual de Perspectivas Ocupacionales, Edición 2010-11. El título del trabajo variará según la industria, pero la descripción básica del trabajo seguirá siendo la misma.
Administrativo
Para la mayoría de las organizaciones, el coordinador de la oficina es la primera línea que presenta una imagen profesional al público. Los deberes de la posición incluyen programar citas, responder consultas, escribir memos y otra correspondencia, crear y mantener bases de datos y compilar varios informes.
Tecnología
Las habilidades informáticas que necesita un coordinador de oficina incluyen procesamiento de textos, creación / mantenimiento de bases de datos y publicación de escritorio. El conocimiento de las herramientas del sistema operativo de la computadora es importante. La experiencia con varios sistemas telefónicos es una ventaja.
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Los coordinadores de oficina a menudo son responsables del inventario, la compra y la repoblación de suministros de oficina.
Coordinando
El coordinador de la oficina responde a los supervisores, administradores, directores de operaciones o dueños de negocios. La jerarquía variará según la organización. Las comunicaciones generalmente incluyen informes sobre el funcionamiento diario de la oficina.
Otros deberes
La descripción del trabajo de un coordinador de oficina también puede incluir administrar los registros financieros, pagar facturas, desembolsar los gastos de caja chica y guardar recibos, reembolsar a los empleados, mantener actualizados los registros de nómina y administrar los paquetes de beneficios para empleados, incluidos los planes de seguro.
